L’EUDR a une longue mémoire. Les opérateurs doivent conserver les informations qui sous-tendent chaque déclaration de diligence raisonnée pendant cinq ans, consultables lorsqu’une autorité compétente le demande, et les entreprises en aval portent une obligation parallèle de cinq ans pour les déclarations sur lesquelles elles s’appuient. La déclaration relève de l’infrastructure publique ; le dossier de preuves, c’est à vous de le constituer. Ce guide précise ce qui y figure, comment l’organiser pour qu’un contrôle soit ennuyeux, et les obligations de réexamen qui l’accompagnent.
Le squelette juridique
- Opérateurs : l’article 9 vous oblige à recueillir les informations énumérées et à les conserver pendant cinq ans à compter de la mise sur le marché ou de l’exportation, à la disposition des autorités sur demande.
- Opérateurs et négociants en aval : conservez pendant cinq ans les numéros de référence et de vérification des déclarations qui couvrent vos achats, ainsi que l’identité de celui qui vous a approvisionné et de celui à qui vous avez vendu. Depuis la modification de 2025, les entreprises en aval ne déposent jamais leur propre DDS ; l’obligation de conservation des documents constitue la totalité de leur obligation, ce qui fait de la perte du numéro de référence d’un fournisseur l’unique mode de défaillance. Le guide des rôles explique qui est quoi.
- Utilisateurs de l’article 13 : la diligence raisonnée simplifiée a sa propre obligation documentaire : des pièces démontrant un risque négligeable de contournement et de mélange, conservées selon la même norme.
Le dossier par envoi, détaillé
Pour un opérateur, un dossier complet pour un envoi contient :
- Identité commerciale : description du produit, code HS, quantités rapprochées des documents d’expédition ; identités du fournisseur et de l’acheteur, avec justificatifs de contact.
- Données de parcelle, versionnées : le fichier de géolocalisation exactement tel que livré par le fournisseur, chaque version corrigée, et le GeoJSON déposé final, avec les plages de dates de production. N’écrasez jamais un fichier de parcelle ; remplacez-le par une nouvelle version.
- Preuves de screening : les sorties de chaque exécution de screening, avec les noms des jeux de données, les dates d’exécution et les verdicts par parcelle, y compris les exécutions portant sur une géométrie que vous avez ensuite remplacée.
- L’évaluation : la conclusion écrite de l’évaluation des risques, les signalements soulevés et leur résolution, les mesures d’atténuation prises.
- Preuves de légalité : autorisations d’exportation, documents de récolte ou de circulation, dossiers de certification utilisés comme preuve, vérifications du statut foncier.
- La déclaration elle-même : les numéros de référence et de vérification de la DDS renvoyés par TRACES, votre référence interne, et tout numéro en amont que vous avez référencé. Le guide de dépôt montre d’où ils proviennent.
- Contrats : les clauses obligeant les fournisseurs à livrer les données de parcelle et à signaler les changements.
La structure prime sur le volume
Les autorités ne notent pas les archives au poids ; elles posent des questions ciblées ("Montrez-nous la diligence raisonnée derrière la référence 26XX...") dans le cadre des contrôles prévus à l’article 16 ou à la suite d’une préoccupation étayée, et mesurent le temps que vous mettez à répondre. La règle de conception tient en une seule clé de jointure : un identifiant de parcelle qui relie les dossiers de fournisseurs, les versions de géométrie, les verdicts de screening et les déclarations déposées. Si vous conservez vos propres propriétés dans le GeoJSON (TRACES ignore les propriétés inconnues, de sorte que les identifiants de parcelle voyagent gratuitement), l’artefact déposé et votre dossier de preuves restent liés par construction. Cinq ans survivent en outre aux ordinateurs portables, au personnel et aux politiques de conservation des courriels : le dossier a sa place dans un système, non dans une boîte de réception.
Les obligations annuelles qui s’ajoutent
L’article 12 impose aux opérateurs de maintenir un système de diligence raisonnée, de le réviser au moins une fois par an, et de le mettre à jour lorsque les circonstances changent (un changement de fournisseur, une reclassification de niveau, un nouveau produit de base). Les opérateurs qui ne sont pas des PME doivent en outre rendre compte publiquement chaque année de leur système de diligence raisonnée et des mesures prises. Les deux artefacts, la note de réexamen et le rapport, rejoignent le dossier.
Pourquoi la discipline paie
Le cadre de sanctions est proportionné au degré de faute : un opérateur capable de produire un dossier cohérent démontrant une diligence raisonnée réelle mène avec une autorité une conversation d’une tout autre nature que celui qui a déposé des déclarations reposant sur des données que personne n’a conservées. Les paquets de documents de plotvera sont conçus précisément à cette fin : chaque verdict de screening, chaque version de géométrie et chaque déclaration déposée sont archivés ensemble par envoi, de sorte que la question des cinq ans trouve une réponse en un clic.