De EUDR heeft een lang geheugen. Marktdeelnemers moeten de informatie achter elke zorgvuldigheidsverklaring vijf jaar bewaren, opvraagbaar wanneer een bevoegde autoriteit erom vraagt, en downstreamondernemingen dragen een parallelle vijfjarige plicht voor de verklaringen waarop zij vertrouwen. De indiening is publieke infrastructuur; het bewijsdossier is aan u om op te bouwen. Deze gids bepaalt wat erin hoort, hoe u het zo ordent dat een controle saai is, en welke evaluatieplichten daaraan verbonden zijn.
Het juridische raamwerk
- Marktdeelnemers: artikel 9 verplicht u de vermelde informatie te verzamelen en vijf jaar te bewaren vanaf het in de handel brengen of de uitvoer, op verzoek beschikbaar voor autoriteiten.
- Downstreammarktdeelnemers en handelaren: bewaar de referentie- en verificatienummers van de verklaringen die uw inkoop dekken, plus de identiteit van wie u heeft geleverd en aan wie u heeft verkocht, gedurende vijf jaar. Sinds de wijziging van 2025 dienen downstreamondernemingen nooit een eigen DDS in; de bewaarplicht is hun volledige verplichting, waardoor het verliezen van het referentienummer van een leverancier de enige faalwijze is. De rollengids legt uit wie wat is.
- Gebruikers van artikel 13: de vereenvoudigde zorgvuldigheidseisen kennen hun eigen documentatieplicht: stukken die een verwaarloosbaar omzeilings- en vermengingsrisico aantonen, bewaard volgens dezelfde norm.
Het dossier per zending, uitgesplitst
Voor een marktdeelnemer bevat een volledig dossier voor één zending:
- Commerciële identiteit: productomschrijving, HS-code, hoeveelheden afgestemd op de verzenddocumenten; identiteiten van leverancier en afnemer met contactgegevens.
- Perceelgegevens, met versiebeheer: het geolocatiebestand precies zoals door de leverancier aangeleverd, elke gecorrigeerde versie en het uiteindelijke ingediende GeoJSON, met productieperioden. Overschrijf een perceelbestand nooit; vervang het door een nieuwe versie.
- Screeningbewijzen: de uitvoer van elke screeningrun met datasetnamen, uitvoerdatums en oordelen per perceel, inclusief runs op geometrie die u later hebt vervangen.
- De beoordeling: de schriftelijke conclusie van de risicobeoordeling, aangeslagen signaleringen en de afhandeling ervan, genomen maatregelen voor risicobeperking.
- Legaliteitsbewijzen: uitvoervergunningen, oogst- of transportdocumenten, als bewijs gebruikte certificeringsgegevens, controles van de grondstatus.
- De verklaring zelf: de door TRACES teruggegeven DDS-referentie- en verificatienummers, uw interne referentie en eventuele stroomopwaartse nummers waarnaar u hebt verwezen. De indieningshandleiding laat zien waar deze vandaan komen.
- Contracten: de clausules die leveranciers verplichten perceelgegevens te leveren en wijzigingen te melden.
Structuur wint van omvang
Autoriteiten beoordelen archieven niet op gewicht; zij stellen gerichte vragen ("laat ons de passende zorgvuldigheid achter referentie 26XX zien...") in het kader van controles op grond van artikel 16 of na een onderbouwde bezorgdheid, en meten hoe lang u erover doet om te antwoorden. De ontwerpregel is één koppelsleutel: een perceelidentificatie die leveranciersgegevens, geometrieversies, screeningoordelen en ingediende verklaringen verbindt. Wanneer u uw eigen eigenschappen in het GeoJSON behoudt (TRACES negeert onbekende eigenschappen, zodat perceel-ID's gratis meereizen), blijven het ingediende artefact en uw bewijsdossier van nature met elkaar verbonden. Vijf jaar overleeft bovendien laptops, personeel en e-mailbewaarbeleid: het dossier hoort in een systeem, niet in een postvak.
De jaarlijkse plichten daarbovenop
Artikel 12 verplicht marktdeelnemers een stelsel van passende zorgvuldigheid te onderhouden, het minstens eenmaal per jaar te evalueren en het bij te werken wanneer de omstandigheden veranderen (een wisseling van leverancier, een herindeling van het risiconiveau, een nieuwe grondstof). Marktdeelnemers die geen kmo zijn, moeten daarnaast jaarlijks openbaar rapporteren over hun stelsel van passende zorgvuldigheid en de genomen stappen. Beide artefacten, de evaluatienotitie en het rapport, gaan in het dossier.
Waarom de discipline loont
Het sanctiekader schaalt mee met de mate van verwijtbaarheid: een marktdeelnemer die een sluitend dossier kan overleggen dat echte passende zorgvuldigheid aantoont, voert met een autoriteit een fundamenteel ander gesprek dan iemand die verklaringen heeft ingediend over gegevens die niemand heeft bewaard. De documentpakketten van plotvera zijn hier precies op ontworpen: elk screeningoordeel, elke geometrieversie en elke ingediende verklaring wordt per zending samen gearchiveerd, zodat de vijfjaarsvraag een antwoord met één klik heeft.