Utilisez ce guide pour faire passer une expédition de café traçable du Dashboard à une DDS déposée et un dossier d’audit de cinq ans. Vous identifiez les exploitations, résolvez les risques et décidez si le risque est négligeable. Gardez à portée le guide de dépôt dans TRACES-NT et le guide des identifiants TRACES.

Étape 1 : définissez l’identité depuis le Dashboard

Le Dashboard montre la progression de l’organisation, pas un dossier par expédition. Attribuez une référence de lot stable aux fichiers et à la DDS. Ouvrez Settings. Sous Operator identity, saisissez Company name, Country (ISO2), EORI number et Actor route, puis sélectionnez Save identity. Le nom légal et l’EORI doivent correspondre à l’opérateur TRACES-NT. Ces champs sont dans Settings, pas à l’inscription.

Dashboard de l’organisation montrant la voie Trader et trois étapes de progression — Cette capture montre les obligations Trader. Un importateur doit enregistrer la bonne Actor route dans Settings avant d’utiliser les étapes.

Cette capture montre les obligations Trader. Un importateur doit enregistrer la bonne Actor route dans Settings avant d’utiliser les étapes.

Sous How you file, choisissez File it yourself et connectez vos identifiants de service web TRACES. Réunissez fournisseur, contrat, facture, référence de lot, pays et période de production, quantité nette et liste des exploitations contributrices pour une expédition.

Étape 2 : collectez les parcelles de production

L’article 9 exige la géolocalisation des terres où le café a poussé. Collectez chaque parcelle de l’expédition, pas le bureau, la station de lavage, l’usine, l’entrepôt, le village ou le port. Une liste de membres ne suffit que si l’allocation identifie les exploitations du lot.

Demandez un fichier GeoJSON, WKT ou KML, utilisez le portail fournisseur ou capturez la parcelle par GPS ou dessin. Partagez les exigences de géolocalisation, le guide des petits exploitants et le guide GeoJSON avec le fournisseur ou le technicien.

Registre de parcelles avec lignes enregistrées, Add plots, commandes de téléversement et lien Add a supplier — L’écran n’est pas vide. Utilisez Add plots pour votre fichier ou Add a supplier pour la collecte par portail.

L’écran n’est pas vide. Utilisez Add plots pour votre fichier ou Add a supplier pour la collecte par portail.

Donnez à chaque parcelle un identifiant stable et rapprochez la liste de l’allocation de la coopérative. Si le café mutualisé ne peut pas être relié aux exploitations, demandez au fournisseur de reconstituer l’allocation.

Étape 3 : téléversez et corrigez le fichier

Dans Plots, sélectionnez Add plots. Sous Upload plots, renseignez From supplier, Commodity et Production period, puis téléversez. Une parcelle de café de 4 hectares ou moins peut être un point, au-dessus de 4 hectares elle nécessite un polygone.

Aperçu Upload plots avec quatre parcelles de café, deux valides et deux problématiques, plus Save 4 plots — L’exemple propose Save 4 plots malgré deux problèmes. Les lignes non valides sont enregistrées et signalées.

L’exemple propose Save 4 plots malgré deux problèmes. Les lignes non valides sont enregistrées et signalées.

Comparez le nombre à la liste des exploitations et lisez chaque problème. Sélectionnez Save 4 plots dans cet exemple, puis corrigez les lignes avec Edit avant l’analyse. N’inventez pas de coordonnées, ne réduisez pas une limite et ne supprimez pas une exploitation uniquement pour obtenir un statut valide.

Étape 4 : rapprochez le registre enregistré

Le badge VALID signifie que la géométrie peut être traitée. Il ne prouve ni absence de déforestation, ni légalité, ni propriété, ni lien avec l’expédition. Rapprochez pays, région, superficie et nombre des dossiers du fournisseur.

Registre de parcelles avec lignes de café valides et non valides, Edit et Screen 2 plots — Les lignes non valides restent visibles. Modifiez-les, puis utilisez Screen 2 plots pour les données validées.

Les lignes non valides restent visibles. Modifiez-les, puis utilisez Screen 2 plots pour les données validées.

Examinez les valeurs aberrantes et conservez les preuves de correction. Sélectionnez seulement les parcelles de l’expédition, puis comparez le nombre de Screen 2 plots à votre liste.

Étape 5 : lancez l’analyse de déforestation

Ouvrez Checks, sélectionnez les parcelles validées de l’expédition et choisissez Run screening. Le contrôle apporte des preuves forestières et d’occupation des sols liées à la date butoir du 31 décembre 2020.

Les résultats sont Low risk, Needs review ou High risk. Aucun n’est une approbation de l’UE ou un dédouanement. Les satellites ne prouvent ni légalité, ni droits fonciers, ni droit du travail, ni traçabilité au lot.

Tableau Checks avec parcelles de café sélectionnées et bouton Run screening — Lancez Run screening sur les parcelles de production exactes de cette expédition.

Lancez Run screening sur les parcelles de production exactes de cette expédition.

N’incluez pas le lot dans la DDS tant que chaque Needs review ou High risk n’est pas compris et toute atténuation terminée. Low risk exige encore le reste de l’évaluation.

Étape 6 : évaluez et atténuez le risque

Sélectionnez Explain près d’une parcelle analysée. Confirmez la géométrie et obtenez des preuves propres à la parcelle, comme des images datées, registres historiques, documents fonciers, notes de terrain ou une limite corrigée.

Tableau Checks montrant un résultat Needs review et l’action Explain — Sélectionnez Explain pour les indicateurs. La capture ne montre pas de panneau explicatif déplié.

Sélectionnez Explain pour les indicateurs. La capture ne montre pas de panneau explicatif déplié.

Votre évaluation du risque selon l’article 10 doit combiner analyse, fiabilité, traçabilité, légalité et contradictions. Dans Assess, complétez Legality evidence by country. Si le risque n’est pas négligeable, utilisez Flagged plots et Add measure pour documenter l’atténuation de l’article 11, puis réévaluez ou excluez le café.

Étape 7 : construisez la DDS

Ouvrez Statements et choisissez Select screened plots. Sous Statement details, définissez Activity type sur IMPORT, saisissez Internal reference (optional, ≤35 chars), confirmez HS 0901 et ajoutez Net weight (kg).

Éditeur Statements avec parcelles de café analysées, IMPORT, référence interne, HS 0901 et poids net — L’éditeur demande activité, référence interne, description des marchandises, HS heading et poids net.

L’éditeur demande activité, référence interne, description des marchandises, HS heading et poids net.

Pays producteurs, géolocalisations et périodes de production proviennent des parcelles sélectionnées. Aucun champ distinct ne recueille la période de récolte. Utilisez la masse nette du produit, pas le poids des sacs, palettes ou conteneurs, et retirez toute parcelle d’une ancienne expédition.

Étape 8 : prévisualisez et déposez dans TRACES-NT

Sous Preview & submit, vérifiez rôle, activité, référence, produit, HS heading, poids et producteurs. L’aperçu peut montrer le XML SubmitDdsRequest, mais pas le nom ni l’EORI de votre société, car cette identité vient du profil d’opérateur TRACES lié à vos identifiants.

Si la page indique Mock TRACES is on, le dépôt est simulé. En production, sélectionnez Submit DDS to TRACES. Vous déposez la DDS dans TRACES-NT. Utilisez ensuite Filed statements et Check status pour récupérer les numéros de référence et de vérification.

Aperçu DDS TRACES-ready avec XML SubmitDdsRequest et bouton Submit DDS mock — Submit DDS (mock) répète seulement le parcours. En production, utilisez Submit DDS to TRACES.

Submit DDS (mock) répète seulement le parcours. En production, utilisez Submit DDS to TRACES.

Une réponse de test, un aperçu ou un brouillon n’est pas une DDS officielle. Associez les vrais identifiants à l’expédition avant d’annoncer le dépôt.

Étape 9 : créez le dossier de cinq ans

Ouvrez Records pour accéder à Document pack. Sélectionnez Generate full pack pour Due Diligence Procedure (Art. 8 et 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), Supplier Declarations préremplie et vierge (Art. 2(40)) et Records Retention Register (Art. 12(5)). Chaque génération crée des versions datées.

Document pack avant génération, Organisation context affiche Trader et EORI Not set — Vérifiez d’abord Organisation context. Cet exemple affiche encore Trader et EORI Not set, qu’un importateur doit corriger dans Settings.

Vérifiez d’abord Organisation context. Cet exemple affiche encore Trader et EORI Not set, qu’un importateur doit corriger dans Settings.

Conservez le pack avec allocation, contrats, factures, transport, fichier de parcelles, légalité, explications, atténuation, correspondance, DDS déposée et résultat TRACES pendant 5 ans. Le pack indexe les preuves sans les remplacer. Consultez le guide de conservation des dossiers.

Après la première DDS

Laissez Watch activé pour les parcelles déposées et examinez les alertes. Ne réutilisez les preuves qu’après confirmation des exploitations, de l’allocation, de la légalité et du risque. Attribuez les responsabilités, puis utilisez la checklist EUDR comme contrôle reproductible.

Déposez votre première DDS avec plotvera, étape par étape