Come presentare una DDS in TRACES, passo dopo passo

Questa guida spiega la presentazione EUDR in TRACES, incluso come compilare una dichiarazione di dovuta diligenza (DDS) e presentarla personalmente in TRACES-NT, il sistema informativo EUDR dell’UE, dopo aver effettuato l’accesso tramite EU Login. Parte dalla decisione su chi debba presentarla, trasforma le prove dell’articolo 9 in dati pronti per il modulo, verifica il rischio ai sensi dell’articolo 10 e termina con un numero di riferimento e un archivio quinquennale. Presuppone che vi sia una spedizione reale da dichiarare. Per un riferimento riutilizzabile sui campi, tenga aperta accanto a questa procedura la guida al modello e ai campi della DDS.

Passaggio 1: confermi chi presenta la DDS e cosa copre

L’operatore a monte che immette per primo sul mercato dell’UE un prodotto interessato, o lo esporta, compila la DDS prima che il prodotto venga movimentato. Dopo la semplificazione di dicembre 2025, gli operatori a valle e i commercianti non presentano una nuova DDS: l’operatore a monte trasmette il proprio numero di riferimento al primo acquirente a valle, che lo registra. Un operatore primario micro o piccolo stabilito in un paese a basso rischio utilizza invece una dichiarazione semplificata una tantum. Per le normali presentazioni a monte, la base operativa più chiara è una DDS per spedizione, con ogni riga di prodotto, lotto del fornitore e appezzamento di produzione della spedizione collegati alla dichiarazione.

Passaggio 2: crei un EU Login per una persona reale

TRACES-NT è il sistema dell’UE in cui presenta la DDS, e vi accede tramite EU Login, il servizio di identità della Commissione. Crei l’accesso per una persona fisica identificata dell’azienda, non per una casella di posta condivisa. L’utente deve avere il ruolo o l’autorizzazione appropriato per l’organizzazione dell’operatore prima di lavorare su una dichiarazione. Configuri l’autenticazione a due fattori e aggiunga un secondo utente registrato, affinché ferie o cambi di personale non blocchino una spedizione. L’ambiente ACCEPTANCE è una copia separata per la formazione: si registri anche lì se vuole provare la procedura senza effetti giuridici prima di usare PRODUCTION. Per la presentazione da macchina a macchina, segua la guida alle credenziali API TRACES-NT per il percorso separato di accesso al web service.

Passaggio 3: registri l’operatore e verifichi l’EORI

Nel sistema informativo EUDR, crei l’azienda come operatore oppure chieda l’accesso se un collega l’ha già registrata. Usi la denominazione legale e l’indirizzo dell’azienda, selezioni l’attività effettiva e si registri nello Stato membro di stabilimento. Un profilo di importazione o esportazione richiede un numero EORI valido. Verifichi l’EORI prima di iniziare una dichiarazione, perché l’identità dell’operatore confluisce nella DDS e il riferimento dovrà poi corrispondere ai dati doganali.

Passaggio 4: prepari il fascicolo probatorio dell’articolo 9 per ogni spedizione

• Prodotto e quantità: codice HS dell’allegato I, descrizione libera, denominazione commerciale, massa netta in chilogrammi ed eventuale unità supplementare prevista dalla tariffa. Per il legno aggiunga il nome comune e il nome scientifico completo della specie.
• Origine e produzione: paese di produzione, regione pertinente e data o intervallo temporale di produzione per ogni lotto di origine.
• Geolocalizzazione: ogni appezzamento di produzione. Un punto di latitudine e longitudine è sufficiente per un appezzamento di 4 ettari o meno; oltre 4 ettari è obbligatorio un poligono perimetrale. Convalidi il GeoJSON pronto per TRACES prima del caricamento.
• Traccia della catena di approvvigionamento: nomi, indirizzi postali e indirizzi email di fornitori e clienti commerciali, oltre ai riferimenti di lotto, fattura e trasporto che collegano la spedizione ai suoi appezzamenti.
• Prova di assenza di deforestazione: verifica conclusiva e controllabile degli appezzamenti rispetto alla data limite del 31 dicembre 2020, conservando il set di dati, il risultato e la data della revisione.
• Prova di legalità: documenti relativi alla normativa applicabile del paese di produzione, compresi, ove pertinenti, diritti di uso del suolo, norme ambientali e forestali, diritti di terzi, diritti del lavoro e diritti umani, norme fiscali, commerciali, doganali e anticorruzione.

Non tutti i documenti giustificativi vengono incollati nella DDS. L’articolo 9 definisce le prove da raccogliere e conservare; l’allegato II definisce il sottoinsieme di dati e la dichiarazione da inserire in TRACES-NT. Il fascicolo deve rendere verificabile il collegamento tra i due livelli.

Passaggio 5: documenti la valutazione del rischio dell’articolo 10 e ogni mitigazione

Verifichi il fascicolo dell’articolo 9 e registri poi come ha valutato ogni criterio applicabile dell’articolo 10. Un controllo pratico in nove parti comprende:

1. la classificazione del paese, la presenza di foreste e la diffusione della deforestazione o del degrado forestale;
2. la presenza di popoli indigeni, la consultazione in buona fede e le rivendicazioni motivate sull’uso o sulla proprietà dei terreni;
3. l’affidabilità e la validità delle fonti e la coerenza tra i documenti;
4. corruzione, falsificazione di documenti, applicazione debole della legge, violazioni dei diritti umani, conflitti armati o sanzioni;
5. la complessità della catena di approvvigionamento, le fasi di trasformazione e la possibilità di risalire dal prodotto agli appezzamenti;
6. il rischio di elusione o di mescolanza con origini sconosciute o non conformi;
7. le conclusioni pertinenti pubblicate dai gruppi di esperti della Commissione;
8. le segnalazioni circostanziate e i precedenti di conformità degli attori della catena di approvvigionamento;
9. ogni altro segnale di rischio, usando certificazioni o prove di terzi come supporto e non come sostituto della dovuta diligenza.

Se il rischio è superiore a trascurabile, si fermi e lo mitighi ai sensi dell’articolo 11, per esempio richiedendo documenti migliori, commissionando un’indagine o un audit indipendente, correggendo la tracciabilità o escludendo un appezzamento. Presenti la DDS solo dopo che il rischio residuo documentato è nullo o trascurabile. L’approvvigionamento da paesi a basso rischio può beneficiare della dovuta diligenza semplificata, ma nuove informazioni o una segnalazione circostanziata riaprono comunque la valutazione.

Passaggio 6: crei e compili la DDS in TRACES-NT

In PRODUCTION, crei una nuova dichiarazione di dovuta diligenza. Completi i dati dell’operatore e il contesto dell’attività, aggiunga il riferimento interno della spedizione e crei poi ogni riga di prodotto con codice HS, descrizione, denominazione commerciale e quantità. Aggiunga il paese di produzione e ogni appezzamento al prodotto pertinente, tracciando le coordinate o importando il GeoJSON. Usi un punto solo per 4 ettari o meno e un poligono oltre 4 ettari. Riveda la dichiarazione legale e i dati della persona responsabile, quindi riconcili righe di prodotto, quantità totale, elenco degli appezzamenti e documenti di spedizione prima dell’invio. La riservatezza della geolocalizzazione può proteggere la mappa degli appezzamenti dagli utenti a valle, ma le autorità competenti mantengono l’accesso.

Passaggio 7: invii, attenda AVAILABLE e acquisisca i numeri

La presentazione è un atto giuridico: conferma che la dovuta diligenza è stata esercitata e ha riscontrato un rischio nullo o trascurabile di violazione dei requisiti di assenza di deforestazione o di legalità. La dichiarazione passa da SUBMITTED attraverso la profilazione del rischio del sistema fino a AVAILABLE oppure REJECTED. Quando è disponibile, acquisisca il numero di riferimento e il numero di verifica rilasciati dal sistema. Inserisca il riferimento della DDS nella dichiarazione doganale per un’importazione o un’esportazione e non movimentI la spedizione finché la dichiarazione non è utilizzabile.

Passaggio 8: trasmetta il riferimento a valle e conservi il fascicolo

Colleghi i numeri di riferimento e di verifica alla spedizione nell’ERP o nel registro delle spedizioni. Trasmetta il riferimento della DDS al primo operatore a valle o commerciante. L’acquirente registra il numero a monte invece di presentare un’altra DDS e tutti i registri applicabili della catena di approvvigionamento sono conservati per almeno cinque anni. L’operatore conserva inoltre la DDS per cinque anni dalla presentazione e le prove dell’articolo 9 per cinque anni dall’immissione sul mercato o dall’esportazione. Usi la checklist del fascicolo probatorio quinquennale affinché un’autorità possa riprodurre la decisione senza ricostruirla.

Esempio svolto: una spedizione di caffè brasiliano

Supponiamo che Verde Porto Coffee SRL importi in Italia un container di caffè verde. I nomi e gli identificativi seguenti sono illustrativi, ma il flusso di lavoro è lo stesso in una DDS reale.

1. Operatore: Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste, con EORI illustrativo IT123456789012 e riferimento interno della spedizione VP-2026-041.
2. Prodotto: caffè verde, HS 0901, descrizione commerciale "Chicchi verdi di Arabica brasiliana", massa netta 18,000 kg.
3. Origine e catena: Brasile, Minas Gerais, fornito da Cooperativa Vale Verde; fattura di acquisto, lotto CVV-44 e polizza di carico collegano il container a due aziende agricole e al periodo di produzione da gennaio a marzo 2026.
4. Appezzamento 1: Fazenda Boa Vista, 3.2 ettari. È sufficiente un punto di latitudine e longitudine a sei decimali perché l’appezzamento non supera 4 ettari.
5. Appezzamento 2: Fazenda Lago Azul, 12.6 ettari. Il file usa un poligono perimetrale identificato come BR-CAF-002 perché l’appezzamento supera 4 ettari.
6. Prove e rischio: i riferimenti CAR BR-MG-001 e BR-MG-002, i documenti sui diritti d’uso del suolo e le fatture del fornitore sostengono la legalità, ma non sono accettati senza verifica. Il controllo degli appezzamenti non rileva perdita di foresta dopo il 31 dicembre 2020. Una discrepanza iniziale del confine viene mitigata con un GeoJSON corretto e una verifica documentale indipendente, dopodiché il rischio residuo viene registrato come trascurabile.
7. Inserimento in TRACES-NT: una DDS per questa spedizione, una riga di prodotto HS 0901, 18,000 kg, Brasile, entrambe le geometrie degli appezzamenti, l’identità dell’operatore e la dichiarazione firmata dell’allegato II.
8. Dopo la presentazione: quando lo stato è AVAILABLE, l’importatore registra i numeri di riferimento e di verifica rilasciati dal sistema, inserisce il riferimento nei dati doganali, lo invia al primo acquirente a valle e archivia il fascicolo completo per cinque anni.

Correzioni: usi con attenzione la finestra di 72 ore

TRACES-NT consente la modifica o il ritiro entro 72 ore dal rilascio del numero di riferimento, salvo che la DDS sia già stata usata in dogana, richiamata ove consentito, selezionata per un controllo o che il prodotto sia stato movimentato in base ad essa. Una modifica sovrascrive la dichiarazione mantenendo lo stesso riferimento; dopo la scadenza della finestra, una correzione sostanziale richiede normalmente una nuova DDS e un nuovo riferimento. Presenti con sufficiente anticipo per convalidare la dichiarazione restituita prima che serva alla dogana.

La presentazione in volume segue gli stessi punti di controllo

Il sistema informativo EUDR supporta anche la trasmissione da macchina a macchina per i flussi ad alto volume. L’automazione cambia l’inserimento dei dati, non la responsabilità: l’operatore deve continuare a controllare le prove dell’articolo 9, la conclusione dell’articolo 10, le quantità, gli appezzamenti e la dichiarazione finale. plotvera prepara geometrie convalidate, prove di screening e dati DDS pronti per TRACES; lei li presenta in TRACES-NT e conserva i numeri rilasciati.

Errori da prevenire prima della presentazione

• Presentatore o percorso errato: confermi lo status di operatore a monte e se si applica la dichiarazione dell’operatore primario micro o piccolo.
• EORI, denominazione dell’operatore, codice HS o quantità mancanti o non coerenti tra DDS e documenti doganali.
• Insieme delle origini incompleto: manca un lotto di fornitore o un appezzamento di produzione della spedizione.
• Geometria non valida, compreso un punto usato oltre 4 ettari, un poligono non chiuso o coordinate invertite. Controlli le regole di geolocalizzazione prima del caricamento.
• Documenti di legalità raccolti ma non verificati, oppure conclusione sul rischio che non mostra come sono stati applicati i criteri dell’articolo 10.
• Presentazione mentre la mitigazione è ancora aperta o il rischio residuo è superiore a trascurabile.
• Mancata acquisizione del riferimento dopo AVAILABLE o mancato collegamento alla dogana, all’acquirente e al registro quinquennale.

Per la scadenza di presentazione e i casi particolari relativi ai ruoli, usi la guida alle scadenze 2026 e 2027 e la guida a operatori, operatori a valle e commercianti.