Nutzen Sie diesen Ablauf für eine rückverfolgbare Kaffeepartie. Sie erfassen die Betriebsdaten, gelangen zu einer Schlussfolgerung mit vernachlässigbarem Risiko, erstellen eine TRACES-ready DDS, reichen sie in TRACES-NT ein und bewahren die Nachweise fünf Jahre lang auf. Hintergrund bietet der EUDR-Leitfaden für Kaffee.
Rolle und Produktumfang bestätigen
- Import aus dem Ursprungsland. Sie sind der Marktteilnehmer, der Kaffee des HS-Codes
0901auf dem EU-Markt bereitstellt. Schließen Sie die Sorgfaltspflicht ab und reichen Sie vor dem Import eine DDS ein. - EU-Rösterei mit Einkauf bei einem EU-Importeur. Sie sind nachgelagert. Bewahren Sie die vorgelagerten DDS-Referenznummern auf und geben Sie sie weiter, statt für denselben Kaffee erneut einzureichen. Ein großes nachgelagertes Unternehmen muss zusätzlich bestätigen, dass die vorgelagerte Sorgfaltspflicht durchgeführt wurde.
- Kleine oder Kleinst-Rösterei mit Direktimport. Sie bleiben Marktteilnehmer. Der erste Geltungsbeginn ist der 30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen und der 30. Dezember 2026 für mittlere und große Unternehmen.
Anhang I erfasst grünen, gerösteten und entkoffeinierten Kaffee, Schalen, Häutchen und kaffeehaltige Ersatzmittel unter HS 0901. Instantkaffee, Extrakte und Essenzen unter HS 2101 fallen nicht darunter. Bestätigen Sie bei Mischprodukten die Zolltarifierung.
Im Dashboard beginnen und Identität festlegen
Das Dashboard zeigt den Fortschritt der gesamten Organisation, keinen getrennten Fall je Partie. Vergeben Sie für Dateinamen und die spätere interne DDS-Referenz eine feste Partiekennung. Öffnen Sie dann Settings und füllen Sie unter Operator identity die Felder Company name, Country (ISO2), EORI number und Actor route aus. Wählen Sie Save identity. Firmenname und EORI müssen mit dem Marktteilnehmer in TRACES-NT übereinstimmen. Diese Felder stehen in Settings, nicht bei der Registrierung.
Wählen Sie unter How you file die Option File it yourself und verbinden Sie vor der Einreichung Ihre TRACES-Zugangsdaten. Sammeln Sie für die Partie Vertrag, Rechnung, Konnossement, Nettomasse, Produktionsland, Erntezeitraum, Exporteur, Kooperativenzuordnung und Betriebsliste.
Die der Partie zugeordneten Betriebe erfassen
Artikel 9 verlangt Angaben zu den Flächen, auf denen der Kaffee erzeugt wurde. Fordern Sie von Kooperative oder Exporteur alle beitragenden Betriebe, feste Betriebs- und Parzellenkennungen, Geolokalisierung, Produktionszeitraum und Zuordnungsnachweis an. Waschstation, Mühle, Lager, Dorfmittelpunkt, Büro oder Hafen sind keine Produktionsparzellen.
Senden Sie den Ablauf zur Parzellenerfassung und die Anforderungen an die Geolokalisierung vor dem Versand. Gleichen Sie jede zurückgesandte Kennung mit der Partienzuordnung ab. Lässt sich gemischter Kaffee nicht zu seinen Betrieben zurückverfolgen, muss der Lieferant die Zuordnung rekonstruieren.
Parzellendatei hochladen und markierte Zeilen korrigieren
Wählen Sie unter Plots die Option Add plots. Legen Sie unter Upload plots die Werte für From supplier, Commodity und Production period fest und laden Sie GeoJSON, WKT oder KML hoch. Vergleichen Sie die analysierte Anzahl mit der Betriebsliste und prüfen Sie Land, Koordinatenreihenfolge, Duplikate, Geometrie und Fläche.
Wählen Sie in diesem Beispiel Save 4 plots und korrigieren Sie markierte Datensätze anschließend vor dem Screening über Edit im Register. Löschen Sie keine ungültigen Betriebe, nur um einen grünen Status zu erhalten. Bestätigen Sie falsche Standorte, fehlende Betriebe oder Flächen beim Lieferanten.
Punkt- und Polygondaten validieren
Für eine Produktionsparzelle von 4 Hektar oder weniger genügt ein Punkt aus Breiten- und Längengrad. Eine Parzelle über 4 Hektar braucht ein Polygon um ihren Umfang. Teilen Sie einen größeren Betrieb nicht in erfundene Punkte. Prüfen Sie, ob Land, Fläche und Kennung im Register mit dem Quelldatensatz übereinstimmen.
Nutzen Sie die Karte zur Plausibilitätsprüfung, nicht als Konformitätsnachweis. Untersuchen Sie Koordinaten außerhalb des angegebenen Ursprungs oder Anbaugebiets. Wählen Sie nur Betriebe dieser Partie und bewahren Sie die Erklärung für korrigierte Ausreißer auf.
Die genaue Partie gegen den Stichtag prüfen
Öffnen Sie Checks, wählen Sie die validierten Parzellen der Partie und danach Run screening. Das Screening liefert Wald- und Landbedeckungsnachweise zum Stichtag 31. Dezember 2020. Es ist weder Genehmigung noch Konformitätszertifikat.
Führen Sie die Prüfung möglichst vor dem Versand aus. Der Bildschirm kennzeichnet Ergebnisse als Low risk, Needs review oder High risk. Schattenkaffee, Grenzfehler und lokale Landbedeckungsmuster können weitere Nachweise verlangen.
Nachweise bewerten und Risiko mindern
Wählen Sie bei Needs review oder High risk die Option Explain. Bestätigen Sie die Geometrie und beschaffen Sie parzellenspezifische Nachweise wie datierte Bilder, Betriebsunterlagen, Landdokumente, Inspektionsnotizen oder eine korrigierte Grenze.
Vervollständigen Sie die Risikobewertung nach Artikel 10 mit Rückverfolgbarkeit, Screening, Zuverlässigkeit des Lieferanten, widersprüchlichen Angaben und Legalität. Erfassen Sie unter Assess die Legality evidence by country. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar, dokumentieren Sie unter Flagged plots mit Add measure die Risikominderung nach Artikel 11 und bewerten Sie erneut. Ein Low risk-Screening allein ist keine Sorgfaltspflichtentscheidung.
DDS aus geprüften Parzellen erstellen
Öffnen Sie Statements und nutzen Sie Select screened plots. Stellen Sie unter Statement details den Activity type auf IMPORT, ergänzen Sie Internal reference (optional, ≤35 chars), bestätigen Sie HS 0901 und tragen Sie Net weight (kg) ein.
Die DDS übernimmt Produktionsländer und Geolokalisierungen samt Produktionszeiträumen aus den ausgewählten Parzellendaten. Ein eigenes Feld für den Erntezeitraum gibt es nicht. Verwenden Sie Produktions- oder Erntezeitraum des Kaffees, nicht Abfahrt oder Zollankunft, und die Nettomasse des Produkts statt Sack-, Paletten- oder Containergewicht. Prüfen Sie jedes Feld mit dem Leitfaden zur DDS-Vorlage.
Vorschau prüfen und in TRACES-NT einreichen
Gleichen Sie unter Preview & submit Marktteilnehmer, Aktivität, interne Referenz, HS heading, Nettogewicht, Erzeuger und Parzellenanzahl ab. Ist die TRACES-ready Nutzlast korrekt, wählen Sie Submit DDS to TRACES. Sie reichen die DDS in TRACES-NT ein.
Rufen Sie nach der Einreichung unter Filed statements mit Check status Referenz- und Prüfnummer ab. Eine Mock-Antwort, ein Entwurf oder eine Vorschau ist keine offizielle Einreichung. Einzelheiten zur Einrichtung bietet der Leitfaden zur Einreichung in TRACES-NT.
Nachweise fünf Jahre aufbewahren
Bewahren Sie Angaben nach Artikel 9, ursprüngliche und korrigierte Parzellendateien, Partienzuordnung, Lieferantenidentitäten, Verträge, Transportnachweise, Legalitätsnachweise, Screeningausgabe, Bewertung nach Artikel 10, Minderung nach Artikel 11, eingereichte DDS und zurückgegebene Kennungen auf. Wählen Sie unter Document pack die Option Generate full pack, um datierte Dokumentversionen zu erzeugen. Das Paket ersetzt die Quelldokumente nicht.
Nutzen Sie in jedem Archivteil dieselben Partien- und Parzellenkennungen und behalten Sie frühere datierte Nachweise, wenn sich Schlussfolgerungen ändern. Geben Sie die DDS-Referenz an Zollvertretung und nachgelagerten Käufer weiter, die sie benötigen, und behalten Sie die zugrunde liegende Akte unter Ihrer Kontrolle.
Häufige Sonderfälle bei Kaffee behandeln
- Mischungen. Nehmen Sie alle Ursprungsparzellen auf und verknüpfen Sie jede grüne Partie mit der fertigen Mischung.
- Entkoffeinierung in einem anderen Land. Das Produkt bleibt HS
0901, und Produktionsparzellen bleiben die Betriebe, auf denen der Kaffee wuchs. - Aggregation durch eine Kooperative. Beschaffen Sie die Mitgliederzuordnung vor dem Versand, statt jeden Betrieb der Kooperative jeder Partie zuzurechnen.
- EU-Einkauf mit anschließendem Export. Auch der Export ist erfasst. Bestimmen Sie die nachgelagerte Pflicht und bewahren Sie vorgelagerte DDS-Referenzen auf.
Die nächste Partie früh beginnen
Fordern Sie die Betriebszuordnung der nächsten Partie vor der Versandbuchung an. Herkunftsspezifische Nachweise behandeln die Leitfäden für Brasilien, Kolumbien, Vietnam und Äthiopien.