Use este guia para levar um envio de café rastreável do Dashboard a uma DDS submetida e a um processo de auditoria de cinco anos. Identifica as explorações, resolve os riscos e decide se o risco é negligenciável. Tenha à mão o guia de submissão no TRACES-NT e o guia de credenciais TRACES.
Passo 1: defina a identidade a partir do Dashboard
O Dashboard mostra o progresso da organização, não um processo por envio. Atribua uma referência de lote estável aos ficheiros e à DDS. Abra Settings. Em Operator identity, introduza Company name, Country (ISO2), EORI number e Actor route, depois selecione Save identity. O nome legal e o EORI têm de corresponder ao operador do TRACES-NT. Estes campos estão em Settings, não no registo.
Em How you file, escolha File it yourself e ligue as credenciais do serviço web TRACES. Reúna fornecedor, contrato, fatura, referência do lote, país e período de produção, quantidade líquida e lista das explorações contribuintes para um envio.
Passo 2: recolha as parcelas de produção
O artigo 9 exige a geolocalização do terreno onde o café cresceu. Recolha todas as parcelas do envio, não o escritório, estação de lavagem, moinho, armazém, aldeia ou porto. Uma lista de membros só basta se a atribuição identificar as explorações do lote.
Peça GeoJSON, WKT ou KML, use o portal do fornecedor ou capture a parcela por GPS ou desenho. Partilhe os requisitos de geolocalização, o guia de pequenos agricultores e o guia GeoJSON com o fornecedor ou técnico.
Atribua a cada parcela um identificador estável e reconcilie a lista com a atribuição da cooperativa. Se o café agrupado não puder ser rastreado, peça ao fornecedor que reconstrua a atribuição.
Passo 3: envie e corrija o ficheiro
Em Plots, selecione Add plots. Em Upload plots, defina From supplier, Commodity e Production period, e envie o ficheiro. Uma parcela de café até 4 hectares pode usar um ponto; acima de 4 hectares precisa de polígono.
Compare a contagem com a lista de explorações e leia cada problema. Selecione Save 4 plots neste exemplo e corrija as linhas com Edit antes do rastreio. Não invente coordenadas, reduza limites ou elimine explorações apenas para obter estado válido.
Passo 4: reconcilie o registo guardado
O selo VALID indica que a geometria pode ser processada. Não prova ausência de desflorestação, legalidade, propriedade ou ligação ao envio. Reconcilie país, região, área e contagem com os registos do fornecedor.
Investigue valores atípicos e conserve provas da correção. Selecione apenas as parcelas do envio e compare o número de Screen 2 plots com a sua lista.
Passo 5: execute o rastreio de desflorestação
Abra Checks, selecione as parcelas validadas e escolha Run screening. A verificação fornece provas florestais e de cobertura do solo relativas à data-limite de 31 de dezembro de 2020.
Os resultados são Low risk, Needs review ou High risk. Nenhum é aprovação da UE ou desalfandegamento. Os satélites não provam legalidade, posse, trabalho ou rastreabilidade ao lote.
Não inclua o lote na DDS até compreender cada Needs review ou High risk e concluir a mitigação. Low risk ainda exige o resto da avaliação.
Passo 6: avalie e reduza o risco
Selecione Explain junto a uma parcela rastreada. Confirme a geometria e obtenha provas específicas, como imagens datadas, registos históricos, documentos fundiários, notas de campo ou um limite corrigido.
A sua avaliação do risco do artigo 10 deve combinar rastreio, fiabilidade, rastreabilidade, legalidade e contradições. Em Assess, conclua Legality evidence by country. Se o risco não for negligenciável, use Flagged plots e Add measure para documentar a mitigação do artigo 11 e volte a avaliar ou exclua o café.
Passo 7: crie a DDS
Abra Statements e escolha Select screened plots. Em Statement details, defina Activity type como IMPORT, introduza Internal reference (optional, ≤35 chars), confirme HS 0901 e adicione Net weight (kg).
Países produtores, geolocalizações e períodos de produção vêm das parcelas selecionadas. Não há campo separado para a colheita. Use a massa líquida do produto, não o peso de sacos, paletes ou contentores, e remova parcelas de envios anteriores.
Passo 8: pré-visualize e submeta no TRACES-NT
Em Preview & submit, reveja função, atividade, referência, produto, HS heading, peso e produtores. A pré-visualização pode mostrar o XML SubmitDdsRequest, mas não o nome ou EORI da sua empresa, porque essa identidade vem do perfil TRACES ligado às credenciais.
Se a página indicar Mock TRACES is on, a submissão é simulada. Em produção, selecione Submit DDS to TRACES. É o utilizador que submete a DDS no TRACES-NT. Depois use Filed statements e Check status para obter referência e verificação.
Uma resposta simulada, pré-visualização ou rascunho não é uma DDS oficial. Ligue os identificadores reais ao envio antes de anunciar a submissão.
Passo 9: crie o processo de cinco anos
Abra Records para Document pack. Selecione Generate full pack para Due Diligence Procedure (Art. 8 e 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), Supplier Declarations preenchida e vazia (Art. 2(40)) e Records Retention Register (Art. 12(5)). Cada geração cria versões datadas.
Conserve pacote, atribuição, contratos, faturas, transporte, ficheiro de parcelas, legalidade, explicações, mitigação, correspondência, DDS submetida e resultado TRACES durante 5 anos. O pacote indexa as provas sem as substituir. Consulte o guia de conservação de registos.
Após a primeira DDS
Mantenha Watch ativo e investigue alertas. Reutilize provas apenas após confirmar explorações, atribuição, legalidade e risco. Atribua responsáveis e use a lista de controlo EUDR como controlo repetível.