Déclaration EUDR pour le café: préparer et déposer la DDS

Suivez ce parcours pour un lot de café traçable. Vous collecterez les données des exploitations, conclurez à un risque négligeable, préparerez une DDS TRACES-ready, la déposerez dans TRACES-NT et conserverez les preuves pendant cinq ans. Pour le contexte, consultez le guide EUDR du café.

Confirmez votre rôle et le champ du produit

Importateur achetant à l’origine. Vous êtes l’opérateur qui met du café HS 0901 sur le marché de l’UE. Effectuez la diligence raisonnée et déposez une DDS avant l’importation.
Torréfacteur de l’UE achetant à un importateur de l’UE. Vous êtes en aval. Conservez et transmettez les numéros de référence DDS amont au lieu de déposer une nouvelle déclaration pour le même café. Une grande entreprise en aval doit aussi confirmer que la diligence raisonnée amont a été effectuée.
Micro ou petit torréfacteur important directement. Vous restez l’opérateur. La première date d’application est le 30 juin 2027 pour les micro et petites entreprises, et le 30 décembre 2026 pour les moyennes et grandes entreprises.

L’annexe I couvre le café vert, torréfié et décaféiné, les coques, pellicules et succédanés contenant du café sous le code HS 0901. Le café instantané, les extraits et essences sous le code HS 2101 sont hors champ. Confirmez le classement douanier des produits mélangés.

Commencez dans le Dashboard et définissez l’identité

Le Dashboard affiche la progression de toute l’organisation, pas un dossier séparé par lot. Attribuez au lot un identifiant stable pour les noms de fichiers et la future référence interne de la DDS. Ouvrez ensuite Settings et, sous Operator identity, remplissez Company name, Country (ISO2), EORI number et Actor route. Sélectionnez Save identity. Le nom de la société et l’EORI doivent correspondre à l’opérateur TRACES-NT. Ces champs se trouvent dans Settings, pas lors de l’inscription.

Dashboard de toute l’organisation montrant la voie Trader et ses trois étapes de progression — La capture montre les obligations Trader. Un importateur de café doit enregistrer la bonne Actor route dans Settings pour afficher le travail de l’opérateur.

La capture montre les obligations Trader. Un importateur de café doit enregistrer la bonne Actor route dans Settings pour afficher le travail de l’opérateur.

Sous How you file, choisissez File it yourself et connectez vos identifiants TRACES avant le dépôt. Pour le lot, réunissez contrat, facture, connaissement, masse nette, pays de production, période de récolte, exportateur, allocation de la coopérative et liste des exploitations.

Collectez les exploitations affectées au lot

L’article 9 exige des informations sur les terres où le café a été produit. Demandez à la coopérative ou à l’exportateur toutes les exploitations contributrices, des identifiants stables de producteur et de parcelle, la géolocalisation, la période de production et le registre d’allocation. Une station de lavage, une usine, un entrepôt, le centre d’un village, un bureau ou un port n’est pas une parcelle de production.

Registre des parcelles avec lignes enregistrées, bouton Add plots, commandes de téléversement et lien Add a supplier — Utilisez Add plots pour un fichier que vous détenez, ou Add a supplier pour collecter les parcelles par le portail fournisseur.

Utilisez Add plots pour un fichier que vous détenez, ou Add a supplier pour collecter les parcelles par le portail fournisseur.

Envoyez le processus de collecte des parcelles et les exigences de géolocalisation avant l’expédition. Rapprochez chaque identifiant reçu de l’allocation du lot. Si un café mutualisé ne peut pas être relié à ses exploitations, demandez au fournisseur de reconstituer l’allocation.

Téléversez le fichier et corrigez les lignes signalées

Dans Plots, sélectionnez Add plots. Sous Upload plots, renseignez From supplier, Commodity et Production period, puis téléversez un fichier GeoJSON, WKT ou KML. Comparez le nombre analysé au registre des exploitations et vérifiez pays, ordre des coordonnées, doublons, géométrie et superficie.

Aperçu Upload plots montrant quatre parcelles de café analysées, deux valides et deux problématiques, avec Save 4 plots — Lisez chaque problème avant Save 4 plots. Les lignes non valides sont aussi enregistrées et restent signalées pour correction.

Lisez chaque problème avant Save 4 plots. Les lignes non valides sont aussi enregistrées et restent signalées pour correction.

Sélectionnez Save 4 plots dans cet exemple, puis utilisez Edit dans le registre pour corriger les données signalées avant l’analyse. Ne supprimez pas des exploitations non valides uniquement pour obtenir un statut vert. Faites confirmer par le fournisseur les lieux, exploitations ou superficies erronés.

Validez les points et polygones

Une parcelle de production de 4 hectares ou moins peut être représentée par un point de latitude et longitude. Au-dessus de 4 hectares, elle nécessite un polygone autour de son périmètre. Ne divisez pas un grand domaine en points inventés. Vérifiez que le pays, la superficie et l’identifiant enregistrés correspondent à la source.

Registre Plots avec lignes de café valides et non valides, commandes Edit et bouton Screen 2 plots — Le registre conserve les lignes signalées. Modifiez-les, puis envoyez seulement les données validées vers Checks avec Screen 2 plots.

Le registre conserve les lignes signalées. Modifiez-les, puis envoyez seulement les données validées vers Checks avec Screen 2 plots.

Utilisez la carte comme contrôle de vraisemblance, pas comme preuve de conformité. Examinez les coordonnées hors de l’origine ou de la région de culture déclarée. Sélectionnez uniquement les exploitations liées au lot et conservez l’explication de chaque valeur aberrante corrigée.

Analysez le lot exact par rapport à la date butoir

Ouvrez Checks, sélectionnez les parcelles validées affectées au lot et choisissez Run screening. L’analyse fournit des indices forestiers et d’occupation des sols pertinents pour la date butoir du 31 décembre 2020. Ce n’est ni une approbation ni un certificat de conformité.

Tableau Checks avec parcelles de café sélectionnées et bouton Run screening — Analysez les parcelles de production sélectionnées, pas la station de lavage ni toute la base d’exploitations de l’exportateur.

Analysez les parcelles de production sélectionnées, pas la station de lavage ni toute la base d’exploitations de l’exportateur.

Effectuez l’analyse avant l’expédition si possible. L’écran classe les résultats Low risk, Needs review ou High risk. Le café d’ombre, les erreurs de limites et l’occupation locale des sols peuvent exiger des preuves supplémentaires.

Évaluez les preuves et atténuez le risque

Pour un résultat Needs review ou High risk, sélectionnez Explain. Confirmez la géométrie et obtenez des preuves propres à la parcelle, par exemple des images datées, registres agricoles, documents fonciers, notes d’inspection ou une limite corrigée.

Tableau Checks montrant un résultat Needs review et l’action Explain — Sélectionnez Explain pour examiner les indicateurs du résultat. La capture ne montre pas l’explication dépliée.

Sélectionnez Explain pour examiner les indicateurs du résultat. La capture ne montre pas l’explication dépliée.

Complétez l’évaluation du risque de l’article 10 avec la traçabilité, l’analyse, la fiabilité du fournisseur, les informations contradictoires et la légalité. Dans Assess, consignez Legality evidence by country. Si le risque n’est pas négligeable, utilisez Flagged plots et Add measure pour documenter l’atténuation de l’article 11, puis réévaluez. Un résultat Low risk ne constitue pas à lui seul une conclusion de diligence raisonnée.

Construisez la DDS à partir des parcelles analysées

Ouvrez Statements et utilisez Select screened plots. Sous Statement details, définissez Activity type sur IMPORT, ajoutez la Internal reference (optional, ≤35 chars), confirmez HS 0901 et saisissez Net weight (kg).

Éditeur Statements avec parcelles de café analysées, activité IMPORT, référence interne, HS 0901 et poids net — L’éditeur demande l’activité, la référence interne, la description des marchandises, le HS heading et le poids net.

L’éditeur demande l’activité, la référence interne, la description des marchandises, le HS heading et le poids net.

La DDS reprend les pays des producteurs et les géolocalisations des parcelles sélectionnées, avec leurs périodes de production. Elle ne comporte pas de champ distinct pour la période de récolte. Utilisez la période de production ou de récolte du café, pas la date de départ ou d’arrivée en douane, et la masse nette du produit plutôt que le poids des sacs, palettes ou conteneurs. Vérifiez chaque champ avec le guide du modèle de DDS.

Prévisualisez et déposez dans TRACES-NT

Sous Preview & submit, rapprochez l’opérateur, l’activité, la référence interne, le HS heading, le poids net, les producteurs et le nombre de parcelles. Lorsque la charge TRACES-ready est correcte, sélectionnez Submit DDS to TRACES. Vous déposez la DDS dans TRACES-NT.

Aperçu TRACES-ready d’une DDS café avec un bouton Submit DDS mock — La capture utilise Submit DDS (mock), qui simule seulement le dépôt. En production, vous utilisez Submit DDS to TRACES.

La capture utilise Submit DDS (mock), qui simule seulement le dépôt. En production, vous utilisez Submit DDS to TRACES.

Après le dépôt, utilisez Filed statements et Check status pour récupérer les numéros de référence et de vérification. Une réponse de test, un brouillon ou un aperçu n’est pas un dépôt officiel. Consultez le guide de dépôt dans TRACES-NT pour la configuration.

Conservez les preuves pendant cinq ans

Conservez les informations de l’article 9, les fichiers de parcelles source et corrigés, l’allocation du lot, les identités des fournisseurs, contrats, documents de transport, preuves de légalité, résultats d’analyse, évaluation de l’article 10, atténuation de l’article 11, DDS déposée et identifiants reçus. Dans Document pack, sélectionnez Generate full pack pour créer des versions datées. Le pack ne remplace pas les preuves source.

Document pack avant génération, avec Organisation context indiquant Trader et EORI Not set — Vérifiez Organisation context avant de générer. Cet exemple affiche encore Trader et EORI Not set, qu’un importateur doit corriger dans Settings.

Vérifiez Organisation context avant de générer. Cet exemple affiche encore Trader et EORI Not set, qu’un importateur doit corriger dans Settings.

Employez les mêmes identifiants de lot et de parcelle dans toute l’archive et gardez les preuves antérieures datées lorsque les conclusions changent. Transmettez la référence DDS au représentant en douane et à l’acheteur en aval qui en ont besoin, tout en conservant le dossier sous votre contrôle.

Traitez les cas particuliers fréquents du café

Mélanges. Incluez chaque parcelle d’origine et reliez chaque lot vert au mélange fini.
Décaféination dans un autre pays. Le produit reste classé HS 0901, et les parcelles de production restent les exploitations où le café a poussé.
Agrégation en coopérative. Obtenez l’allocation des membres avant l’expédition au lieu d’affecter chaque exploitation de la coopérative à chaque lot.
Achat dans l’UE suivi d’une exportation. L’exportation est aussi couverte. Déterminez l’obligation en aval et conservez les références DDS amont.

Commencez tôt le lot suivant

Demandez l’allocation des exploitations du prochain lot avant de réserver l’expédition. Pour les preuves propres à l’origine, consultez les guides du Brésil, de la Colombie, du Vietnam et de l’Éthiopie.

Comment déposer une déclaration EUDR pour le café, étape par étape