Use esta guía para llevar un envío de café trazable desde Dashboard hasta una DDS presentada y un expediente de auditoría de cinco años. Usted identifica las fincas, resuelve los riesgos y decide si el riesgo es despreciable. Tenga a mano la guía de presentación en TRACES-NT y la guía de credenciales de TRACES.
Paso 1: defina la identidad desde Dashboard
El Dashboard muestra el progreso de la organización, no un expediente por envío. Asigne una referencia de lote estable para archivos y DDS. Abra Settings. En Operator identity, introduzca Company name, Country (ISO2), EORI number y Actor route, y seleccione Save identity. El nombre legal y el EORI deben coincidir con el operador de TRACES-NT. Estos campos están en Settings, no en el registro.
En How you file, elija File it yourself y conecte sus credenciales de servicio web de TRACES. Reúna proveedor, contrato, factura, referencia de lote, país y período de producción, cantidad neta y lista de fincas contribuyentes para un envío.
Paso 2: recopile las parcelas de producción
El artículo 9 exige la geolocalización de la tierra donde creció el café. Recopile cada parcela del envío, no la oficina, estación de lavado, molino, almacén, pueblo o puerto. Una lista de socios solo basta si la asignación identifica las fincas del lote.
Pida GeoJSON, WKT o KML, use el portal del proveedor o capture la parcela por GPS o dibujo. Comparta los requisitos de geolocalización, la guía para pequeños productores y la guía de GeoJSON con el proveedor o técnico.
Asigne a cada parcela un identificador estable y concilie la lista con la asignación de la cooperativa. Si el café agrupado no puede rastrearse hasta las fincas, pida al proveedor que reconstruya la asignación.
Paso 3: cargue y corrija el archivo
En Plots, seleccione Add plots. En Upload plots, defina From supplier, Commodity y Production period, y cargue el archivo. Una parcela de café de 4 hectáreas o menos puede usar un punto; por encima de 4 hectáreas necesita un polígono.
Compare el número con la lista de fincas y lea cada problema. Seleccione Save 4 plots en este ejemplo y corrija las filas con Edit antes del análisis. No invente coordenadas, reduzca límites ni elimine fincas solo para obtener un estado válido.
Paso 4: concilie el registro guardado
La etiqueta VALID indica que la geometría puede procesarse. No prueba ausencia de deforestación, legalidad, propiedad ni vínculo con el envío. Concilie país, región, superficie y número con los registros del proveedor.
Investigue valores atípicos y conserve las pruebas de corrección. Seleccione solo las parcelas del envío y compare el número de Screen 2 plots con su lista.
Paso 5: ejecute el análisis de deforestación
Abra Checks, seleccione las parcelas validadas del envío y elija Run screening. La comprobación aporta pruebas forestales y de cobertura terrestre relativas a la fecha límite del 31 de diciembre de 2020.
Los resultados son Low risk, Needs review o High risk. Ninguno es una aprobación de la UE o un despacho aduanero. Los satélites no prueban legalidad, tenencia, cumplimiento laboral ni trazabilidad al lote.
No incluya el lote en la DDS hasta entender cada Needs review o High risk y completar la mitigación necesaria. Low risk aún requiere el resto de la evaluación.
Paso 6: evalúe y mitigue el riesgo
Seleccione Explain junto a una parcela analizada. Confirme la geometría y obtenga pruebas propias de la parcela, como imágenes fechadas, registros históricos, documentos de tierras, notas de campo o un límite corregido.
Su evaluación de riesgos del artículo 10 debe combinar análisis, fiabilidad, trazabilidad, legalidad y contradicciones. En Assess, complete Legality evidence by country. Si el riesgo no es despreciable, use Flagged plots y Add measure para documentar la mitigación del artículo 11 y reevalúe o excluya el café.
Paso 7: cree la DDS
Abra Statements y elija Select screened plots. En Statement details, defina Activity type como IMPORT, introduzca Internal reference (optional, ≤35 chars), confirme HS 0901 y añada Net weight (kg).
Países productores, geolocalizaciones y períodos de producción proceden de las parcelas seleccionadas. No hay un campo separado para la cosecha. Use la masa neta del producto, no el peso de sacos, palés o contenedores, y quite cualquier parcela de un envío anterior.
Paso 8: previsualice y presente en TRACES-NT
En Preview & submit, revise función, actividad, referencia, producto, HS heading, peso y productores. La vista puede mostrar el XML SubmitDdsRequest, pero no el nombre ni EORI de su empresa, porque esa identidad procede del perfil de operador TRACES ligado a sus credenciales.
Si la página dice Mock TRACES is on, la presentación es simulada. En producción, seleccione Submit DDS to TRACES. Usted presenta la DDS en TRACES-NT. Después use Filed statements y Check status para obtener los números de referencia y verificación.
Una respuesta simulada, vista previa o borrador no es una DDS oficial. Vincule los identificadores reales al envío antes de anunciar la presentación.
Paso 9: cree el expediente de cinco años
Abra Records para acceder a Document pack. Seleccione Generate full pack para Due Diligence Procedure (Art. 8 y 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), Supplier Declarations prerrellenada y en blanco (Art. 2(40)) y Records Retention Register (Art. 12(5)). Cada generación crea versiones fechadas.
Conserve el paquete con asignación, contratos, facturas, transporte, archivo de parcelas, legalidad, explicaciones, mitigación, correspondencia, DDS presentada y resultado TRACES durante 5 años. El paquete indexa las pruebas sin sustituirlas. Consulte la guía de conservación de registros.
Después de la primera DDS
Mantenga Watch activo para parcelas presentadas e investigue alertas. Reutilice pruebas solo tras confirmar fincas, asignación, legalidad y riesgo. Asigne responsables y use la lista de control EUDR como control repetible.