O EUDR tem memória longa. Os operadores têm de conservar a informação por detrás de cada declaração de diligência devida durante cinco anos, recuperável quando uma autoridade competente a pedir, e as empresas a jusante suportam um dever paralelo de cinco anos para as declarações em que se baseiam. A apresentação é infraestrutura pública; o dossiê de prova é seu para construir. Este guia especifica o que nele entra, como organizá-lo para que uma auditoria seja aborrecida, e os deveres de revisão que lhe vêm associados.
O esqueleto legal
- Operadores: o artigo 9.º obriga-o a recolher a informação listada e a conservá-la durante cinco anos a contar da colocação no mercado ou da exportação, disponível às autoridades a pedido.
- Operadores e comerciantes a jusante: conserve os números de referência e de verificação das declarações que cobrem o que comprou, mais a identidade de quem o abasteceu e de quem lhe comprou, durante cinco anos. Desde a alteração de 2025, as empresas a jusante nunca apresentam a sua própria DDS; o dever de conservação de registos é toda a sua obrigação, o que faz de perder o número de referência de um fornecedor o único modo de falha. O guia dos papéis aborda quem é quem.
- Utilizadores do artigo 13.º: a diligência devida simplificada tem o seu próprio dever documental: documentação que demonstre um risco negligenciável de contorno e de mistura, mantida ao mesmo nível.
O dossiê por remessa, item a item
Para um operador, um dossiê completo de uma remessa contém:
- Identidade comercial: descrição do produto, código SH, quantidades reconciliadas com os documentos de expedição; identidades do fornecedor e do comprador com os registos de contacto.
- Dados de parcelas, com versões: o ficheiro de geolocalização exatamente como entregue pelo fornecedor, cada versão corrigida, e o GeoJSON apresentado final, com os intervalos de datas de produção. Nunca substitua um ficheiro de parcelas; suplante-o.
- Prova de rastreio: os resultados de cada execução de rastreio com os nomes dos conjuntos de dados, as datas de execução e os veredictos por parcela, incluindo execuções sobre geometria que mais tarde substituiu.
- A avaliação: a conclusão escrita da avaliação do risco, os sinais suscitados e a sua resolução, as medidas de mitigação tomadas.
- Prova de legalidade: licenças de exportação, documentos de colheita ou de movimento, registos de certificação usados como prova, verificações do estatuto fundiário.
- A própria declaração: os números de referência e de verificação da DDS devolvidos pelo TRACES, a sua referência interna, e quaisquer números a montante que referenciou. O percurso de apresentação mostra de onde estes vêm.
- Contratos: as cláusulas que obrigam os fornecedores a entregar os dados de parcelas e a notificar alterações.
A estrutura vale mais do que o volume
As autoridades não classificam os arquivos ao peso; fazem perguntas dirigidas ("mostre-nos a diligência devida por detrás da referência 26XX...") no âmbito dos controlos do artigo 16.º ou após uma preocupação fundamentada, e medem quanto tempo demora a responder. A regra de conceção é uma única chave de ligação: um identificador de parcela que ligue os registos do fornecedor, as versões da geometria, os veredictos de rastreio e as declarações apresentadas. Se mantiver as suas próprias propriedades no GeoJSON (o TRACES ignora as propriedades desconhecidas, pelo que os IDs de parcela viajam de graça), o artefacto apresentado e o seu dossiê de prova ficam ligados por construção. Cinco anos também sobrevivem a portáteis, funcionários e políticas de retenção de correio: o dossiê pertence a um sistema, não a uma caixa de entrada.
Os deveres anuais por cima
O artigo 12.º exige que os operadores mantenham um sistema de diligência devida, o revejam pelo menos uma vez por ano, e o atualizem quando as circunstâncias mudarem (uma troca de fornecedor, uma reclassificação de escalão, uma nova matéria-prima). Os operadores que não são PME têm ainda de comunicar publicamente todos os anos sobre o seu sistema de diligência devida e as medidas tomadas. Ambos os artefactos, a nota de revisão e o relatório, juntam-se ao dossiê.
Por que compensa a disciplina
O quadro sancionatório escala com a culpabilidade: um operador que consegue apresentar um dossiê coerente que demonstra diligência devida real está numa conversa categoricamente diferente com uma autoridade do que um que apresentou declarações sobre dados que ninguém conservou. Os pacotes documentais da plotvera são construídos em torno disto: cada veredicto de rastreio, versão de geometria e declaração apresentada é arquivado em conjunto por remessa, para que a pergunta dos cinco anos tenha uma resposta a um clique.