Die offizielle Vorlage für eine EUDR-Sorgfaltserklärung ist die Informationsliste in Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115. Das eigentliche DDS-Formular, das Sie ausfüllen, wird von TRACES-NT erzeugt, es gibt kein separates offizielles PDF-Formular zum Herunterladen. Diese Seite führt jedes Pflichtfeld auf und kann daher ausgedruckt oder in eine interne Vorlage kopiert werden. Die Artikel 9, 10 und 11 bestimmen die Nachweise, die Risikobewertung und die Risikominderung hinter der Erklärung. Werden diese Ebenen getrennt gehalten, lässt sich ein häufiger Fehler vermeiden: ein vollständiges Formular, das auf einem unvollständigen Sorgfaltspflichtdossier beruht. Die Vorschriften gelten erstmals ab dem 30. Dezember 2026 oder 30. Juni 2027, abhängig von der Größe des Marktteilnehmers und seiner Vorgeschichte nach der EUTR.
Was die Unterschrift rechtlich bestätigt
Mit der Einreichung der DDS wird bestätigt, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde, dass die relevanten Erzeugnisse gegen die EUDR-Anforderungen an Entwaldungsfreiheit oder Legalität verstoßen. Für die Entwaldungsprüfung gilt der Stichtag 31. Dezember 2020. Der Marktteilnehmer bleibt auch dann verantwortlich, wenn ein bevollmächtigter Vertreter die Erklärung einreicht. Unterschreiben Sie nicht, solange eine Herkunft fehlt, Nachweise ungeprüft sind, eine Risikominderung offen ist oder das Restrisiko mehr als vernachlässigbar ist.
EUDR-DDS-Vorlage: alle Felder aus Anhang II
| Feld | Was vorzubereiten ist | Regel für das Ausfüllen |
|---|---|---|
| Marktteilnehmer | Rechtlicher Firmenname und eingetragene Anschrift | Muss genau mit dem Profil des Marktteilnehmers und den Zolldokumenten übereinstimmen. |
| EORI | Registrierungs- und Identifizierungsnummer für Wirtschaftsbeteiligte | Erforderlich, wenn das Erzeugnis auf den EU-Markt gelangt oder ihn verlässt. |
| Erzeugnis | HS-Code aus Anhang I, Freitextbeschreibung und Handelsname | Bei Holz gegebenenfalls den gebräuchlichen Namen und den vollständigen wissenschaftlichen Artnamen ergänzen. |
| Menge | Nettomasse in Kilogramm und jede anwendbare zusätzliche Tarifeinheit | Die angegebene Menge mit Rechnung, Packliste und Zolldaten abgleichen. |
| Erzeugerland | Land und relevante Region für jede Rohstoffquelle | Das Versand- oder Verarbeitungsland nicht anstelle des Erzeugerlands angeben. |
| Geolokalisierung | Jede Erzeugungsfläche, verknüpft mit dem Erzeugnis und dem Erzeugungsdatum oder Erzeugungszeitraum | Punkt bei 4 Hektar oder weniger, Umrisspolygon bei mehr als 4 Hektar. |
| Erklärung | Bestätigung nach Anhang II, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde | Dies umfasst sowohl die Entwaldungsfreiheit als auch die Legalitätsanforderungen. |
| Unterschrift | Vertretenes Unternehmen, Datum, Name und Funktion der verantwortlichen Person | Die genannte unterzeichnende Person handelt für den Marktteilnehmer. |
TRACES-NT verwendet außerdem Workflow-Daten wie die Art der Tätigkeit und Ihre optionale interne Referenz. Diese helfen bei der Weiterleitung und Abstimmung des Datensatzes, ersetzen aber nicht die oben genannten Inhalte aus Anhang II.
Das unterstützende Dossier: erforderliche Nachweise, die nicht in die Vorlage eingefügt werden
Eine DDS ist eine Schlussfolgerung, nicht das gesamte Sorgfaltspflichtdossier. Bewahren Sie hinter jedem Feld die folgenden Unterlagen auf, damit eine zuständige Behörde die Erklärung prüfen kann:
- Referenzen der Lieferkette: Namen, Postanschriften und E-Mail-Adressen von Lieferanten und gewerblichen Kunden sowie Bestellungen, Rechnungen, Loskennungen, Transportaufzeichnungen und die DDS-Referenz, die an den ersten nachgelagerten Käufer weitergegeben wurde.
- Nachweis der Entwaldungsfreiheit: hinreichend schlüssige und überprüfbare Nachweise für jede Fläche in Bezug auf den Stichtag 31. Dezember 2020, einschließlich Geometrieversion, Datensätzen, Screening-Ergebnis und prüfender Person.
- Legalitätsnachweis: Nachweise zum anwendbaren Recht des Erzeugerlands, darunter gegebenenfalls Landnutzungsrechte, Umwelt- und Forstvorschriften, Rechte Dritter, Arbeits- und Menschenrechte sowie steuerliche, handels-, zoll- und korruptionsbezogene Anforderungen.
- Risikobewertung nach Artikel 10: eine dokumentierte Prüfung von Länder- und Waldrisiko, indigenen Völkern und Ansprüchen, Zuverlässigkeit der Dokumente, Governance-Bedenken, Komplexität der Lieferkette, Vermischung oder Umgehung, begründeten Bedenken und jedem anderen Risikosignal.
- Risikominderung nach Artikel 11: zusätzliche Dokumente, unabhängige Erhebungen oder Audits, Korrekturen der Rückverfolgbarkeit, Maßnahmen des Lieferanten oder Ausschlüsse von Flächen, die das Risiko senken, gefolgt von der Schlussfolgerung, dass das Restrisiko nicht vorhanden oder vernachlässigbar ist.
Feld Geolokalisierung: die 4-Hektar-Regel ohne Unklarheiten
Erfassen Sie für andere Rohstoffe als Rinder alle Erzeugungsflächen. Ein einzelner Punkt aus Breiten- und Längengrad mit mindestens sechs Dezimalstellen reicht aus, wenn eine Fläche 4 Hektar oder kleiner ist. Bei mehr als 4 Hektar ist ein Polygon mit genügend Koordinatenpunkten zur Beschreibung des Umfangs vorgeschrieben. Für ein aus mehreren Flächen hergestelltes Erzeugnis werden alle Flächen benötigt, nicht der Mittelpunkt einer Genossenschaft. Bei Rindern gilt die Geolokalisierung jeder Betriebsstätte, in der die Tiere gehalten wurden. Validieren Sie vor der Einreichung das genaue von TRACES akzeptierte GeoJSON-Profil und die weiter gefassten EUDR-Geolokalisierungsregeln.
Ausgefüllte DDS-Vorlage: Einfuhr von brasilianischem Kaffee
Dieses anschauliche Beispiel einer brasilianischen Kaffeeerklärung zeigt ein vollständig ausgefülltes Vorbereitungsblatt für eine Sendung. Es ist keine wiederverwendbare rechtliche Erklärung und die Kennungen sind frei erfunden.
| DDS-Feld | Beispielwert | Zugrunde liegender Nachweis |
|---|---|---|
| Marktteilnehmer und EORI | Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste; IT123456789012 | Profil des Marktteilnehmers, EORI-Validierung und Zollunterlagen des Einführers |
| Tätigkeit und interne Referenz | Einfuhr; VP-2026-041 | Einkaufsdossier und Versandregister |
| Erzeugnis und Menge | HS 0901; grüne brasilianische Arabica-Bohnen; 18,000 kg | Rechnung, Packliste und Konnossement |
| Erzeugungsursprung | Brasilien, Minas Gerais; Januar bis März 2026 | Los CVV-44 von Cooperativa Vale Verde und Betriebsunterlagen |
| Fläche 1 | Fazenda Boa Vista, 3.2 Hektar, Punkt mit sechs Dezimalstellen | BR-MG-001, Punkt zulässig, da die Fläche nicht größer als 4 Hektar ist |
| Fläche 2 | Fazenda Lago Azul, 12.6 Hektar, Umrisspolygon BR-CAF-002 | BR-MG-002, Polygon erforderlich, da die Fläche mehr als 4 Hektar umfasst |
| Legalität und Entwaldung | Anwendbare Dokumente geprüft; kein Waldverlust nach dem 31. Dezember 2020 | CAR-Referenzen, Landnutzungsdokumente, Lieferantenrechnungen und datiertes Flächenscreening |
| Risiko und Risikominderung | Abweichung der Grenze korrigiert; Restrisiko vernachlässigbar | Korrigiertes GeoJSON, unabhängige Dokumentenprüfung und unterzeichnete Bewertung |
| Erklärung und Unterschrift | Bestätigung nach Anhang II, für den Einführer durch seine verantwortliche Führungskraft unterzeichnet | Freigabeprotokoll und Prüfpfad der Einreichung |
Von der ausgefüllten Vorlage zur eingereichten DDS
- Legen Sie den Umfang der Sendung fest und gleichen Sie jedes Lieferantenlos, jede Erzeugnisposition, jede Menge und jede Fläche ab.
- Schließen Sie die Prüfung der Nachweise nach Artikel 9, die Risikobewertung nach Artikel 10 und jede Risikominderung nach Artikel 11 ab.
- Erstellen Sie die DDS in TRACES-NT und geben Sie Marktteilnehmer, Tätigkeit, Erzeugnis, Menge, Land und alle Geolokalisierungen ein.
- Prüfen Sie die Erklärung und die Unterschrift und reichen Sie dann ein, bevor das Erzeugnis in Verkehr gebracht oder ausgeführt wird.
- Warten Sie, bis die DDS nutzbar ist, erfassen Sie dann die Referenz- und Verifizierungsnummern und tragen Sie die Referenz erforderlichenfalls in die Zolldaten ein.
- Geben Sie die Referenz an den ersten nachgelagerten Käufer weiter und bewahren Sie die Erklärung und die unterstützenden Nachweise fünf Jahre lang auf.
Folgen Sie für die Kontoeinrichtung, die Bildschirmabfolge und die Einreichungsstatus der schrittweisen Anleitung zur Einreichung in TRACES-NT.
Was TRACES-NT nach der Einreichung zurückgibt
- Referenznummer: die dem Erzeugnis zugeordnete DDS-Kennung, die gegebenenfalls im Zoll verwendet und an den ersten nachgelagerten Käufer weitergegeben wird.
- Verifizierungsnummer: der Sicherheitswert, der zusammen mit der Referenz zur Validierung der Erklärung in unterstützten Abläufen verwendet wird.
- Status und Prüfpfad: der Systemdatensatz, der zeigt, ob die DDS eingereicht, verfügbar, abgelehnt, geändert oder zurückgezogen wurde.
Speichern Sie die zurückgegebenen Nummern bei derselben Sendung und derselben Nachweisversion, mit denen das Formular vorbereitet wurde. Der Leitfaden zur fünfjährigen Aufbewahrung zeigt die vollständige Struktur des Prüfungsdossiers.
Die Änderung von 2025: kein Feld für vorgelagerte Referenzen in der DDS-Vorlage
Nummer 4 von Anhang II, die zuvor Referenzen auf bestehende DDSs betraf, wurde mit der Änderung vom Dezember 2025 gestrichen. Nach der aktuellen Struktur reichen vorgelagerte Marktteilnehmer DDSs ein und geben die daraus hervorgehende Referenznummer an ihren ersten nachgelagerten Käufer weiter. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler bewahren die anwendbaren Angaben zu Lieferanten, Käufern und vorgelagerten Referenzen mindestens fünf Jahre lang auf, anstatt eine weitere DDS einzureichen. Kleinst- oder kleine Primärerzeuger in Ländern mit niedrigem Risiko nutzen eine einmalige vereinfachte Erklärung und erhalten eine Erklärungskennung. Halten Sie diese Wege bei der Auswahl einer Vorlage auseinander.
Eine DDS pro Sendung ist die sicherste operative Grundlage
Verwenden Sie eine DDS pro Sendung, wenn sich Warenströme, Mengen oder Flächensätze ändern. So erhalten Zoll, Käufer und Prüfer eine eindeutige Verbindung zwischen Waren und Nachweisen. Kontrollierte jährliche oder gebündelte Einreichungen können wiederkehrende Warenströme abdecken, soweit die Vorschriften und Funktionen des Informationssystems dies erlauben. Dennoch muss jede Lieferung eindeutig der richtigen Erzeugnismenge, der richtigen Herkunftsgruppe und einer gültigen Referenz zugeordnet sein. Verwenden Sie eine DDS niemals nur deshalb erneut, weil der Name des Lieferanten unverändert ist.
Änderung und Rücknahme
Eine eingereichte DDS kann grundsätzlich innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung ihrer Referenznummer geändert oder zurückgezogen werden, sofern sie nicht bereits beim Zoll, in einem anderen zulässigen Systemdatensatz oder für eine Kontrolle verwendet wurde oder das Erzeugnis bereits bewegt wurde. Bewahren Sie dieselbe Ausgangsvorlage und Momentaufnahme der Nachweise auf, damit Sie genau erkennen können, was sich geändert hat. Nach Ablauf des Fensters erfordert eine wesentliche Korrektur normalerweise eine neue Erklärung und eine neue Referenz.
Fehler beim Ausfüllen der Vorlage, die Sie erkennen sollten
- Firmenname, Anschrift oder EORI weichen vom Profil des Marktteilnehmers oder von der Zollanmeldung ab.
- Der HS-Code liegt außerhalb von Anhang I, ist zu weit gefasst oder stimmt nicht mit dem Handelsprodukt überein.
- Die Menge ist kleiner als die Sendung oder lässt eine erforderliche zusätzliche Einheit aus.
- Das Versandland wird statt des Erzeugerlands angegeben oder ein Herkunftsland fehlt.
- Eine Fläche fehlt, ein Punkt wird bei mehr als 4 Hektar verwendet oder ein Polygon ist ungültig.
- Nachweise zur Legalität oder Entwaldungsfreiheit werden nur gesammelt, aber nicht überprüft.
- Die Risikobewertung ist allgemein, für die Risikominderung fehlt ein Abschlussnachweis oder das Restrisiko bleibt mehr als vernachlässigbar.
- Referenz- und Verifizierungsnummern werden nicht mit der Sendung und dem Fünfjahresdossier verknüpft.
plotvera verwandelt dasselbe Vorbereitungsblatt in validierte Geolokalisierung, Screening-Nachweise und ein TRACES-fertiges Dokumentenpaket. Sie prüfen die Nachweise und reichen die DDS ein. Für rohstoffspezifische Eingaben fahren Sie mit dem Leitfaden zu Kaffee, Holz oder Rindern und Leder fort.