Selon l’art. 5 modifié par le règlement 2025/2650, les opérateurs en aval et les commerçants ne déposent pas systématiquement une nouvelle DDS pour des marchandises déjà couvertes en amont. Ils collectent et conservent l’identité des fournisseurs et des destinataires ainsi que, lorsque le fournisseur direct est un opérateur, le numéro de référence de la DDS ou l’identifiant de déclaration associé. Conservez ces informations au moins 5 ans.
Le numéro de vérification TRACES ne figure pas dans la liste des informations de l’art. 5. plotvera peut le conserver avec la référence pour un contrôle en direct facultatif. Pour classer un flux, consultez le guide des opérateurs, commerçants et entreprises en aval. Selon l’art. 5(2), les opérateurs en aval et commerçants qui ne sont pas des PME doivent aussi s’enregistrer dans le système d’information de l’UE.
Étape 1 : définir le bon parcours d’acteur
Ouvrez Settings. Sous Actor route (Reg. 2025/2650), choisissez Downstream operator - Art. 5 duties, no routine DDS lorsque vous transformez un produit concerné déjà mis sur le marché de l’UE. Choisissez Trader - Art. 5 duties, no routine DDS lorsque vous le mettez à disposition sans le transformer, puis sélectionnez Save identity.
Classez chaque flux. Une même entreprise peut revendre certains produits, en transformer d’autres et importer directement un autre produit. Une importation directe relève du parcours opérateur et exige sa propre diligence raisonnée. Utilisez la liste de contrôle EUDR pour séparer ces flux.
Ce réglage simplifie le tableau Shipments et masque le contrôle, l’évaluation et le dépôt systématique de déclarations. Il ne change pas l’opération sous-jacente et n’envoie rien à TRACES-NT.
Étape 2 : choisir le bon dossier de transaction
Commencez dans Shipments. Pour une livraison unique, ouvrez sa ligne, développez Upstream DDS reference et enregistrez-y la référence en amont. Si une expédition comprend plusieurs livraisons physiques ou si vous tenez des dossiers douaniers séparés, ouvrez Consignment records depuis l’expédition et créez un dossier par livraison.
La page Consignments affiche Upstream DDS kept et Verified. Il s’agit de nombres de dossiers et de contrôles facultatifs, pas d’approbations de conformité.
L’art. 5 exige l’identité du fournisseur et celle des opérateurs en aval ou commerçants que vous approvisionnez. plotvera indique Counterparty (optional) comme facultatif, car le formulaire prend en charge d’autres flux. Votre dossier légal doit néanmoins contenir les noms, adresses postales et adresses électroniques requis, ainsi qu’une adresse web lorsqu’elle est disponible.
Étape 3 : enregistrer la livraison et la référence en amont
Sélectionnez New consignment. Saisissez une Reference correspondant à un bon de commande, une facture ou un lot, puis définissez Direction, Commodity et, si utile, HS / CN code, la quantité, l’unité, la contrepartie et la description.
- Utilisez un dossier entrant pour une livraison fournisseur et un dossier sortant pour des marchandises fournies à un client.
- Saisissez la référence DDS de l’opérateur ou l’identifiant de déclaration applicable dans Reference number.
- Saisissez Verification number uniquement si le fournisseur l’a transmis et si vous souhaitez que plotvera exécute le contrôle facultatif.
L’application accepte une référence correspondant à ^[A-Z0-9]{8,14}$, par exemple 26BE7XTVCZAQ2S. Un numéro de vérification accepte de 5 à 35 lettres ou chiffres, par exemple SFFCB4Y3. La validation du format ne prouve pas que l’identifiant couvre ces marchandises.
Sélectionnez Create consignment. Si une référence requise manque, ne libérez pas les marchandises en supposant qu’un dépôt en amont existe. Obtenez l’identifiant et la preuve qui le relie à la livraison.
Étape 4 : interpréter correctement le statut en amont
Une ligne enregistrée commence avec Reference kept. Lorsque le mode fictif ou les identifiants TRACES permettent un contrôle en direct, la ligne affiche aussi Verify. Le résultat devient Verified with TRACES ou Could not verify.
- Reference kept signifie que l’identifiant est conservé avec cette livraison.
- Verified with TRACES signifie que la référence et le numéro de vérification conservés correspondaient lors du contrôle. Ce statut n’approuve ni les marchandises ni le fournisseur.
- Could not verify doit être examiné, mais le contrôle facultatif ne remplace pas l’obligation de conservation de l’art. 5.
La couverture suit les marchandises, pas le compte fournisseur. Reliez chaque livraison à son propre identifiant en amont et conservez le message ou document du fournisseur qui l’a transmis. Modifier une livraison met la ligne à jour. Conservez l’historique des corrections dans vos dossiers sources pendant toute la période de 5 ans.
Étape 5 : conserver le dossier source et le pack documentaire
Ouvrez Records pour accéder à Document pack. La page affiche le parcours d’acteur sélectionné. Le texte généré de Due Diligence Procedure s’adapte à l’art. 5 et le Records Retention Register inclut les livraisons enregistrées. La page contient toujours le pack plus large de cinq documents, ce n’est donc pas une archive réservée aux livraisons.
Les documents générés ne remplacent pas les factures, messages des fournisseurs ou dossiers clients. Conservez les identités de l’art. 5(3) et la référence en amont applicable avec chaque transaction pendant au moins 5 ans à compter de la mise sur le marché, de la mise à disposition ou de l’exportation, comme l’exige l’art. 5(4). Utilisez le guide de conservation des dossiers pour organiser l’archive source.
Utilisez le guide de la première DDS uniquement pour les flux où vous êtes l’opérateur tenu de déposer. Revérifiez le guide des rôles chaque fois que le fournisseur, le parcours d’importation ou la transformation change.