Om software via de TRACES-NT API namens u een zorgvuldigheidsverklaring te laten indienen, moet TRACES het account achter het verzoek herkennen. Dat komt neer op drie dingen: een EU Login voor een echte persoon, een in het EUDR-systeem geregistreerde marktdeelnemer, en een webservicetoegang waarvan de software bij elke aanroep de authenticatiesleutel meegeeft. Deze gids doorloopt alle drie, van begin tot eind. Het is de opzet die onder de handmatige indiening in TRACES ligt: doe het een keer en indienen via de TRACES-NT API wordt mogelijk.
Houd vanaf het begin een ding helder: deze inloggegevens klaarzetten staat niet gelijk aan iets indienen, en zeker niet aan goedkeuring. Een ingestelde sleutel betekent dat uw software een verklaring kan indienen wanneer u dat wilt. Het zegt niets over de vraag of een verklaring is ingediend, aanvaard of gecontroleerd. Niemand bij de Commissie beoordeelt uw account wanneer u een sleutel genereert.
TRACES, TRACES-NT en EU Login: waar u zich werkelijk aanmeldt
De drie namen worden door elkaar gebruikt en dat kost mensen een middag. TRACES-NT is het platform van de Commissie, het EUDR-systeem draait daarbinnen en EU Login is de aanmelding die de deur bewaakt. Er is geen aparte EUDR-login aan te maken, en geen plotvera-account krijgt u binnen: u meldt zich aan op het adres van de Commissie met een EU Login en vraagt daarna de rol van marktdeelnemer aan.
- EU Login: de account zelf, op naam van een genoemde persoon en beschermd met tweefactorauthenticatie. Gebruikt uw onderneming er al een voor een andere dienst van de Commissie, hergebruik die dan.
- TRACES-NT: het platform. Een TRACES-account voor een ander regime, zoals sanitaire certificaten, geeft u niet de EUDR-rol; die vraagt u apart aan.
- Het EUDR-systeem: datgene waarvoor u als marktdeelnemer toegang aanvraagt. Acceptatie en productie zijn twee onafhankelijke systemen met gescheiden accounts en gescheiden sleutels.
De drie inloggegevens voor de TRACES-NT API
- EU Login: de eenmalige aanmelding van de Europese Commissie. Elke actie in TRACES hangt daaraan, aangemaakt voor een met naam genoemde natuurlijke persoon van uw bedrijf en niet voor een gedeelde inbox.
- EUDR-registratie als marktdeelnemer: uw bedrijf als marktdeelnemer in de EUDR-module van TRACES, in de lidstaat waar u gevestigd bent, met uw EORI-nummer.
- Webservicetoegang en de bijbehorende authenticatiesleutel: een machinegebonden inloggegeven dat op uw marktdeelnemersprofiel wordt geactiveerd. De gebruikersnaam en de sleutel zijn waarmee een API-client zich authenticeert. De sleutel wordt maar een keer getoond, bij het genereren.
Voor u begint: kies de juiste omgeving
TRACES draait op twee gescheiden systemen. De acceptatieomgeving (ook replicatie- of opleidingsomgeving genoemd) dient om te oefenen, en daar zijn de onderstaande schermafbeeldingen gemaakt; alles wat u daar registreert is wegwerpbaar en de database wordt geregeld gewist. De productieomgeving is de echte, die de douane ziet. Inloggegevens gaan niet van het ene systeem naar het andere, dus registreer u en genereer een sleutel in de omgeving waarin u echt zult indienen. Het hele proces eerst in acceptatie oefenen is de beste voorbereiding voordat u het echt doet.
Stap 1: een EU Login aanmaken
Het EUDR-systeem bereikt u via het TRACES-portaal, waar u zich aanmeldt. De productie, het echte systeem dat de douane ziet, staat op https://eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/; het acceptatiesysteem (test), de veiligste plek om eerst de hele stroom te oefenen, staat op https://acceptance.eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/. Op beide pagina's klikt u op Log in, dat u naar EU Login stuurt.
Gebruikt uw bedrijf EU Login al voor een andere dienst van de Commissie, hergebruik het dan; een tweede is niet nodig. Anders maakt u een account aan voor een bepaalde persoon die verantwoordelijk is voor de indieningen, en voltooit u de tweefactorinstelling die de login vereist. Later een tweede geregistreerde gebruiker toevoegen is een goedkope verzekering tegen vakanties en vertrek, want een geblokkeerd enkel account legt uw indiening volledig stil.
Stap 2: uw EUDR-marktdeelnemer registreren in TRACES
Meld u aan bij het EUDR-systeem. Een gloednieuw account heeft geen rol, dus TRACES vraagt voor welk soort organisatie u toegang aanvraagt. Kies Marktdeelnemer, wat gewone marktdeelnemers en downstreambedrijven dekt.
Vul het marktdeelnemersformulier voor uw bedrijf in: bedrijfsnaam, land van vestiging en minstens een adres. Zet in het activiteitenblok de sectie op EUDR en de activiteit op EUDR Operator. Dat is de stap die mensen vergeten, en zonder die stap kan het profiel niet indienen.
Voeg uw EORI toe onder de identificatoren van de marktdeelnemer. Als u invoert of uitvoert, is een EORI verplicht en TRACES controleert het op het moment van validatie, zodat een ontbrekende of onjuist opgemaakte later opduikt als een geweigerde verklaring en niet als een fout hier. Elke EORI is uniek in het hele systeem: meldt TRACES dat het al in gebruik is, dan bestaat de marktdeelnemer zeer waarschijnlijk al en kunt u beter vragen om aan te sluiten dan een duplicaat te maken.
Stap 3: het autorisatieverzoek versturen
Wanneer het marktdeelnemerformulier compleet is, selecteert u rechtsboven Create a new operator. Dit maakt de marktdeelnemer niet meteen aan; het opent een bevestiging, want wat u eigenlijk doet, is een autorisatieverzoek versturen om uw EU Login aan die marktdeelnemer te koppelen. Voeg desgewenst een optioneel bericht toe en verstuur het dan. In productie wordt het verzoek gecontroleerd voordat uw rol actief wordt, reken dus op een korte wachttijd; in acceptatie is het vrijwel onmiddellijk.
Stap 4: de webservicetoegang activeren en de authenticatiesleutel genereren
Zodra uw marktdeelnemersrol actief is, opent u uw TRACES-profiel. Onderaan staat een paneel Web Services Access dat bij een nieuw account „No WS accesses” toont. Daar zit het machinegebonden inloggegeven.
Maak in dat paneel een webservicegebruiker aan. Een Active-knop verschijnt pas als de marktdeelnemersrol volledig is doorgegeven aan de webservicelaag, wat iets kan achterlopen op de roltoekenning; ontbreekt hij, wacht dan en herlaad in plaats van iets opnieuw aan te maken. De toegang op Active zetten toont de authenticatiesleutel. Kopieer de sleutel en de webservicegebruikersnaam meteen, want de sleutel wordt een keer getoond en kan niet opnieuw worden getoond. Bent u hem kwijt, dan genereert u opnieuw, wat de oude ongeldig maakt. Behandel hem als een wachtwoord: hij authenticeert indieningen op uw naam.
Verschijnt de knop Active nog steeds niet zodra de marktdeelnemersrol volledig actief is, dan moet de activering van de webservicetoegang mogelijk worden aangevraagd bij het TRACES-supportteam via [email protected].
Waar de inloggegevens in plotvera komen
Open in plotvera de Instellingen en plak de webservicegebruikersnaam en de authenticatiesleutel in de kaart met TRACES-webservicegegevens, en kies de bijbehorende omgeving. De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer aan u getoond. Alleen deze stap heeft hem nodig: percelen toetsen aan de EUDR-geolocatievereisten, een GeoJSON-bestand valideren, screenen en documentpakketten genereren werken allemaal zonder enige TRACES-sleutel. Of u op eigen naam indient of als gemachtigd vertegenwoordiger voor een mandaterende marktdeelnemer is een aparte keuze per verklaring; het inloggegeven bewijst alleen wie er verbindt.
Veelvoorkomende problemen
- De knop Active verschijnt nooit. De marktdeelnemersrol is nog niet doorgegeven aan de webservicelaag. Wacht, herlaad uw profiel en bevestig dat de rol actief is voordat u hem verwacht.
- EORI al in gebruik. Waarschijnlijk heeft iemand van uw bedrijf de marktdeelnemer al geregistreerd. Vraag om aan te sluiten bij de bestaande marktdeelnemer in plaats van een tweede te maken.
- Een sleutel die in test werkt, faalt in productie. Acceptatie en productie zijn gescheiden systemen met gescheiden inloggegevens. Genereer een sleutel in de omgeving waarin u echt indient.
- Een verklaring wordt geweigerd wegens ontbrekende EORI. De EORI hoort op het marktdeelnemersprofiel, niet op de verklaring. Corrigeer het profiel en dien opnieuw in. De mechaniek van een indiening staat in de gids voor het indienen van de DDS.
Met de sleutel opgeslagen bent u klaar om in te dienen wanneer u dat kiest, en precies daar nemen de zorgvuldigheidsverklaring zelf en uw bredere conformiteitschecklist het over. Klaar om in te dienen is een startlijn, geen finish.