Cómo presentar una DDS en TRACES, paso a paso

Esta guía explica la presentación del EUDR en TRACES, incluido cómo completar una declaración de diligencia debida (DDS) y presentarla usted mismo en TRACES-NT, el sistema de información del EUDR de la UE, tras acceder mediante EU Login. Comienza con la decisión sobre quién presenta, convierte las pruebas del artículo 9 en datos listos para el formulario, evalúa el riesgo conforme al artículo 10 y termina con un número de referencia y un expediente de cinco años. Presupone que tiene un envío real que declarar. Para consultar los campos de forma reutilizable, mantenga abierta junto a este recorrido la plantilla de DDS y guía de campos.

Paso 1: confirme quién presenta y qué cubre la DDS

El operador ascendente que introduce por primera vez un producto pertinente en el mercado de la UE, o que lo exporta, completa la DDS antes de que se mueva el producto. Tras la simplificación de diciembre de 2025, los operadores descendentes y comerciantes no vuelven a presentar una DDS: el operador ascendente transmite su número de referencia al primer comprador descendente, que lo registra. Un operador primario micro o pequeño establecido en un país de bajo riesgo utiliza en su lugar una declaración simplificada única. Para las presentaciones ascendentes ordinarias, la base operativa más clara es una DDS por envío, con cada línea de producto, lote de proveedor y parcela de producción del envío vinculados a ella.

Paso 2: cree un EU Login para una persona real

TRACES-NT es el sistema de la UE donde usted presenta la DDS, y se accede mediante EU Login, el servicio de identidad de la Comisión. Cree el acceso para una persona física identificada de su empresa, no para un buzón compartido. Ese usuario necesita el rol o permiso adecuado para la organización del operador antes de trabajar en una declaración. Configure la autenticación de dos factores y añada un segundo usuario registrado para que las vacaciones o las salidas de personal no bloqueen un envío. El entorno ACCEPTANCE es una réplica de formación independiente: regístrese también allí si desea ensayar sin efectos jurídicos antes de utilizar PRODUCTION. Para la presentación entre máquinas, siga la guía de credenciales API de TRACES-NT para la vía separada de acceso al servicio web.

Paso 3: registre al operador y verifique el EORI

En el sistema de información del EUDR, cree la empresa como operador o solicite acceso si un compañero ya la registró. Utilice la razón social y la dirección legales, seleccione la actividad real y regístrese en el Estado miembro de establecimiento. Un perfil de importación o exportación necesita un número EORI válido. Verifique el EORI antes de iniciar una declaración, porque la identidad del operador pasa a la DDS y la referencia deberá conciliarse después con los datos aduaneros.

Paso 4: reúna el expediente de pruebas del artículo 9 por envío

• Producto y cantidad: código HS del anexo I, descripción de texto libre, nombre comercial, masa neta en kilogramos y cualquier unidad suplementaria arancelaria. Para la madera, añada el nombre común y el nombre científico completo de la especie.
• Origen y producción: país de producción, región pertinente y fecha o intervalo temporal de producción de cada lote de origen.
• Geolocalización: todas las parcelas de producción. Un punto de latitud y longitud basta para una parcela de 4 hectáreas o menos; por encima de 4 hectáreas se exige un polígono perimetral. Valide el GeoJSON listo para TRACES antes de cargarlo.
• Rastro de la cadena de suministro: nombres, direcciones postales y correos electrónicos de proveedores y clientes empresariales, además de referencias de lotes, facturas y transporte que conecten el envío con sus parcelas.
• Prueba de ausencia de deforestación: análisis concluyente y verificable de las parcelas frente a la fecha límite del 31 de diciembre de 2020, conservando el conjunto de datos, el resultado y la fecha de revisión.
• Prueba de legalidad: documentos que cubran la legislación aplicable del país de producción, incluidos, cuando proceda, derechos de uso de la tierra, normas ambientales y forestales, derechos de terceros, derechos laborales y humanos, y normas fiscales, comerciales, aduaneras y anticorrupción.

No todos los documentos justificativos se pegan en la DDS. El artículo 9 define las pruebas que se recopilan y conservan; el anexo II define el conjunto más reducido de datos y la declaración que se introducen en TRACES-NT. Su expediente debe permitir auditar el vínculo entre ambos.

Paso 5: documente la evaluación del riesgo del artículo 10 y cualquier mitigación

Verifique el expediente del artículo 9 y registre después cómo evaluó cada criterio aplicable del artículo 10. Una revisión práctica en nueve partes cubre:

1. la clasificación del país, la presencia de bosques y la prevalencia de deforestación o degradación forestal;
2. la presencia de pueblos indígenas, la consulta de buena fe y las reclamaciones motivadas sobre uso o propiedad de la tierra;
3. la fiabilidad y validez de las fuentes y la corroboración entre documentos;
4. la corrupción, falsificación de documentos, falta de aplicación de la ley, vulneraciones de derechos humanos, conflictos armados o sanciones;
5. la complejidad de la cadena de suministro, las fases de transformación y la capacidad de rastrear el producto hasta las parcelas;
6. el riesgo de elusión o mezcla con origen desconocido o no conforme;
7. las conclusiones pertinentes publicadas por los grupos de expertos de la Comisión;
8. las preocupaciones justificadas y el historial de cumplimiento de los actores de la cadena de suministro;
9. cualquier otra señal de riesgo, utilizando la certificación o pruebas de terceros como apoyo y no como sustituto de la diligencia debida.

Si el riesgo es superior a despreciable, deténgase y mitíguelo conforme al artículo 11, por ejemplo solicitando mejores documentos, encargando una inspección o auditoría independiente, corrigiendo la trazabilidad o excluyendo una parcela. Presente solo después de documentar que el riesgo residual es nulo o despreciable. El abastecimiento de bajo riesgo puede acogerse a la diligencia debida simplificada, pero la información nueva o una preocupación justificada reabre la evaluación.

Paso 6: cree y complete la DDS en TRACES-NT

En PRODUCTION, cree una nueva declaración de diligencia debida. Complete el operador y el contexto de actividad, añada su referencia interna de envío y cree después cada línea de producto con su código HS, descripción, nombre comercial y cantidad. Añada el país de producción y todas las parcelas al producto correspondiente, dibujando coordenadas o importando GeoJSON. Use un punto solo para 4 hectáreas o menos y un polígono por encima de 4 hectáreas. Revise la declaración jurídica y los datos de la persona responsable, y concilie después las líneas de producto, la cantidad total, la lista de parcelas y los documentos de envío antes de presentar. La confidencialidad de la geolocalización puede proteger el mapa de parcelas frente a usuarios descendentes, pero las autoridades competentes conservan el acceso.

Paso 7: presente, espere a AVAILABLE y capture los números

La presentación es un acto jurídico: confirma que se ejerció la diligencia debida y se constató un riesgo nulo o despreciable de incumplimiento de los requisitos de ausencia de deforestación o legalidad. La declaración pasa de SUBMITTED por el perfil de riesgo del sistema hasta AVAILABLE o REJECTED. Cuando esté disponible, capture el número de referencia y el número de verificación emitidos por el sistema. Incluya la referencia de la DDS en la declaración aduanera de una importación o exportación y no mueva el envío hasta que la declaración sea utilizable.

Paso 8: transmita la referencia y conserve el expediente

Vincule los números de referencia y verificación al envío en su ERP o registro de expediciones. Entregue la referencia de la DDS al primer operador descendente o comerciante. Ese comprador registra el número ascendente en lugar de presentar otra DDS, y todos los registros aplicables de la cadena de suministro se conservan al menos cinco años. El operador también conserva la DDS durante cinco años desde su presentación y las pruebas del artículo 9 durante cinco años desde la introducción en el mercado o exportación. Utilice la lista de control del expediente probatorio de cinco años para que una autoridad pueda reproducir la decisión sin reconstruirla.

Ejemplo práctico: un envío de café brasileño

Imagine que Verde Porto Coffee SRL importa un contenedor de café verde a Italia. Los nombres e identificadores siguientes son ilustrativos, pero el flujo es el mismo en una DDS real.

1. Operador: Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste, con EORI ilustrativo IT123456789012 y referencia interna de envío VP-2026-041.
2. Producto: café verde, HS 0901, descripción comercial "Granos verdes de arábica brasileño", masa neta 18,000 kg.
3. Origen y cadena: Brasil, Minas Gerais, suministrado por Cooperativa Vale Verde; la factura de compra, el lote CVV-44 y el conocimiento de embarque conectan el contenedor con dos fincas y con el periodo de producción de enero a marzo de 2026.
4. Parcela 1: Fazenda Boa Vista, 3.2 hectáreas. Basta un punto de latitud y longitud de seis decimales porque la parcela no supera 4 hectáreas.
5. Parcela 2: Fazenda Lago Azul, 12.6 hectáreas. El archivo usa un polígono perimetral identificado como BR-CAF-002 porque la parcela supera 4 hectáreas.
6. Pruebas y riesgo: las referencias CAR BR-MG-001 y BR-MG-002, los documentos de uso de la tierra y las facturas del proveedor respaldan la legalidad, pero no se aceptan sin examen. El análisis de parcelas no detecta pérdida forestal después del 31 de diciembre de 2020. Una discrepancia inicial de límites se mitiga con un GeoJSON corregido y una comprobación documental independiente, tras lo cual el riesgo residual se registra como despreciable.
7. Entrada en TRACES-NT: una DDS para este envío, una línea de producto HS 0901, 18,000 kg, Brasil, ambas geometrías de parcelas, la identidad del operador y la declaración firmada del anexo II.
8. Después de presentar: cuando esté AVAILABLE, el importador registra los números de referencia y verificación emitidos por el sistema, incluye la referencia en los datos aduaneros, la envía al primer comprador descendente y archiva el expediente completo durante cinco años.

Correcciones: utilice con cuidado la ventana de 72 horas

TRACES-NT permite modificar o retirar dentro de las 72 horas posteriores a la entrega del número de referencia, salvo que la DDS ya se haya utilizado en aduanas, se haya referenciado cuando esté permitido, se haya seleccionado para un control o el producto se haya movido bajo ella. Una modificación sobrescribe la declaración con la misma referencia; después de la ventana, una corrección sustancial suele exigir una nueva DDS y referencia. Presente con tiempo suficiente para validar la declaración devuelta antes de que la necesite la aduana.

La presentación por volumen mantiene los mismos controles

El sistema de información del EUDR también admite la transmisión de máquina a máquina para flujos de gran volumen. La automatización cambia la entrada de datos, no la responsabilidad: el operador debe seguir controlando las pruebas del artículo 9, la conclusión del artículo 10, las cantidades, las parcelas y la declaración final. plotvera prepara geometría validada, pruebas de análisis y datos DDS listos para TRACES; usted los presenta en TRACES-NT y conserva los números emitidos.

Fallos que debe evitar antes de presentar

• Presentador o ruta incorrectos: confirme la condición de operador ascendente y si se aplica la declaración del operador primario micro o pequeño.
• EORI, nombre del operador, código HS o cantidad ausentes o no coincidentes entre la DDS y los documentos aduaneros.
• Conjunto de orígenes incompleto: falta un lote de proveedor o una parcela de producción del envío.
• Geometría no válida, incluido un punto utilizado por encima de 4 hectáreas, un polígono sin cerrar o coordenadas invertidas. Compruebe las reglas de geolocalización antes de cargar.
• Documentos de legalidad recopilados pero no verificados, o una conclusión de riesgo que no muestra cómo se aplicaron los criterios del artículo 10.
• Presentación mientras la mitigación sigue abierta o el riesgo residual es superior a despreciable.
• No capturar la referencia después de AVAILABLE o no vincularla con aduanas, comprador y registro de cinco años.

Para el plazo de presentación y los casos particulares de roles, consulte la guía de plazos de 2026 y 2027 y la guía de operadores, operadores descendentes y comerciantes.