Het officiële sjabloon voor een EUDR-zorgvuldigheidsverklaring is de informatielijst in bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Het DDS-formulier dat u daadwerkelijk invult, wordt door TRACES-NT aangemaakt, er is geen afzonderlijk officieel pdf-formulier om te downloaden. Deze pagina vermeldt elk verplicht veld en kan dus worden afgedrukt of naar een intern sjabloon worden gekopieerd. De artikelen 9, 10 en 11 bepalen het bewijs, de risicobeoordeling en de risicobeperking achter de verklaring. Door deze lagen gescheiden te houden, voorkomt u een veelgemaakte fout: een volledig formulier dat wordt ondersteund door een onvolledig zorgvuldigheidsdossier. De regels zijn voor het eerst van toepassing op 30 december 2026 of 30 juni 2027, afhankelijk van de omvang van de marktdeelnemer en diens EUTR-verleden.
Wat de ondertekening juridisch bevestigt
Met de indiening van de DDS bevestigt u dat passende zorgvuldigheid is betracht en dat geen of slechts een verwaarloosbaar risico is vastgesteld dat de relevante producten de EUDR-eisen inzake ontbossingsvrijheid of legaliteit schenden. Voor de ontbossingstoets geldt de peildatum 31 december 2020. De marktdeelnemer blijft verantwoordelijk, ook wanneer een gemachtigde vertegenwoordiger de verklaring indient. Onderteken niet zolang een herkomst ontbreekt, bewijs niet is geverifieerd, risicobeperking nog loopt of het restrisico meer dan verwaarloosbaar is.
EUDR-DDS-template: elk veld van bijlage II
| Veld | Wat u moet voorbereiden | Invulregel |
|---|---|---|
| Marktdeelnemer | Wettelijke bedrijfsnaam en geregistreerd adres | Laat deze exact overeenkomen met het profiel van de marktdeelnemer en de douanedocumenten. |
| EORI | Registratie- en identificatienummer van marktdeelnemers | Vereist wanneer het product de EU-markt binnenkomt of verlaat. |
| Product | HS-code uit bijlage I, vrije omschrijving en handelsnaam | Voeg voor hout waar van toepassing de gangbare naam en de volledige wetenschappelijke soortnaam toe. |
| Hoeveelheid | Nettomassa in kilogram en elke toepasselijke aanvullende tariefeenheid | Stem de aangegeven hoeveelheid af op de factuur, paklijst en douanegegevens. |
| Productieland | Land en relevante regio voor elke grondstofbron | Gebruik het land van verzending of verwerking niet in plaats van het productieland. |
| Geolocatie | Elk productieperceel, gekoppeld aan het product en de productiedatum of productieperiode | Punt bij 4 hectare of minder, omtrekpolygoon boven 4 hectare. |
| Verklaring | Bevestiging van bijlage II dat passende zorgvuldigheid is betracht en geen of slechts een verwaarloosbaar risico is vastgesteld | Dit omvat zowel de eisen inzake ontbossingsvrijheid als die inzake legaliteit. |
| Ondertekening | Vertegenwoordigde onderneming, datum, naam en functie van de verantwoordelijke persoon | De genoemde ondertekenaar handelt namens de marktdeelnemer. |
TRACES-NT gebruikt ook workflowgegevens, zoals het type activiteit en uw optionele interne referentie. Deze helpen om het dossier te routeren en af te stemmen, maar vervangen de bovenstaande inhoud van bijlage II niet.
Het ondersteunende dossier: vereist bewijs dat niet in de template wordt geplakt
Een DDS is een conclusie, niet het volledige zorgvuldigheidsdossier. Bewaar het volgende materiaal achter elk veld, zodat een bevoegde autoriteit de verklaring kan toetsen:
- Referenties van de toeleveringsketen: namen, postadressen en e-mailadressen van leveranciers en zakelijke klanten, plus inkooporders, facturen, partij-ID’s, transportgegevens en de DDS-referentie die aan de eerste downstreamkoper is doorgegeven.
- Bewijs van ontbossingsvrijheid: voldoende sluitend en verifieerbaar bewijs voor elk perceel aan de hand van de peildatum 31 december 2020, waaronder de geometrieversie, datasets, het screeningresultaat en de beoordelaar.
- Bewijs van legaliteit: bewijs voor het toepasselijke recht van het productieland, waaronder waar relevant landgebruiksrechten, milieu- en bosregels, rechten van derden, arbeids- en mensenrechten en fiscale, anticorruptie-, handels- en douanevereisten.
- Risicobeoordeling volgens artikel 10: een gedocumenteerde controle van het landen- en bosrisico, inheemse volken en aanspraken, betrouwbaarheid van documenten, bestuurlijke zorgen, complexiteit van de toeleveringsketen, vermenging of omzeiling, gegronde zorgen en elk ander risicosignaal.
- Risicobeperking volgens artikel 11: aanvullende documenten, een onafhankelijk onderzoek of audit, een correctie van de traceerbaarheid, een actie van de leverancier of uitsluiting van een perceel om het risico te verlagen, gevolgd door de conclusie dat het restrisico nihil of verwaarloosbaar is.
Geolocatieveld: de regel voor 4 hectare zonder onduidelijkheid
Registreer voor andere grondstoffen dan runderen alle productiepercelen. Eén punt met lengte- en breedtegraad en ten minste zes decimalen volstaat wanneer een perceel 4 hectare of kleiner is. Een polygoon met voldoende coördinaatpunten om de omtrek te beschrijven is verplicht wanneer het perceel groter is dan 4 hectare. Voor een product dat van meerdere percelen afkomstig is, zijn alle percelen nodig, niet het middelpunt van een coöperatie. Voor runderen gebruikt u de geolocatie van elke inrichting waar de dieren zijn gehouden. Valideer vóór indiening het exacte door TRACES geaccepteerde GeoJSON-profiel en de bredere EUDR-geolocatieregels.
Ingevulde DDS-template: invoer van Braziliaanse koffie
Dit voorbeeld van een Braziliaanse koffieverklaring laat zien hoe een volledig voorbereidingsblad voor één zending eruitziet. Het is geen herbruikbare juridische verklaring en de identificatoren zijn fictief.
| DDS-veld | Voorbeeldwaarde | Onderliggend bewijs |
|---|---|---|
| Marktdeelnemer en EORI | Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste; IT123456789012 | Profiel van de marktdeelnemer, EORI-validatie en douanedossier van de importeur |
| Activiteit en interne referentie | Invoer; VP-2026-041 | Inkoopdossier en zendingsregister |
| Product en hoeveelheid | HS 0901; groene Braziliaanse arabicabonen; 18,000 kg | Factuur, paklijst en cognossement |
| Productieherkomst | Brazilië, Minas Gerais; januari tot maart 2026 | Partij CVV-44 van Cooperativa Vale Verde en boerderijgegevens |
| Perceel 1 | Fazenda Boa Vista, 3.2 hectare, punt met zes decimalen | BR-MG-001, punt toegestaan omdat het gebied niet groter is dan 4 hectare |
| Perceel 2 | Fazenda Lago Azul, 12.6 hectare, omtrekpolygoon BR-CAF-002 | BR-MG-002, polygoon vereist omdat het gebied groter is dan 4 hectare |
| Legaliteit en ontbossing | Toepasselijke documenten gecontroleerd; geen bosverlies na 31 december 2020 | CAR-referenties, documenten over landgebruik, leveranciersfacturen en gedateerde perceelscreening |
| Risico en risicobeperking | Afwijking in de begrenzing gecorrigeerd; restrisico verwaarloosbaar | Gecorrigeerd GeoJSON, onafhankelijke documentcontrole en ondertekende beoordeling |
| Verklaring en ondertekening | Bevestiging van bijlage II, voor de importeur ondertekend door de verantwoordelijke manager | Goedkeuringsverslag en audittrail van de indiening |
Van ingevulde template naar ingediende DDS
- Zet de reikwijdte van de zending vast en stem elke leverancierspartij, productregel, hoeveelheid en elk perceel af.
- Rond de beoordeling van het bewijs voor artikel 9, de risicobeoordeling volgens artikel 10 en eventuele risicobeperking volgens artikel 11 af.
- Maak de DDS aan in TRACES-NT en voer de marktdeelnemer, activiteit, het product, de hoeveelheid, het land en alle geolocaties in.
- Controleer de verklaring en ondertekening en dien vervolgens in voordat u het product in de handel brengt of uitvoert.
- Wacht tot de DDS bruikbaar is, leg dan het referentie- en verificatienummer vast en neem de referentie waar vereist op in de douanegegevens.
- Geef de referentie door aan de eerste downstreamkoper en bewaar de verklaring en het ondersteunende bewijs vijf jaar.
Volg voor de accountinstellingen, schermvolgorde en indieningsstatussen de stapsgewijze handleiding voor indiening in TRACES-NT.
Wat TRACES-NT na indiening teruggeeft
- Referentienummer: de DDS-identificatie die aan het product is gekoppeld, waar vereist bij de douane wordt gebruikt en aan de eerste downstreamkoper wordt doorgegeven.
- Verificatienummer: de beveiligingswaarde die samen met de referentie wordt gebruikt om de verklaring in ondersteunde workflows te valideren.
- Status en audittrail: het systeemrecord dat aangeeft of de DDS is ingediend, beschikbaar, afgewezen, gewijzigd of ingetrokken.
Bewaar de teruggestuurde nummers bij dezelfde zending en dezelfde bewijsversie waarmee het formulier is voorbereid. De gids voor de vijfjarige bewaartermijn toont de volledige structuur van het auditdossier.
De wijziging van 2025: geen veld voor stroomopwaartse referenties in de DDS-template
Punt 4 van bijlage II, dat voorheen betrekking had op verwijzingen naar bestaande DDS’en, is door de wijziging van december 2025 geschrapt. In de huidige structuur dienen stroomopwaartse marktdeelnemers DDS’en in en geven zij het resulterende referentienummer door aan hun eerste downstreamkoper. Downstreammarktdeelnemers en handelaren bewaren de toepasselijke informatie over leveranciers, kopers en stroomopwaartse referenties ten minste vijf jaar in plaats van een nieuwe DDS in te dienen. Micro- of kleine primaire marktdeelnemers in landen met een laag risico gebruiken een eenmalige vereenvoudigde verklaring en ontvangen een identificatiecode voor die verklaring. Houd deze routes gescheiden wanneer u een template kiest.
Eén DDS per zending is de veiligste operationele basis
Gebruik één DDS per zending wanneer stromen, hoeveelheden of perceelsets veranderen. Daarmee krijgen de douane, kopers en auditors een ondubbelzinnige koppeling tussen goederen en bewijs. Gecontroleerde jaarlijkse of gebundelde indieningen kunnen terugkerende stromen omvatten wanneer de regels en functies van het informatiesysteem dat toelaten, maar elke levering moet nog steeds duidelijk zijn gekoppeld aan de juiste producthoeveelheid, herkomstset en geldige referentie. Gebruik een DDS nooit opnieuw alleen omdat de naam van de leverancier niet is veranderd.
Wijziging en intrekking
Een ingediende DDS kan doorgaans binnen 72 uur nadat het referentienummer is verstrekt worden gewijzigd of ingetrokken, tenzij de verklaring al bij de douane is gebruikt, in een andere toegestane systeemregistratie is gebruikt, voor controle is geselecteerd of het product is verplaatst. Bewaar dezelfde brontemplate en momentopname van het bewijs, zodat u exact kunt vaststellen wat is veranderd. Na het venster is voor een wezenlijke correctie doorgaans een nieuwe verklaring en referentie nodig.
Fouten bij het invullen van de template die u moet opsporen
- Bedrijfsnaam, adres of EORI wijkt af van het profiel van de marktdeelnemer of de douaneaangifte.
- De HS-code valt buiten bijlage I, is te breed of past niet bij het handelsproduct.
- De hoeveelheid is lager dan de zending of laat een vereiste aanvullende eenheid weg.
- Het land van verzending wordt ingevoerd in plaats van het productieland, of één herkomstland ontbreekt.
- Een perceel ontbreekt, een punt wordt boven 4 hectare gebruikt of een polygoon is ongeldig.
- Bewijs van legaliteit of ontbossingsvrijheid is alleen verzameld en niet geverifieerd.
- De risicobeoordeling is algemeen, de risicobeperking heeft geen bewijs van afronding of het restrisico blijft meer dan verwaarloosbaar.
- Referentie- en verificatienummers zijn niet teruggekoppeld aan de zending en het vijfjarige dossier.
plotvera zet hetzelfde voorbereidingsblad om in gevalideerde geolocatie, screeningbewijs en een TRACES-klaar documentpakket. U controleert het bewijs en dient de DDS in. Ga voor grondstofspecifieke invoer verder met de gids voor koffie, hout of runderen en leer.