Gebruik deze gids om één traceerbare koffiezending van Dashboard naar een ingediende DDS en een vijfjarig controledossier te brengen. U identificeert de landbouwbedrijven, lost risico’s op en beslist of het risico verwaarloosbaar is. Houd de gids voor indiening in TRACES-NT en de gids voor TRACES-inloggegevens bij de hand.
Stap 1: stel de identiteit in vanaf Dashboard
Het Dashboard toont de voortgang van de organisatie, niet één zaak per zending. Geef partij en DDS een vaste referentie. Open Settings. Vul onder Operator identity de velden Company name, Country (ISO2), EORI number en Actor route in en selecteer Save identity. Wettelijke naam en EORI moeten overeenkomen met de marktdeelnemer in TRACES-NT. Deze velden staan in Settings, niet bij registratie.
Kies onder How you file voor File it yourself en koppel uw TRACES-webservicegegevens. Verzamel leverancier, contract, factuur, partijreferentie, productieland en -periode, nettohoeveelheid en lijst van bijdragende landbouwbedrijven voor één zending.
Stap 2: verzamel de productiepercelen
Artikel 9 vereist geolocatie van het land waar de koffie groeide. Verzamel elk perceel van de zending, niet kantoor, wasstation, molen, magazijn, dorp of haven. Een ledenlijst volstaat alleen als de toewijzing de landbouwbedrijven van de partij aanwijst.
Vraag GeoJSON, WKT of KML, gebruik het leveranciersportaal of leg het perceel vast via GPS of tekenen. Deel de vereisten voor geolocatie, de gids voor kleine landbouwers en de GeoJSON-gids met leverancier of technicus.
Geef elk perceel een vaste identificatie en stem de lijst af op de coöperatietoewijzing. Kan gepoolde koffie niet worden herleid, laat de leverancier de toewijzing dan reconstrueren.
Stap 3: upload en herstel het bestand
Selecteer in Plots de optie Add plots. Stel onder Upload plots de waarden voor From supplier, Commodity en Production period in en upload. Een koffieperceel tot 4 hectare mag een punt zijn; boven 4 hectare is een polygoon nodig.
Vergelijk het aantal met de landbouwerslijst en lees elk probleem. Selecteer in dit voorbeeld Save 4 plots en herstel rijen vóór screening via Edit. Verzin geen coördinaat, verklein geen grens en verwijder geen bedrijf alleen voor een geldige status.
Stap 4: stem het opgeslagen register af
Het label VALID betekent dat de geometrie kan worden verwerkt. Het bewijst geen ontbossingsvrije productie, wettigheid, eigendom of zendingkoppeling. Stem land, regio, oppervlakte en aantal af op de leveranciersgegevens.
Onderzoek uitschieters en bewaar correctiebewijs. Selecteer alleen de percelen van de zending en vergelijk het aantal van Screen 2 plots met uw lijst.
Stap 5: voer de ontbossingsscreening uit
Open Checks, selecteer gevalideerde percelen en kies Run screening. De controle levert bos- en bodembedekkingsbewijs voor de peildatum 31 december 2020.
Resultaten zijn Low risk, Needs review of High risk. Geen daarvan is EU-goedkeuring of douanevrijgave. Satellieten bewijzen geen wettigheid, grondrechten, arbeid of traceerbaarheid naar de partij.
Neem de partij pas in de DDS op als elke Needs review of High risk is begrepen en beperking is voltooid. Low risk vereist nog de rest van de beoordeling.
Stap 6: beoordeel en beperk het risico
Selecteer Explain naast een gescreend perceel. Bevestig de geometrie en verkrijg perceelspecifiek bewijs, zoals gedateerde beelden, historische registers, landdocumenten, veldnotities of een gecorrigeerde grens.
Uw risicobeoordeling volgens artikel 10 combineert screening, betrouwbaarheid, traceerbaarheid, wettigheid en tegenstrijdigheden. Voltooi in Assess de Legality evidence by country. Is het risico niet verwaarloosbaar, gebruik Flagged plots en Add measure om beperking volgens artikel 11 vast te leggen en beoordeel opnieuw of sluit de koffie uit.
Stap 7: bouw de DDS
Open Statements en kies Select screened plots. Stel onder Statement details het Activity type in op IMPORT, vul Internal reference (optional, ≤35 chars) in, bevestig HS 0901 en voeg Net weight (kg) toe.
Productielanden, geolocaties en productieperioden komen uit geselecteerde percelen. Er is geen apart oogstveld. Gebruik productnettomassa, niet het gewicht van zakken, pallets of containers, en verwijder percelen van eerdere zendingen.
Stap 8: bekijk en dien in TRACES-NT in
Controleer onder Preview & submit rol, activiteit, referentie, product, HS heading, gewicht en producenten. Het voorbeeld kan de XML SubmitDdsRequest tonen, maar niet uw bedrijfsnaam of EORI, want die identiteit komt uit het TRACES-profiel dat aan uw gegevens is gekoppeld.
Als de pagina Mock TRACES is on meldt, is indiening gesimuleerd. Selecteer in productie Submit DDS to TRACES. U dient de DDS in TRACES-NT in. Gebruik daarna Filed statements en Check status voor referentie en verificatie.
Een mockantwoord, voorbeeld of concept is geen officiële DDS. Koppel echte identificaties aan de zending voordat u indiening meldt.
Stap 9: maak het vijfjarige dossier
Open Records voor Document pack. Selecteer Generate full pack voor Due Diligence Procedure (Art. 8 en 12(1)), Risk Assessment and Mitigation Report (Art. 10(2)), ingevulde en lege Supplier Declarations (Art. 2(40)) en Records Retention Register (Art. 12(5)). Elke generatie maakt gedateerde versies.
Bewaar pakket, toewijzing, contracten, facturen, vervoer, perceelbestand, wettigheid, uitleg, beperking, correspondentie, ingediende DDS en TRACES-resultaat 5 jaar. Het pakket indexeert bewijs maar vervangt het niet. Zie de gids voor dossierbewaring.
Na de eerste DDS
Laat Watch aan en onderzoek waarschuwingen. Hergebruik bewijs pas na bevestiging van bedrijven, toewijzing, wettigheid en risico. Wijs eigenaars aan en gebruik de EUDR-checklist als herhaalbare controle.