Nog voor elke vraag over percelen of indieningen vraagt de EUDR wie u bent. De verordening wijst plichten toe naar rol, en de wijziging van 2025 heeft de kaart opnieuw getekend op een manier waar veel online adviezen nog niet mee bij zijn: de DDS-plicht ligt nu uitsluitend bij wie het eerst in de handel brengt, en iedereen verderop in de keten houdt registraties bij in plaats van in te dienen. Uw rol juist bepalen is het verschil tussen het opbouwen van een zorgvuldigheidsoperatie en het bijhouden van een register van referentienummers.
De roldefinities
- Marktdeelnemer: wie in het kader van een handelsactiviteit een product binnen het toepassingsgebied voor het eerst op de EU-markt in de handel brengt of het uitvoert. Invoer van buiten de EU maakt u tot marktdeelnemer; net als een EU-landbouwer of boseigenaar die binnenlandse productie op de markt brengt. Bij goederen die van buiten binnenkomen, is de producent buiten de EU nooit de marktdeelnemer; dat is de EU-invoerder.
- Downstreammarktdeelnemer: een bedrijf verderop in de keten dat producten die reeds in de handel zijn gebracht, verwerkt of in andere producten opneemt (een chocoladefabrikant die ingevoerde cacaoboter gebruikt, een meubelfabriek die ingevoerde platen gebruikt).
- Handelaar: iedereen in de keten, behalve de marktdeelnemer, die producten zonder verwerking op de markt aanbiedt: distributeurs, groothandelaren, detailhandelaren.
- Kmo of niet: ingedeeld volgens de EU-boekhoudrichtlijn aan de hand van de drempels voor balanstotaal, omzet en personeelsbestand. Omvang neemt nooit alle plichten volledig weg, maar zij bepaalt de registratieplichten en de toepasselijke ingangsdatum.
Wie doet wat, na de wijziging van 2025
| Rol | Passende zorgvuldigheid + DDS | Bewaarplichten |
|---|---|---|
| Marktdeelnemer (wie het eerst in de handel brengt) | Volledig: artikel 9-gegevens, risicobeoordeling, risicobeperking, DDS in TRACES | Vijfjarig bewijsdossier |
| Downstreammarktdeelnemer | Geen: nooit een DDS | DDS-referentie- en verificatienummers, leveranciers- en klantidentiteit verzamelen en bewaren, 5 jaar; niet-kmo's registreren zich bovendien in het informatiesysteem |
| Handelaar | Geen | Dezelfde verzamel- en bewaarplichten; niet-kmo's registreren zich |
De eerdere versie van de verordening verplichtte grote downstreambedrijven om verklaringen die naar de upstreamverklaringen verwezen opnieuw in te dienen; de wijziging heeft dat geschrapt. Wat grote downstreambedrijven behouden, is de verantwoordelijkheid voor datgene waarop zij zich baseren: voortbouwen op een upstreamverklaring die overduidelijk niet juist kon zijn, is geen verweer. De verificatie van een paar referentie- en verificatienummer staat open voor iedereen die de nummers bezit, en die uitvoeren bij ontvangst van de goederen is goedkope zorgvuldigheid.
De indelingen die men vaak fout maakt
- "Wij kopen alleen bij EU-leveranciers, dus zijn wij vrijgesteld." U bent waarschijnlijk een downstreammarktdeelnemer of handelaar met echte bewaarplichten, en de verzuimen van uw leveranciers worden uw leveringsonderbrekingen. Controleer nu hun gereedheid.
- "Wij zijn detailhandelaar, dit is een probleem van de fabrikant." Detailhandelaren zijn handelaren; het invoeren van eigen merken maakt u voor die stromen tot marktdeelnemer.
- "De compliance-afdeling regelt onze invoer." De meeste bedrijven zijn meerdere rollen tegelijk: downstream voor de hoofdvoorziening, marktdeelnemer voor de neveninvoer waarover niemand de compliance heeft ingelicht. De gids over palmolie laat zien hoe invoer van afgeleide producten precies deze opsplitsing veroorzaakt. Inventariseer eerst de nevenaankopen.
- "Onze vertegenwoordiger dient in, dus ligt de verantwoordelijkheid bij hem." Een gemachtigde vertegenwoordiger kan de DDS namens een marktdeelnemer indienen, maar de verantwoordelijkheid voor de conformiteit blijft bij de marktdeelnemer, en bedrijven buiten de EU die vertegenwoordigers inzetten, blijven buiten de markt, tenzij een in de EU gevestigde actor voor de goederen instaat.
Breng uw goederenstromen in kaart, niet uw functietitels
De werkmethode: som elke productstroom binnen het toepassingsgebied op (HS-code uit bijlage I erin, product eruit), en stel per stroom één vraag: zijn deze goederen al door iemand anders op de EU-markt in de handel gebracht, met een verklaring waarvan u de nummers bezit? Zo ja, dan houdt u registraties bij volgens de gids voor bewaarplicht. Zo nee, dan bent u de marktdeelnemer voor die stroom, en het volledige apparaat van passende zorgvuldigheid (geolocatie, screening, conclusie van verwaarloosbaar risico, indiening) is van u. De meeste bedrijven stellen vast dat zij beide zijn, en de opsplitsing is stabiel genoeg om er procedures omheen te bouwen.