Usi questa guida per portare una spedizione di caffè tracciabile dalla Dashboard a una DDS presentata e a un fascicolo di cinque anni. Lei identifica le aziende, risolve i rischi e decide se il rischio è trascurabile. Tenga a portata la guida alla presentazione in TRACES-NT e la guida alle credenziali TRACES.
Passaggio 1: impostare l’identità dalla Dashboard
La Dashboard mostra l’avanzamento dell’organizzazione, non un fascicolo per spedizione. Assegni un riferimento di lotto stabile a file e DDS. Apra Settings. In Operator identity, inserisca Company name, Country (ISO2), EORI number e Actor route, poi selezioni Save identity. Nome legale ed EORI devono corrispondere all’operatore TRACES-NT. Questi campi sono in Settings, non nella registrazione.
In How you file, scelga File it yourself e colleghi le credenziali del servizio web TRACES. Raccolga fornitore, contratto, fattura, riferimento del lotto, paese e periodo di produzione, quantità netta ed elenco delle aziende per una spedizione.
Passaggio 2: raccogliere gli appezzamenti di produzione
L’articolo 9 richiede la geolocalizzazione del terreno in cui il caffè è cresciuto. Raccolga ogni appezzamento della spedizione, non ufficio, stazione di lavaggio, mulino, magazzino, villaggio o porto. Un elenco soci basta solo se l’assegnazione identifica le aziende del lotto.
Chieda GeoJSON, WKT o KML, usi il portale del fornitore o rilevi la parcella con GPS o disegno. Condivida i requisiti di geolocalizzazione, la guida per piccoli produttori e la guida GeoJSON con fornitore o tecnico.
Assegni a ogni appezzamento un identificatore stabile e riconcili l’elenco con l’assegnazione della cooperativa. Se il caffè aggregato non è riconducibile alle aziende, faccia ricostruire l’assegnazione.
Passaggio 3: caricare e correggere il file
In Plots, selezioni Add plots. In Upload plots, imposti From supplier, Commodity e Production period, poi carichi il file. Un appezzamento di caffè fino a 4 ettari può usare un punto; sopra 4 ettari serve un poligono.
Confronti il numero con l’elenco delle aziende e legga ogni problema. Selezioni Save 4 plots nell’esempio, poi corregga le righe con Edit prima dello screening. Non inventi coordinate, riduca confini o elimini aziende solo per ottenere uno stato valido.
Passaggio 4: riconciliare il registro salvato
Il contrassegno VALID indica che la geometria può essere elaborata. Non prova assenza di deforestazione, legalità, proprietà o legame con la spedizione. Riconcili paese, regione, area e numero con i registri del fornitore.
Indaghi i valori anomali e conservi le prove della correzione. Selezioni solo gli appezzamenti della spedizione e confronti il numero di Screen 2 plots con l’elenco.
Passaggio 5: eseguire lo screening della deforestazione
Apra Checks, selezioni gli appezzamenti validati e scelga Run screening. Il controllo fornisce prove su foreste e copertura del suolo relative alla data limite del 31 dicembre 2020.
I risultati sono Low risk, Needs review o High risk. Nessuno è un’approvazione UE o uno sdoganamento. I satelliti non provano legalità, titolarità, lavoro o tracciabilità al lotto.
Non includa il lotto nella DDS finché ogni Needs review o High risk non è compreso e la mitigazione terminata. Low risk richiede comunque il resto della valutazione.
Passaggio 6: valutare e mitigare il rischio
Selezioni Explain accanto a un appezzamento. Confermi la geometria e ottenga prove specifiche, come immagini datate, registri storici, documenti fondiari, note sul campo o un confine corretto.
La sua valutazione del rischio dell’articolo 10 deve combinare screening, affidabilità, tracciabilità, legalità e contraddizioni. In Assess, completi Legality evidence by country. Se il rischio non è trascurabile, usi Flagged plots e Add measure per documentare la mitigazione dell’articolo 11, poi rivaluti o escluda il caffè.
Passaggio 7: creare la DDS
Apra Statements e scelga Select screened plots. In Statement details, imposti Activity type su IMPORT, inserisca Internal reference (optional, ≤35 chars), confermi HS 0901 e aggiunga Net weight (kg).
Paesi produttori, geolocalizzazioni e periodi di produzione vengono dagli appezzamenti selezionati. Non c’è un campo separato per il raccolto. Usi la massa netta del prodotto, non il peso di sacchi, pallet o container, e rimuova appezzamenti di spedizioni precedenti.
Passaggio 8: anteprima e presentazione in TRACES-NT
In Preview & submit, controlli ruolo, attività, riferimento, prodotto, HS heading, peso e produttori. L’anteprima può mostrare l’XML SubmitDdsRequest, ma non nome ed EORI della sua società, perché l’identità viene dal profilo TRACES legato alle credenziali.
Se la pagina indica Mock TRACES is on, la presentazione è simulata. In produzione selezioni Submit DDS to TRACES. Lei presenta la DDS in TRACES-NT. Usi poi Filed statements e Check status per ottenere riferimento e verifica.
Risposta simulata, anteprima o bozza non sono una DDS ufficiale. Colleghi gli identificatori reali alla spedizione prima di annunciare la presentazione.
Passaggio 9: creare il fascicolo di cinque anni
Apra Records per Document pack. Selezioni Generate full pack per Due Diligence Procedure (Art. 8 e 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), Supplier Declarations precompilata e vuota (Art. 2(40)) e Records Retention Register (Art. 12(5)). Ogni generazione crea versioni datate.
Conservi pacchetto, assegnazione, contratti, fatture, trasporti, file degli appezzamenti, legalità, spiegazioni, mitigazione, corrispondenza, DDS presentata e risultato TRACES per 5 anni. Il pacchetto indicizza le prove senza sostituirle. Veda la guida alla conservazione.
Dopo la prima DDS
Mantenga Watch attivo e indaghi gli avvisi. Riutilizzi le prove solo dopo aver confermato aziende, assegnazione, legalità e rischio. Assegni i responsabili e usi la checklist EUDR come controllo ripetibile.