Raccogli le parcelle di produzione dietro ogni lotto di caffè destinato all’UE con HS 0901. I fornitori possono inviarle tramite un portale plotvera sicuro senza creare un account.
Inizia dai fornitori attivi e dai lotti che dovrebbero entrare per primi nell’UE. Usa la checklist EUDR per seguire le altre informazioni necessarie alla dovuta diligenza.
Passaggio 1: mappa la catena dei fornitori
Apri Suppliers. Aggiungi ogni organizzazione da cui acquisti e ogni organizzazione a monte che deve fornire i dati delle aziende agricole. Imposta i fornitori diretti come Tier 1. Usa Edit per assegnare i livelli a monte e Sells into. I livelli registrano la tua mappatura, plotvera non scopre la catena.
- Crea un record per organizzazione con un nome riconoscibile dai team acquisti e conformità.
- Non creare un fornitore per ogni piccolo agricoltore se il contratto è con una cooperativa. Le sue aziende arrivano come parcelle nell’invio della cooperativa.
- Usa Direct upload solo per i file delle parcelle caricati dal tuo team.
La pagina non offre campi per responsabili, scadenze o stati di raccolta personalizzati. Seguili nel tuo processo operativo, poi usa Not invited, Invite active e to review per vedere cosa richiede un intervento in plotvera.
Passaggio 2: aggiungi un fornitore riconoscibile
Seleziona Add supplier. Inserisci Supplier name e, se utile, Contact email (optional) e Invite language (optional). Le lingue disponibili per l’invito sono English, Español e Português.
- Usa il nome dell’organizzazione presente nei registri di acquisto e aggiungi origine o riferimento del fornitore al nome solo quando serve a distinguere duplicati.
- Usa il contatto che può ottenere i registri delle aziende, come un agronomo della cooperativa o il responsabile della tracciabilità.
- Conserva identità del fornitore e corrispondenza con le prove come descritto nella guida alla conservazione dei registri.
Dopo aver aggiunto il fornitore, plotvera apre il relativo pannello di invito.
Passaggio 3: invia il link specifico del fornitore
Seleziona Invite. Usa Send link by email oppure Create a link to copy per un altro canale. Copia subito un link appena creato perché viene mostrato una sola volta. I link scadono dopo 30 giorni e possono essere revocati. Gli inviti al portale fornitori sono disponibili con Pro e Business.
- Indica coltura, origine, periodo di produzione o lotti di acquisto interessati e assegna una scadenza.
- Richiedi tutte le aziende di produzione dietro quei lotti, non l’ufficio della cooperativa, il mulino, il magazzino o un punto nel villaggio.
- Invia la guida alla geolocalizzazione dei piccoli agricoltori quando le squadre sul campo hanno bisogno di aiuto per raccogliere le coordinate.
Non riutilizzare un link per più fornitori. Se le informazioni non possono essere ottenute e verificate, il flusso di caffè interessato non è pronto a supportare una DDS. plotvera prepara prove TRACES-ready, ma sei tu a presentare la DDS in TRACES-NT.
Passaggio 4: raccogli le parcelle di produzione
Il portale senza account inizia da 1 · Submit your plot locations. Il fornitore seleziona prodotto e periodo di produzione, poi carica GeoJSON, WKT o KML oppure acquisisce un confine con il GPS del telefono sul campo.
I team tecnici devono usare coordinate WGS84 e GeoJSON conforme a RFC 7946. Condividi la guida al formato GeoJSON e la guida ai requisiti di geolocalizzazione quando necessario.
- Ai sensi dell’art. 2(28), una parcella di 4 ettari o meno richiede almeno un punto di latitudine e longitudine con almeno 6 cifre decimali.
- Una parcella superiore a 4 ettari richiede un poligono che ne descriva il perimetro.
- Includi ogni azienda collegata al lotto ed elimina i duplicati. Un mulino o un ufficio non può sostituire una parcella di produzione.
La validazione controlla la geometria, non se l’azienda ha fornito il tuo lotto. Confronta nomi e ID delle parcelle con elenchi dei soci e registri di assegnazione dei lotti. Esamina le posizioni in città o oceani e verifica la produzione rispetto alla data limite del 31 dicembre 2020.
Passaggio 5: raccogli le prove di supporto
Il portale contrassegna 2 · Sign the supplier declaration e 3 · Upload legality evidence come facoltativi. Richiedili quando fanno parte della tua richiesta di prove.
Per i prodotti pertinenti ai sensi dell’art. 2(40), la dichiarazione collega le merci fornite alle parcelle inviate e afferma che, per quanto a conoscenza del firmatario, non sono state prodotte su terreni deforestati o degradati dopo il 31 dicembre 2020 e rispettavano le leggi applicabili del paese di produzione.
- Conferma nome completo, ruolo, autorità e organizzazione del firmatario.
- Confronta dichiarazione, parcelle, origine e flusso di caffè, poi esamina date o registri contrastanti.
- Tratta la dichiarazione come un elemento di prova, non come prova definitiva. Ai sensi dell’art. 4, la tua azienda resta responsabile della dovuta diligenza e della DDS che presenta. Usa la guida alla valutazione del rischio in presenza di contraddizioni o indicatori di rischio.
Anche le prove di legalità sono facoltative nel portale, ma le prove necessarie alla dovuta diligenza non lo sono. Specifica i documenti richiesti per il paese e la catena di fornitura.
Rivedi ogni invio
Gli elementi del portale restano in sospeso finché non apri Review supplier submissions e scegli Accept oppure Reject. Accettare le parcelle aggiunge al registro quelle valide e quelle segnalate. Le parcelle segnalate devono ancora essere corrette prima dello screening.
- Rifiuta un invio errato e chiedi al fornitore di inviarlo di nuovo. Nella coda di revisione non esiste un’azione di restituzione per modifica.
- Esegui lo screening delle parcelle accettate e valide, valuta il risultato e registra ogni mitigazione prima di usarle in una DDS.
- Conserva prove accettate, file di origine e corrispondenza per 5 anni.
Quando le prove sono pronte, configura l’accesso con la guida alle credenziali TRACES e segui la guida alla presentazione della DDS. L’accettazione del fornitore non è un’approvazione dell’UE né una garanzia di svincolo doganale.