La EUDR tiene una memoria larga. Los operadores deben conservar la información que respalda cada declaración de diligencia debida durante cinco años, recuperable cuando una autoridad competente la solicite, y las empresas de fases posteriores soportan un deber paralelo de cinco años respecto de las declaraciones en las que se apoyan. La presentación es infraestructura pública; el expediente probatorio es cosa suya construirlo. Esta guía especifica qué contiene, cómo organizarlo para que una auditoría resulte aburrida y los deberes de revisión que lleva aparejados.
El esqueleto jurídico
- Operadores: el artículo 9 le obliga a recopilar la información enumerada y conservarla durante cinco años desde la introducción en el mercado o la exportación, a disposición de las autoridades cuando lo soliciten.
- Operadores de fases posteriores y comerciantes: conserve los números de referencia y de verificación de las declaraciones que cubren lo que compró, además de la identidad de quien le suministró y de quien le compró, durante cinco años. Desde la modificación de 2025, las empresas de fases posteriores nunca presentan su propia DDS; el deber de conservación de registros es toda su obligación, lo que convierte la pérdida del número de referencia de un proveedor en el único modo de fallo. La guía de funciones explica quién es cada cual.
- Usuarios del artículo 13: la diligencia debida simplificada tiene su propio deber documental: documentación que demuestre un riesgo insignificante de elusión y de mezcla, conservada con el mismo rigor.
El expediente por envío, desglosado
Para un operador, un expediente completo de un envío contiene:
- Identidad comercial: descripción del producto, código HS, cantidades conciliadas con los documentos de expedición; identidades del proveedor y del comprador con registros de contacto.
- Datos de parcela, versionados: el archivo de geolocalización exactamente tal como lo entregó el proveedor, cada versión corregida y el GeoJSON presentado final, con los intervalos de fechas de producción. Nunca sobrescriba un archivo de parcela; reemplácelo por una nueva versión.
- Pruebas del cribado: los resultados de cada ejecución del cribado con los nombres de los conjuntos de datos, las fechas de ejecución y los veredictos por parcela, incluidas las ejecuciones sobre geometrías que posteriormente reemplazó.
- La evaluación: la conclusión escrita de la evaluación del riesgo, las marcas activadas y su resolución, y las medidas de reducción del riesgo adoptadas.
- Pruebas de legalidad: permisos de exportación, documentos de cosecha o de movimiento, registros de certificación utilizados como prueba y comprobaciones del estatus del terreno.
- La propia declaración: los números de referencia y de verificación de la DDS que devuelve TRACES, su referencia interna y cualesquiera números de fases anteriores que haya referenciado. El recorrido de la presentación muestra de dónde proceden.
- Contratos: las cláusulas que obligan a los proveedores a entregar los datos de parcela y a notificar los cambios.
La estructura vence al volumen
Las autoridades no califican los archivos por su peso; formulan preguntas concretas ("muéstrenos la diligencia debida detrás de la referencia 26XX...") en el marco de los controles del artículo 16 o tras una preocupación fundamentada, y miden cuánto tarda en responder. La regla de diseño es una única clave de unión: un identificador de parcela que conecte los registros del proveedor, las versiones de la geometría, los veredictos del cribado y las declaraciones presentadas. Si conserva sus propias propiedades en el GeoJSON (TRACES ignora las propiedades desconocidas, de modo que los identificadores de parcela viajan gratis), el artefacto presentado y su expediente probatorio permanecen unidos por construcción. Cinco años también sobreviven a los ordenadores portátiles, al personal y a las políticas de conservación del correo electrónico: el expediente pertenece a un sistema, no a una bandeja de entrada.
Los deberes anuales que se añaden
El artículo 12 exige a los operadores mantener un sistema de diligencia debida, revisarlo al menos una vez al año y actualizarlo cuando cambien las circunstancias (un cambio de proveedor, una reclasificación de nivel, una nueva materia prima). Los operadores que no son pymes deben además informar públicamente cada año sobre su sistema de diligencia debida y las medidas adoptadas. Ambos artefactos, la nota de revisión y el informe, se incorporan al expediente.
Por qué compensa la disciplina
El marco sancionador se gradúa según la culpabilidad: un operador que puede presentar un expediente coherente que demuestre una diligencia debida real mantiene con una autoridad una conversación categóricamente distinta de la de quien presentó declaraciones sobre datos que nadie conservó. Los paquetes documentales de plotvera están concebidos precisamente para esto: cada veredicto del cribado, cada versión de la geometría y cada declaración presentada se archivan juntos por envío, de modo que la pregunta de los cinco años tiene una respuesta a un clic.