Comment déposer une DDS dans TRACES, étape par étape

Ce guide explique le dépôt EUDR dans TRACES, notamment comment remplir une déclaration de diligence raisonnée (DDS) et la soumettre vous-même dans TRACES-NT, le système d’information EUDR de l’UE, après y avoir accédé par EU Login. Il commence par la décision relative au dépôt, transforme les preuves de l’article 9 en données prêtes pour le formulaire, évalue le risque au titre de l’article 10 et se termine par un numéro de référence et un dossier conservé cinq ans. Il suppose que vous avez un envoi réel à déclarer. Pour disposer d’une référence réutilisable sur les champs, gardez le modèle de DDS et le guide des champs ouvert à côté de ce tutoriel.

Étape 1 : confirmez qui dépose et ce que couvre la DDS

L’opérateur en amont qui met pour la première fois un produit concerné sur le marché de l’UE, ou qui l’exporte, remplit la DDS avant le mouvement du produit. Depuis la simplification de décembre 2025, les opérateurs en aval et les commerçants ne déposent pas une nouvelle DDS : l’opérateur en amont transmet son numéro de référence au premier acheteur en aval, qui l’enregistre. Un opérateur primaire micro ou petit établi dans un pays à faible risque utilise plutôt une déclaration simplifiée unique. Pour les dépôts ordinaires en amont, la base opérationnelle la plus claire consiste à établir une DDS par envoi, en y reliant chaque ligne de produit, lot fournisseur et parcelle de production de cet envoi.

Étape 2 : créez un EU Login pour une personne réelle

TRACES-NT est le système de l’UE dans lequel vous soumettez la DDS, et vous y accédez par EU Login, le service d’identité de la Commission. Créez l’accès pour une personne physique nommée dans votre entreprise, et non pour une boîte aux lettres partagée. Cet utilisateur doit disposer du rôle ou de l’autorisation approprié pour l’organisation de l’opérateur avant de travailler sur une déclaration. Configurez l’authentification à deux facteurs et ajoutez un deuxième utilisateur enregistré afin que les congés ou départs de personnel ne bloquent pas un envoi. L’environnement ACCEPTANCE est une copie de formation distincte : inscrivez-vous également dans cet environnement si vous souhaitez répéter la procédure sans effet juridique avant d’utiliser PRODUCTION. Pour une soumission de machine à machine, suivez le guide des identifiants API TRACES-NT pour la voie distincte d’accès au service web.

Étape 3 : enregistrez l’opérateur et vérifiez l’EORI

Dans le système d’information EUDR, créez l’entreprise en tant qu’opérateur ou demandez l’accès si un collègue l’a déjà enregistrée. Utilisez la raison sociale et l’adresse légales, sélectionnez l’activité réelle et enregistrez-vous dans l’État membre d’établissement. Un profil d’importation ou d’exportation doit comporter un numéro EORI valide. Vérifiez l’EORI avant de commencer une déclaration, car l’identité de l’opérateur alimente la DDS et la référence devra ensuite correspondre aux données douanières.

Étape 4 : constituez le dossier de preuves de l’article 9 par envoi

• Produit et quantité : code SH de l’annexe I, description libre, dénomination commerciale, masse nette en kilogrammes et toute unité supplémentaire prévue par le tarif. Pour le bois, ajoutez le nom commun et le nom scientifique complet de l’espèce.
• Origine et production : pays de production, région pertinente et date ou période de production pour chaque lot source.
• Géolocalisation : chaque parcelle de production. Un point de latitude et de longitude suffit pour une parcelle de 4 hectares ou moins ; au-delà de 4 hectares, un polygone de périmètre est obligatoire. Validez le GeoJSON prêt pour TRACES avant l’importation.
• Traçabilité de la chaîne d’approvisionnement : noms, adresses postales et adresses électroniques des fournisseurs et clients professionnels, ainsi que les références de lot, de facture et de transport qui relient l’envoi à ses parcelles.
• Preuve d’absence de déforestation : contrôle concluant et vérifiable des parcelles par rapport à la date butoir du 31 décembre 2020, avec conservation du jeu de données, du résultat et de la date de révision.
• Preuve de légalité : documents couvrant le droit applicable du pays de production, notamment, selon le cas, les droits d’utilisation des terres, les règles environnementales et forestières, les droits des tiers, les droits du travail et les droits humains, ainsi que les règles fiscales, commerciales, douanières et anticorruption.

Tous les justificatifs ne sont pas collés dans la DDS. L’article 9 définit les preuves à collecter et conserver ; l’annexe II définit le sous-ensemble de données et la déclaration à saisir dans TRACES-NT. Votre dossier doit rendre le lien entre les deux vérifiable.

Étape 5 : documentez l’évaluation du risque de l’article 10 et toute atténuation

Vérifiez le dossier de l’article 9, puis consignez la manière dont vous avez évalué chaque critère applicable de l’article 10. Un examen pratique en neuf volets couvre :

1. le classement du pays, la présence de forêts et la prévalence de la déforestation ou de la dégradation des forêts ;
2. la présence de peuples autochtones, la consultation de bonne foi et les revendications motivées relatives à l’utilisation ou à la propriété des terres ;
3. la fiabilité et la validité des sources, ainsi que la concordance entre les documents ;
4. la corruption, la falsification de documents, l’application insuffisante de la loi, les violations des droits humains, les conflits armés ou les sanctions ;
5. la complexité de la chaîne d’approvisionnement, les étapes de transformation et la capacité à rattacher le produit aux parcelles ;
6. le risque de contournement ou de mélange avec une origine inconnue ou non conforme ;
7. les conclusions pertinentes publiées par les groupes d’experts de la Commission ;
8. les préoccupations étayées et les antécédents de conformité des acteurs de la chaîne d’approvisionnement ;
9. tout autre signal de risque, les certifications ou preuves de tiers servant d’appui et non de remplacement de la diligence raisonnée.

Si le risque est supérieur à négligeable, arrêtez-vous et atténuez-le au titre de l’article 11, par exemple en demandant de meilleurs documents, en commandant une enquête ou un audit indépendant, en corrigeant la traçabilité ou en excluant une parcelle. Ne soumettez la DDS qu’après avoir établi par écrit que le risque résiduel est nul ou négligeable. Un approvisionnement à faible risque peut relever de la diligence raisonnée simplifiée, mais de nouvelles informations ou une préoccupation étayée imposent de rouvrir l’évaluation.

Étape 6 : créez et remplissez la DDS dans TRACES-NT

Dans PRODUCTION, créez une nouvelle déclaration de diligence raisonnée. Complétez l’opérateur et le contexte de l’activité, ajoutez votre référence interne d’envoi, puis créez chaque ligne de produit avec son code SH, sa description, sa dénomination commerciale et sa quantité. Ajoutez le pays de production et chaque parcelle au produit concerné, en dessinant les coordonnées ou en important le GeoJSON. N’utilisez un point que pour 4 hectares ou moins et un polygone au-delà de 4 hectares. Relisez la déclaration juridique et les coordonnées de la personne responsable, puis rapprochez les lignes de produit, la quantité totale, la liste des parcelles et les documents d’expédition avant de soumettre. La confidentialité de la géolocalisation peut protéger la carte des parcelles des utilisateurs en aval, mais les autorités compétentes y conservent accès.

Étape 7 : soumettez, attendez AVAILABLE et récupérez les numéros

La soumission est un acte juridique : elle confirme que la diligence raisonnée a été exercée et qu’elle a conclu à un risque nul ou négligeable de violation des exigences d’absence de déforestation ou de légalité. La déclaration passe de SUBMITTED au profilage du risque par le système, puis à AVAILABLE ou REJECTED. Lorsqu’elle est disponible, récupérez le numéro de référence et le numéro de vérification émis par le système. Inscrivez la référence de la DDS dans la déclaration en douane pour une importation ou une exportation et ne faites pas circuler l’envoi avant que la déclaration soit utilisable.

Étape 8 : transmettez la référence en aval et conservez le dossier

Reliez les numéros de référence et de vérification à l’envoi dans votre ERP ou registre d’expédition. Communiquez la référence de la DDS au premier opérateur ou commerçant en aval. Cet acheteur enregistre le numéro en amont au lieu de déposer une autre DDS, et tous les registres applicables de la chaîne d’approvisionnement sont conservés au moins cinq ans. L’opérateur conserve également la DDS pendant cinq ans à compter de sa soumission et les preuves de l’article 9 pendant cinq ans à compter de la mise sur le marché ou de l’exportation. Utilisez la liste de contrôle du dossier de preuves sur cinq ans afin qu’une autorité puisse reproduire la décision sans la reconstruire.

Exemple pratique : un envoi de café brésilien

Supposons que Verde Porto Coffee SRL importe un conteneur de café vert en Italie. Les noms et identifiants ci-dessous sont donnés à titre d’illustration, mais le flux est identique dans une DDS réelle.

1. Opérateur : Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste, avec l’EORI fictif IT123456789012 et la référence interne d’envoi VP-2026-041.
2. Produit : café vert, HS 0901, description commerciale "Grains verts d’Arabica du Brésil", masse nette 18,000 kg.
3. Origine et chaîne : Brésil, Minas Gerais, fourni par Cooperativa Vale Verde ; la facture d’achat, le lot CVV-44 et le connaissement relient le conteneur à deux exploitations et à la période de production de janvier à mars 2026.
4. Parcelle 1 : Fazenda Boa Vista, 3.2 hectares. Un point de latitude et de longitude à six décimales suffit, car la parcelle ne dépasse pas 4 hectares.
5. Parcelle 2 : Fazenda Lago Azul, 12.6 hectares. Le fichier utilise un polygone de périmètre identifié BR-CAF-002, car la parcelle dépasse 4 hectares.
6. Preuves et risque : les références CAR BR-MG-001 et BR-MG-002, les documents sur les droits d’utilisation des terres et les factures du fournisseur étayent la légalité, mais ne sont pas acceptés sans contrôle. L’analyse des parcelles ne détecte aucune perte de forêt après le 31 décembre 2020. Une divergence initiale de limite est atténuée au moyen d’un GeoJSON corrigé et d’un contrôle documentaire indépendant, après quoi le risque résiduel est qualifié de négligeable.
7. Saisie dans TRACES-NT : une DDS pour cet envoi, une ligne de produit HS 0901, 18,000 kg, le Brésil, les deux géométries de parcelle, l’identité de l’opérateur et la déclaration signée de l’annexe II.
8. Après soumission : une fois AVAILABLE, l’importateur enregistre les numéros de référence et de vérification émis par le système, place la référence dans les données douanières, l’envoie au premier acheteur en aval et archive le dossier complet pendant cinq ans.

Corrections : utilisez avec soin la fenêtre de 72 heures

TRACES-NT permet une modification ou un retrait dans les 72 heures suivant la fourniture du numéro de référence, sauf si la DDS a déjà été utilisée en douane, référencée lorsque cela est permis, sélectionnée pour un contrôle ou si le produit a circulé sous sa couverture. Une modification écrase la déclaration sous la même référence ; après ce délai, une correction substantielle exige normalement une nouvelle DDS et une nouvelle référence. Déposez suffisamment tôt pour valider la déclaration retournée avant que les douanes n’en aient besoin.

Le dépôt en volume suit les mêmes points de contrôle

Le système d’information EUDR prend également en charge la transmission de machine à machine pour les flux importants. L’automatisation modifie la saisie, pas la responsabilité : l’opérateur doit toujours contrôler les preuves de l’article 9, la conclusion de l’article 10, les quantités, les parcelles et la déclaration finale. plotvera prépare la géométrie validée, les preuves d’analyse et les données DDS prêtes pour TRACES ; vous les soumettez dans TRACES-NT et conservez les numéros émis.

Erreurs à prévenir avant la soumission

• Mauvais déposant ou mauvais régime : confirmez le statut d’opérateur en amont et vérifiez si la déclaration de l’opérateur primaire micro ou petit s’applique.
• EORI, nom de l’opérateur, code SH ou quantité absents ou différents entre la DDS et les documents douaniers.
• Origines incomplètes : un lot fournisseur ou une parcelle de production de l’envoi manque.
• Géométrie invalide, notamment un point utilisé au-delà de 4 hectares, un polygone non fermé ou des coordonnées inversées. Vérifiez les règles de géolocalisation avant l’importation.
• Documents de légalité collectés mais non vérifiés, ou conclusion sur le risque qui ne montre pas comment les critères de l’article 10 ont été appliqués.
• Soumission alors que l’atténuation reste ouverte ou que le risque résiduel est supérieur à négligeable.
• Référence non récupérée après AVAILABLE ou non reliée aux douanes, à l’acheteur et au dossier de cinq ans.

Pour l’échéance de dépôt et les cas particuliers liés aux rôles, consultez le guide des échéances 2026 et 2027 et le guide des opérateurs, opérateurs en aval et commerçants.