Vor jeder Frage nach Parzellen oder Einreichungen fragt die EUDR, wer Sie sind. Die Verordnung weist Pflichten nach Rolle zu, und die Änderung von 2025 hat die Landkarte auf eine Weise neu gezeichnet, mit der viele Online-Ratgeber noch nicht Schritt gehalten haben: Die DDS-Pflicht liegt nun ausschließlich beim Erstinverkehrbringer, und alle weiter unten in der Kette führen Aufzeichnungen, statt einzureichen. Ihre Rolle richtig zu bestimmen, ist der Unterschied zwischen dem Aufbau eines Sorgfaltsprüfungsbetriebs und dem Führen eines Referenznummern-Registers.
Die Rollendefinitionen
- Marktteilnehmer: wer im Rahmen einer Geschäftstätigkeit ein Erzeugnis im Geltungsbereich erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder es ausführt. Die Einfuhr von außerhalb der EU macht Sie zum Marktteilnehmer; ebenso ein EU-Landwirt oder Waldbesitzer, der inländische Erzeugung auf den Markt bringt. Bei Waren, die von außen eintreten, ist der Erzeuger außerhalb der EU nie der Marktteilnehmer; es ist der EU-Einführer.
- Nachgelagerter Marktteilnehmer: ein Unternehmen weiter unten in der Kette, das bereits in Verkehr gebrachte Erzeugnisse verarbeitet oder einbezieht (ein Schokoladenhersteller, der eingeführte Kakaobutter verwendet, eine Möbelfabrik, die eingeführte Platten verwendet).
- Händler: jeder in der Kette außer dem Marktteilnehmer, der Erzeugnisse ohne Verarbeitung auf dem Markt bereitstellt: Vertriebspartner, Großhändler, Einzelhändler.
- KMU oder nicht: eingestuft nach der EU-Bilanzrichtlinie anhand der Schwellen für Bilanzsumme, Umsatz und Beschäftigtenzahl. Die Größe nimmt niemals Pflichten vollständig, aber sie entscheidet über die Registrierungspflichten und den maßgeblichen Geltungsbeginn.
Wer was tut, nach der Änderung von 2025
| Rolle | Sorgfaltsprüfung + DDS | Aufbewahrungspflichten |
|---|---|---|
| Marktteilnehmer (Erstinverkehrbringer) | Vollständig: Artikel-9-Daten, Risikobewertung, Risikominderung, DDS in TRACES | Fünfjähriges Nachweisdossier |
| Nachgelagerter Marktteilnehmer | Keine: niemals eine DDS | DDS-Referenz- und Verifizierungsnummern, Lieferanten- und Kundenidentität erfassen und aufbewahren, 5 Jahre; Nicht-KMU registrieren sich zusätzlich im Informationssystem |
| Händler | Keine | Gleiche Erfassungs- und Aufbewahrungspflichten; Nicht-KMU registrieren sich |
Die frühere Fassung der Verordnung verpflichtete große nachgelagerte Unternehmen, Erklärungen erneut einzureichen, die auf die vorgelagerten verwiesen; die Änderung hat das gestrichen. Was große nachgelagerte Unternehmen behalten, ist die Verantwortung für das, worauf sie sich stützen: Auf einer vorgelagerten Erklärung aufzubauen, die offensichtlich nicht zutreffen konnte, ist keine Verteidigung. Die Überprüfung eines Paares aus Referenz- und Verifizierungsnummer steht jedem offen, der die Nummern besitzt, und sie beim Wareneingang vorzunehmen, ist günstige Sorgfalt.
Die Einstufungen, die häufig falsch gemacht werden
- "Wir kaufen nur bei EU-Lieferanten, also sind wir befreit." Sie sind wahrscheinlich ein nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler mit echten Aufbewahrungspflichten, und die Versäumnisse Ihrer Lieferanten werden zu Ihren Lieferunterbrechungen. Prüfen Sie jetzt deren Bereitschaft.
- "Wir sind Einzelhändler, das ist ein Problem der Hersteller." Einzelhändler sind Händler; die Einfuhr von Eigenmarken macht Sie für diese Warenströme zum Marktteilnehmer.
- "Die Compliance-Abteilung kümmert sich um unsere Einfuhren." Die meisten Unternehmen sind mehrere Rollen zugleich: nachgelagert für die Hauptversorgung, Marktteilnehmer für die Nebeneinfuhren, von denen niemand der Compliance erzählt hat. Der Leitfaden zu Palmöl zeigt, wie Einfuhren von Folgeerzeugnissen genau diese Aufspaltung erzeugen. Erfassen Sie zuerst die Nebeneinkäufe.
- "Unser Vertreter reicht ein, also liegt die Verantwortung bei ihm." Ein bevollmächtigter Vertreter kann die DDS im Namen eines Marktteilnehmers einreichen, aber die Verantwortung für die Konformität verbleibt beim Marktteilnehmer, und Unternehmen außerhalb der EU, die Vertreter einsetzen, bleiben außerhalb des Marktes, sofern nicht ein in der EU niedergelassener Akteur für die Waren einsteht.
Kartieren Sie Ihre Warenströme, nicht Ihre Stellenbezeichnungen
Die Arbeitsmethode: Listen Sie jeden Produktstrom im Geltungsbereich auf (Anhang-I-HS-Code hinein, Erzeugnis heraus), und stellen Sie je Strom eine Frage: Wurden diese Waren bereits von jemand anderem auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht, mit einer Erklärung, deren Nummern Sie besitzen? Falls ja, führen Sie Aufzeichnungen gemäß dem Leitfaden zur Aufbewahrung. Falls nein, sind Sie der Marktteilnehmer für diesen Strom, und der gesamte Sorgfaltsprüfungsapparat (Geolokalisierung, Screening, Schluss auf vernachlässigbares Risiko, Einreichung) gehört Ihnen. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie beides sind, und die Aufteilung ist stabil genug, um Verfahren darum herum aufzubauen.