Recopile las parcelas de producción asociadas a cada lote de café con destino a la UE bajo HS 0901. Los proveedores pueden enviarlas mediante un portal seguro de plotvera sin crear una cuenta.
Empiece por los proveedores activos y los lotes que se prevé que entren primero en la UE. Utilice la lista de comprobación del EUDR para seguir la demás información necesaria para la diligencia debida.
Paso 1: trace la cadena de proveedores
Abra Suppliers. Añada cada organización a la que compra y cada organización anterior de la cadena que deba aportar datos de fincas. Configure los proveedores directos como Tier 1. Use Edit para asignar niveles anteriores y Sells into. Los niveles registran su trazado, plotvera no descubre la cadena.
- Cree un registro por organización con un nombre reconocible para los equipos de compras y cumplimiento.
- No cree un proveedor por cada pequeño productor si contrata con una cooperativa. Sus fincas llegan como parcelas en el envío de la cooperativa.
- Use Direct upload solo para archivos de parcelas que cargue su propio equipo.
La página no dispone de campos para responsables, plazos o estados de recopilación personalizados. Sígalos en su proceso operativo y utilice Not invited, Invite active y to review para ver qué requiere atención en plotvera.
Paso 2: añada un proveedor reconocible
Seleccione Add supplier. Introduzca Supplier name y, si resulta útil, Contact email (optional) y Invite language (optional). Los idiomas de invitación disponibles son English, Español y Português.
- Use el nombre de la organización de los registros de compras y añada un origen o referencia del proveedor al nombre solo cuando sea necesario para distinguir duplicados.
- Use el contacto que pueda obtener registros de las fincas, como el agrónomo de una cooperativa o el responsable de trazabilidad.
- Conserve la identidad del proveedor y la correspondencia con sus pruebas como explica la guía de conservación de registros.
Después de añadir el proveedor, plotvera abre su panel de invitación.
Paso 3: envíe el enlace específico del proveedor
Seleccione Invite. Use Send link by email o Create a link to copy para otro canal. Copie de inmediato un enlace recién creado porque solo se muestra una vez. Los enlaces caducan después de 30 días y pueden revocarse. Las invitaciones al portal de proveedores están disponibles en Pro y Business.
- Indique el cultivo, origen, periodo de producción o lotes de compra incluidos y fije un plazo.
- Solicite todas las fincas de producción asociadas a esos lotes, no la oficina de la cooperativa, el molino, el almacén ni un punto del pueblo.
- Envíe la guía de geolocalización para pequeños productores si los equipos de campo necesitan ayuda para recopilar coordenadas.
No reutilice un enlace entre proveedores. Si la información no puede obtenerse y verificarse, el flujo de café afectado no está listo para respaldar una DDS. plotvera prepara pruebas TRACES-ready, pero usted presenta la DDS en TRACES-NT.
Paso 4: recopile las parcelas de producción
El portal sin cuenta comienza en 1 · Submit your plot locations. El proveedor elige el producto y el periodo de producción, y después carga GeoJSON, WKT o KML, o captura un límite con el GPS de un teléfono en el campo.
Los equipos técnicos deben usar coordenadas WGS84 y GeoJSON conforme a RFC 7946. Comparta la guía de formato GeoJSON y la guía de requisitos de geolocalización cuando sea necesario.
- Según el art. 2(28), una parcela de 4 hectáreas o menos necesita al menos un punto de latitud y longitud con un mínimo de 6 decimales.
- Una parcela de más de 4 hectáreas necesita un polígono que describa su perímetro.
- Incluya todas las fincas vinculadas al lote y elimine duplicados. Un molino o una oficina no puede sustituir una parcela de producción.
La validación comprueba la geometría, no que la finca suministrara su lote. Compare nombres e identificadores de parcelas con listas de miembros y registros de asignación de lotes. Investigue ubicaciones en ciudades u océanos y contraste la producción con la fecha límite del 31 de diciembre de 2020.
Paso 5: recopile pruebas complementarias
El portal marca 2 · Sign the supplier declaration y 3 · Upload legality evidence como opcionales. Solicítelos cuando formen parte de su petición de pruebas.
Para los productos pertinentes según el art. 2(40), la declaración vincula las mercancías suministradas con las parcelas enviadas y afirma que, según el conocimiento del firmante, no se produjeron en tierras deforestadas o degradadas después del 31 de diciembre de 2020 y cumplieron la legislación aplicable del país de producción.
- Confirme el nombre completo, cargo, autoridad y organización del firmante.
- Compare la declaración, las parcelas, el origen y el flujo de café, e investigue fechas o registros contradictorios.
- Trate la declaración como un elemento de prueba, no como prueba definitiva. Según el art. 4, su empresa sigue siendo responsable de la diligencia debida y de la DDS que presenta. Use la guía de evaluación de riesgos ante contradicciones o indicadores de riesgo.
Las pruebas de legalidad también son opcionales en el portal, pero las pruebas necesarias para su diligencia debida no lo son. Especifique qué documentos necesita para el país y la cadena de suministro.
Revise cada entrega
Los elementos del portal permanecen pendientes hasta que abra Review supplier submissions y elija Accept o Reject. Al aceptar parcelas se añaden al registro las válidas y las marcadas. Las parcelas marcadas aún deben corregirse antes del screening.
- Rechace una entrega incorrecta y pida al proveedor que vuelva a enviarla. La cola de revisión no ofrece una acción de devolución para editar.
- Ejecute el screening de las parcelas aceptadas y válidas, evalúe el resultado y registre cualquier mitigación antes de usarlas en una DDS.
- Conserve las pruebas aceptadas, los archivos de origen y la correspondencia durante 5 años.
Cuando las pruebas estén listas, configure el acceso con la guía de credenciales de TRACES y siga la guía para presentar la DDS. La aceptación del proveedor no es una aprobación de la UE ni garantiza el despacho aduanero.