Führen Sie mit diesem Leitfaden eine rückverfolgbare Kaffeesendung vom Dashboard bis zur eingereichten DDS und einer fünfjährigen Prüfakte. Sie bestimmen die Betriebe, klären Risiken und treffen die Entscheidung über das vernachlässigbare Risiko. Halten Sie den Leitfaden zur Einreichung in TRACES-NT und den Leitfaden zu TRACES-Zugangsdaten bereit.
Schritt 1: Identität vom Dashboard aus festlegen
Das Dashboard zeigt den Fortschritt der Organisation, nicht einen Fall je Sendung. Vergeben Sie eine feste Partiereferenz für Dateinamen und DDS. Öffnen Sie Settings. Tragen Sie unter Operator identity die Werte für Company name, Country (ISO2), EORI number und Actor route ein und wählen Sie Save identity. Firmenname und EORI müssen mit dem Marktteilnehmer in TRACES-NT übereinstimmen. Diese Felder stehen in Settings, nicht bei der Registrierung.
Wählen Sie unter How you file die Option File it yourself und verbinden Sie Ihre TRACES-Webservice-Zugangsdaten. Sammeln Sie Lieferant, Vertrag, Rechnung, Partiereferenz, Produktionsland, Produktionszeitraum, Nettomenge und Liste der beitragenden Betriebe für eine Sendung.
Schritt 2: Produktionsparzellen erfassen
Artikel 9 verlangt die Geolokalisierung der Fläche, auf der der Kaffee wuchs. Erfassen Sie jede Parzelle dieser Sendung, nicht Büro, Waschstation, Mühle, Lager, Dorf oder Hafen. Eine Mitgliederliste reicht nur, wenn Zuordnungsunterlagen die Betriebe dieser Partie benennen.
Fordern Sie GeoJSON, WKT oder KML an, nutzen Sie das Lieferantenportal oder erfassen Sie die Parzelle per GPS oder Zeichnung. Teilen Sie die Anforderungen an die Geolokalisierung, den Leitfaden für Kleinbetriebe und den GeoJSON-Leitfaden mit Lieferant oder Technik.
Geben Sie jeder Parzelle eine feste Betriebs- oder Parzellenkennung und gleichen Sie die Liste mit der Partienzuordnung ab. Ist gemischter Kaffee nicht zu den Betrieben rückverfolgbar, muss der Lieferant die Zuordnung rekonstruieren.
Schritt 3: Datei hochladen und korrigieren
Wählen Sie unter Plots die Option Add plots. Legen Sie unter Upload plots die Werte für From supplier, Commodity und Production period fest und laden Sie die Datei hoch. Eine Kaffeeparzelle bis 4 Hektar kann ein Punkt sein, über 4 Hektar ist ein Grenzpolygon erforderlich.
Vergleichen Sie die Anzahl mit der Betriebsliste und lesen Sie jedes Problem. Wählen Sie im Beispiel Save 4 plots und korrigieren Sie markierte Zeilen vor dem Screening über Edit. Erfinden Sie keine Koordinate, verkleinern Sie keine Grenze und löschen Sie keinen Betrieb nur für einen gültigen Status.
Schritt 4: gespeichertes Register abgleichen
Die Marke VALID bedeutet, dass die Geometrie verarbeitet werden kann. Sie beweist weder Entwaldungsfreiheit noch Legalität, Eigentum oder Bezug zur Sendung. Gleichen Sie Land, Anbaugebiet, Fläche und Anzahl mit den Lieferantendaten ab.
Untersuchen Sie Ausreißer und bewahren Sie Korrekturdokumente auf. Wählen Sie nur Parzellen dieser Sendung und vergleichen Sie die Zahl auf Screen 2 plots mit Ihrer Liste.
Schritt 5: Entwaldungsscreening ausführen
Öffnen Sie Checks, wählen Sie die validierten Parzellen der Sendung und danach Run screening. Die Prüfung liefert Wald- und Landbedeckungsnachweise zum Stichtag 31. Dezember 2020.
Ergebnisse heißen Low risk, Needs review oder High risk. Keines ist EU-Genehmigung oder Zollfreigabe. Satellitendaten beweisen weder Legalität, Landrechte, Arbeitsrecht noch Rückverfolgbarkeit zur Partie.
Nehmen Sie die Partie erst in die DDS auf, wenn jedes Needs review oder High risk verstanden und erforderliche Minderung abgeschlossen ist. Auch Low risk braucht die übrige Sorgfaltsbewertung.
Schritt 6: Risiko bewerten und mindern
Wählen Sie neben einer geprüften Parzelle Explain. Bestätigen Sie die Geometrie und beschaffen Sie parzellenspezifische Nachweise wie datierte Bilder, frühere Betriebsunterlagen, Landdokumente, Feldnotizen oder eine korrigierte Grenze.
Ihre schriftliche Risikobewertung nach Artikel 10 muss Screening, Lieferantenzuverlässigkeit, Rückverfolgbarkeit, Legalität und Widersprüche verbinden. Vervollständigen Sie unter Assess die Legality evidence by country. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar, dokumentieren Sie unter Flagged plots mit Add measure die Minderung nach Artikel 11 und bewerten Sie erneut oder schließen Sie den Kaffee aus.
Schritt 7: DDS erstellen
Öffnen Sie Statements und wählen Sie Select screened plots. Stellen Sie unter Statement details den Activity type auf IMPORT, tragen Sie Internal reference (optional, ≤35 chars) ein, bestätigen Sie HS 0901 und ergänzen Sie Net weight (kg).
Produktionsländer, Geolokalisierungen und Produktionszeiträume stammen aus den ausgewählten Parzellen. Ein eigenes Feld für den Erntezeitraum gibt es nicht. Verwenden Sie Produktnettomasse statt Sack-, Paletten- oder Containergewicht und entfernen Sie Parzellen früherer Sendungen.
Schritt 8: Vorschau und Einreichung in TRACES-NT
Prüfen Sie unter Preview & submit Einreichungsrolle, Aktivität, interne Referenz, Ware, HS heading, Nettogewicht und Erzeuger. Die Vorschau kann das SubmitDdsRequest-XML zeigen, nicht aber eigenen Firmennamen oder EORI, da diese Identität aus dem mit Ihren Zugangsdaten verbundenen TRACES-Profil stammt.
Steht auf der Seite Mock TRACES is on, wird die Einreichung simuliert. Wählen Sie in der Produktion Submit DDS to TRACES. Sie reichen die DDS in TRACES-NT ein. Rufen Sie danach unter Filed statements mit Check status Referenz- und Prüfnummer ab.
Mock-Antwort, Vorschau oder Entwurf sind keine offizielle DDS. Erfassen Sie die echten Kennungen zur Sendung, bevor Sie Broker oder Käufer über die Einreichung informieren.
Schritt 9: fünfjährige Akte erstellen
Öffnen Sie Records für das Document pack. Wählen Sie Generate full pack für Due Diligence Procedure (Art. 8 und 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), vorausgefüllte und leere Supplier Declarations (Art. 2(40)) sowie Records Retention Register (Art. 12(5)). Jede Erzeugung legt datierte Versionen an.
Bewahren Sie das Paket mit Zuordnung, Verträgen, Rechnungen, Transportbelegen, ursprünglicher Parzellendatei, Legalitätsnachweisen, Erklärungen, Minderung, Korrespondenz, eingereichter DDS und TRACES-Ergebnis 5 Jahre auf. Das Paket indexiert die Belege, ersetzt sie aber nicht. Den Rahmen erklärt der Leitfaden zur Aufbewahrung.
Nach der ersten DDS
Lassen Sie Watch für eingereichte Parzellen aktiv und untersuchen Sie Änderungswarnungen. Verwenden Sie Nachweise erst wieder, nachdem Betriebe, Zuordnung, Legalität und Risiko bestätigt sind. Benennen Sie Zuständige für Daten, Ausnahmen, Risikofreigabe und Broker-Übergabe und nutzen Sie die EUDR-Checkliste als wiederholbare Kontrolle.