Collectez les parcelles de production liées à chaque lot de café destiné à l’UE sous HS 0901. Les fournisseurs peuvent les envoyer par un portail plotvera sécurisé sans créer de compte.
Commencez par les fournisseurs actifs et les lots qui devraient entrer dans l’UE en premier. Utilisez la liste de contrôle EUDR pour suivre les autres informations nécessaires à la diligence raisonnée.
Étape 1 : cartographier la chaîne de fournisseurs
Ouvrez Suppliers. Ajoutez chaque organisation auprès de laquelle vous achetez et chaque organisation en amont qui doit fournir les données des exploitations. Classez les fournisseurs directs en Tier 1. Utilisez Edit pour attribuer les niveaux en amont et Sells into. Les niveaux enregistrent votre cartographie, plotvera ne découvre pas la chaîne.
- Créez une fiche par organisation avec un nom reconnaissable par les équipes achats et conformité.
- Ne créez pas un fournisseur par petit exploitant lorsque votre contrat est conclu avec une coopérative. Ses exploitations arrivent comme parcelles dans la soumission de la coopérative.
- Utilisez Direct upload uniquement pour les fichiers de parcelles importés par votre propre équipe.
La page ne propose pas de champs pour un responsable, une échéance ou un statut de collecte personnalisé. Suivez-les dans votre processus, puis utilisez Not invited, Invite active et to review pour repérer les actions à mener dans plotvera.
Étape 2 : ajouter un fournisseur identifiable
Sélectionnez Add supplier. Saisissez Supplier name et, si utile, Contact email (optional) ainsi que Invite language (optional). Les langues d’invitation disponibles sont English, Español et Português.
- Utilisez le nom de l’organisation figurant dans les achats et n’ajoutez une origine ou une référence fournisseur au nom que pour distinguer des doublons.
- Choisissez la personne capable d’obtenir les dossiers des exploitations, par exemple l’agronome de la coopérative ou le responsable de la traçabilité.
- Conservez l’identité du fournisseur et les échanges avec les preuves, comme indiqué dans le guide de conservation des dossiers.
Après l’ajout, plotvera ouvre le panneau d’invitation du fournisseur.
Étape 3 : envoyer le lien propre au fournisseur
Sélectionnez Invite. Utilisez Send link by email ou Create a link to copy pour un autre canal. Copiez immédiatement un nouveau lien, car il ne s’affiche qu’une fois. Les liens expirent après 30 jours et peuvent être révoqués. Les invitations au portail fournisseur sont disponibles avec Pro et Business.
- Précisez la culture, l’origine, la période de production ou les lots d’achat concernés et fixez une échéance.
- Demandez toutes les exploitations de production liées à ces lots, pas le bureau de la coopérative, l’usine, l’entrepôt ou un point dans le village.
- Envoyez le guide de géolocalisation des petites exploitations lorsque les équipes de terrain ont besoin d’aide pour relever les coordonnées.
Ne réutilisez pas un lien pour plusieurs fournisseurs. Si les informations ne peuvent pas être obtenues et vérifiées, le flux de café concerné n’est pas prêt pour une DDS. plotvera prépare des preuves TRACES-ready, mais c’est vous qui soumettez la DDS dans TRACES-NT.
Étape 4 : collecter les parcelles de production
Le portail sans compte commence par 1 · Submit your plot locations. Le fournisseur sélectionne le produit et la période de production, puis importe un fichier GeoJSON, WKT ou KML, ou relève une limite avec le GPS d’un téléphone sur le terrain.
Les équipes techniques doivent utiliser des coordonnées WGS84 et un GeoJSON conforme à RFC 7946. Partagez le guide du format GeoJSON et le guide des exigences de géolocalisation si nécessaire.
- Selon l’art. 2(28), une parcelle de 4 hectares ou moins exige au moins un point de latitude et de longitude avec au moins 6 décimales.
- Une parcelle de plus de 4 hectares exige un polygone décrivant son périmètre.
- Incluez chaque exploitation liée au lot et supprimez les doublons. Une usine ou un bureau ne peut pas remplacer une parcelle de production.
La validation contrôle la géométrie, pas la livraison du lot par cette exploitation. Comparez les noms et identifiants des parcelles aux listes de membres et aux affectations de lots. Examinez les emplacements situés dans une ville ou un océan et contrôlez la production au regard de la date butoir du 31 décembre 2020.
Étape 5 : collecter les preuves complémentaires
Le portail marque 2 · Sign the supplier declaration et 3 · Upload legality evidence comme facultatifs. Demandez-les lorsqu’ils font partie de votre demande de preuves.
Pour les produits concernés par l’art. 2(40), la déclaration relie les marchandises fournies aux parcelles soumises et indique que, selon les connaissances du signataire, elles n’ont pas été produites sur des terres déboisées ou dégradées après le 31 décembre 2020 et respectaient la législation du pays de production.
- Vérifiez le nom complet, la fonction, l’autorité et l’organisation du signataire.
- Rapprochez la déclaration, les parcelles, l’origine et le flux de café, puis examinez les dates ou dossiers contradictoires.
- Traitez la déclaration comme un élément de preuve, pas comme une preuve définitive. Selon l’art. 4, votre entreprise reste responsable de la diligence raisonnée et de la DDS qu’elle soumet. Utilisez le guide d’évaluation des risques en cas de contradiction ou d’indicateur de risque.
Les preuves de légalité sont également facultatives dans le portail, mais les preuves nécessaires à votre diligence raisonnée ne le sont pas. Précisez les documents requis pour le pays et la chaîne d’approvisionnement.
Examiner chaque soumission
Les éléments du portail restent en attente jusqu’à ce que vous ouvriez Review supplier submissions et choisissiez Accept ou Reject. Accepter des parcelles ajoute les parcelles valides et signalées au registre. Les parcelles signalées doivent encore être corrigées avant le contrôle.
- Rejetez une soumission incorrecte et demandez au fournisseur de la renvoyer. La file de révision ne propose pas d’action de retour pour modification.
- Contrôlez les parcelles acceptées et valides, évaluez le résultat et consignez toute mesure d’atténuation avant de les utiliser dans une DDS.
- Conservez les preuves acceptées, les fichiers sources et les échanges pendant 5 ans.
Lorsque les preuves sont prêtes, configurez l’accès avec le guide des identifiants TRACES et suivez le guide de dépôt d’une DDS. L’acceptation d’un fournisseur ne constitue ni une approbation de l’UE ni une garantie de dédouanement.