Verzamel de productiepercelen achter elke voor de EU bestemde partij koffie onder HS 0901. Leveranciers kunnen ze via een beveiligd plotvera-portaal versturen zonder een account aan te maken.
Begin met actieve leveranciers en de partijen die naar verwachting als eerste de EU binnenkomen. Gebruik de EUDR-checklist om de overige informatie voor due diligence te volgen.
Stap 1: breng de leveranciersketen in kaart
Open Suppliers. Voeg elke organisatie toe waarvan u koopt en elke bovenliggende organisatie die boerderijgegevens moet leveren. Stel directe leveranciers in als Tier 1. Gebruik Edit om bovenliggende niveaus en Sells into toe te wijzen. De niveaus leggen uw indeling vast, plotvera ontdekt de keten niet.
- Maak één record per organisatie met een naam die inkoop en compliance herkennen.
- Maak niet voor elke kleine boer een leverancier als u met een coöperatie contracteert. De boerderijen komen als percelen binnen bij de inzending van de coöperatie.
- Gebruik Direct upload alleen voor perceelbestanden die uw eigen team uploadt.
De pagina bevat geen velden voor eigenaren, deadlines of aangepaste verzamelstatussen. Houd die bij in uw werkproces en gebruik daarna Not invited, Invite active en to review om te zien wat in plotvera aandacht vraagt.
Stap 2: voeg een herkenbare leverancier toe
Selecteer Add supplier. Voer Supplier name en indien nuttig Contact email (optional) en Invite language (optional) in. De beschikbare uitnodigingstalen zijn English, Español en Português.
- Gebruik de organisatienaam uit de inkoopadministratie en voeg alleen een oorsprong of leveranciersreferentie aan de naam toe als dat nodig is om dubbelen te onderscheiden.
- Gebruik de contactpersoon die boerderijgegevens kan verkrijgen, zoals een agronoom van de coöperatie of de verantwoordelijke voor traceerbaarheid.
- Bewaar de leveranciersidentiteit en correspondentie bij uw bewijs zoals beschreven in de gids voor dossierbewaring.
Nadat u de leverancier toevoegt, opent plotvera het uitnodigingspaneel.
Stap 3: verstuur de leveranciersspecifieke link
Selecteer Invite. Gebruik Send link by email of Create a link to copy voor een ander kanaal. Kopieer een nieuw gemaakte link direct, want hij wordt maar één keer getoond. Links verlopen na 30 dagen en kunnen worden ingetrokken. Uitnodigingen voor het leveranciersportaal zijn beschikbaar bij Pro en Business.
- Noem het gewas, de oorsprong, productieperiode of betrokken inkooppartijen en geef een deadline.
- Vraag om alle productieboerderijen achter die partijen, niet om het kantoor van de coöperatie, de molen, het magazijn of een punt in het dorp.
- Stuur de gids voor geolocatie van kleine boeren als veldteams hulp nodig hebben bij het verzamelen van coördinaten.
Gebruik één link niet voor meerdere leveranciers. Als informatie niet kan worden verkregen en geverifieerd, is de betrokken koffiestroom niet klaar om een DDS te ondersteunen. plotvera bereidt TRACES-ready bewijs voor, maar u dient de DDS in TRACES-NT in.
Stap 4: verzamel productiepercelen
Het portaal zonder account begint bij 1 · Submit your plot locations. De leverancier kiest product en productieperiode en uploadt daarna GeoJSON, WKT of KML, of legt op het veld een grens vast met de GPS van een telefoon.
Technische teams moeten WGS84-coördinaten en GeoJSON volgens RFC 7946 gebruiken. Deel zo nodig de gids voor het GeoJSON-formaat en de gids voor geolocatievereisten.
- Volgens art. 2(28) heeft een perceel van 4 hectare of minder ten minste één breedte- en lengtegraadpunt met minimaal 6 decimalen nodig.
- Een perceel van meer dan 4 hectare heeft een polygoon nodig die de omtrek beschrijft.
- Neem elke boerderij op die aan de partij is gekoppeld en verwijder dubbelen. Een molen of kantoor kan een productieperceel niet vervangen.
Validatie controleert de geometrie, niet of de boerderij uw partij leverde. Vergelijk perceelnamen en ID’s met ledenlijsten en partijtoewijzingen. Onderzoek locaties in steden of oceanen en controleer de productie aan de hand van de peildatum 31 december 2020.
Stap 5: verzamel ondersteunend bewijs
Het portaal markeert 2 · Sign the supplier declaration en 3 · Upload legality evidence als optioneel. Vraag erom wanneer ze deel uitmaken van uw bewijsverzoek.
Voor de relevante producten onder art. 2(40) koppelt de verklaring de geleverde goederen aan de ingediende percelen en stelt zij dat ze, voor zover de ondertekenaar weet, niet zijn geproduceerd op land dat na 31 december 2020 is ontbost of aangetast en dat ze voldeden aan de toepasselijke wetgeving van het productieland.
- Controleer de volledige naam, functie, bevoegdheid en organisatie van de ondertekenaar.
- Vergelijk verklaring, percelen, oorsprong en koffiestroom en onderzoek tegenstrijdige datums of registraties.
- Behandel de verklaring als bewijsmateriaal, niet als sluitend bewijs. Volgens art. 4 blijft uw bedrijf verantwoordelijk voor due diligence en de DDS die het indient. Gebruik de gids voor risicobeoordeling bij tegenstrijdigheden of risico-indicatoren.
Bewijs van legaliteit is in het portaal ook optioneel, maar het bewijs dat u voor due diligence nodig hebt niet. Geef aan welke documenten u voor het land en de toeleveringsketen nodig hebt.
Beoordeel elke inzending
Portaalitems blijven in behandeling totdat u Review supplier submissions opent en Accept of Reject kiest. Bij acceptatie worden geldige en gemarkeerde percelen aan het register toegevoegd. Gemarkeerde percelen moeten voor screening nog worden hersteld.
- Wijs een onjuiste inzending af en vraag de leverancier opnieuw in te dienen. De beoordelingswachtrij heeft geen actie om een inzending ter bewerking terug te sturen.
- Screen geaccepteerde, geldige percelen, beoordeel het resultaat en leg eventuele risicobeperking vast voordat u ze in een DDS gebruikt.
- Bewaar geaccepteerd bewijs, bronbestanden en correspondentie 5 jaar.
Wanneer het bewijs klaar is, configureert u de toegang met de gids voor TRACES-inloggegevens en volgt u de gids voor het indienen van een DDS. Acceptatie van een leverancier is geen EU-goedkeuring of garantie voor vrijgave door de douane.