Recolha as parcelas de produção associadas a cada lote de café destinado à UE sob HS 0901. Os fornecedores podem enviá-las por um portal seguro da plotvera sem criar uma conta.
Comece pelos fornecedores ativos e pelos lotes que deverão entrar primeiro na UE. Use a lista de verificação do EUDR para acompanhar as outras informações necessárias à devida diligência.
Passo 1: mapeie a cadeia de fornecedores
Abra Suppliers. Adicione cada organização à qual compra e cada organização a montante que deverá fornecer dados das explorações. Defina os fornecedores diretos como Tier 1. Use Edit para atribuir níveis a montante e Sells into. Os níveis registam o seu mapeamento, a plotvera não descobre a cadeia.
- Crie um registo por organização com um nome reconhecível pelas equipas de compras e conformidade.
- Não crie um fornecedor por pequeno produtor quando contrata uma cooperativa. As explorações chegam como parcelas na submissão da cooperativa.
- Use Direct upload apenas para ficheiros de parcelas carregados pela sua própria equipa.
A página não oferece campos para responsáveis, prazos ou estados de recolha personalizados. Acompanhe-os no seu processo operacional e use Not invited, Invite active e to review para ver o que exige ação na plotvera.
Passo 2: adicione um fornecedor reconhecível
Selecione Add supplier. Introduza Supplier name e, se for útil, Contact email (optional) e Invite language (optional). Os idiomas de convite disponíveis são English, Español e Português.
- Use o nome da organização nos registos de compras e acrescente uma origem ou referência do fornecedor ao nome apenas quando necessário para distinguir duplicados.
- Use o contacto que consegue obter registos das explorações, como um agrónomo da cooperativa ou o responsável pela rastreabilidade.
- Guarde a identidade do fornecedor e a correspondência com as provas, conforme descrito no guia de conservação de registos.
Depois de adicionar o fornecedor, a plotvera abre o respetivo painel de convite.
Passo 3: envie o link específico do fornecedor
Selecione Invite. Use Send link by email ou Create a link to copy para outro canal. Copie imediatamente um link recém-criado porque só é mostrado uma vez. Os links expiram após 30 dias e podem ser revogados. Os convites para o portal de fornecedores estão disponíveis nos planos Pro e Business.
- Indique a cultura, origem, período de produção ou lotes de compra abrangidos e defina um prazo.
- Peça todas as explorações de produção associadas a esses lotes, não o escritório da cooperativa, a fábrica, o armazém ou um ponto na aldeia.
- Envie o guia de geolocalização de pequenos produtores quando as equipas de campo precisarem de ajuda para recolher coordenadas.
Não reutilize um link entre fornecedores. Se as informações não puderem ser obtidas e verificadas, o fluxo de café afetado não está pronto para suportar uma DDS. A plotvera prepara provas TRACES-ready, mas é você que submete a DDS no TRACES-NT.
Passo 4: recolha as parcelas de produção
O portal sem conta começa em 1 · Submit your plot locations. O fornecedor escolhe o produto e o período de produção e depois carrega GeoJSON, WKT ou KML, ou capta um limite com o GPS de um telefone no terreno.
As equipas técnicas devem usar coordenadas WGS84 e GeoJSON conforme a RFC 7946. Partilhe o guia do formato GeoJSON e o guia dos requisitos de geolocalização quando necessário.
- Nos termos do art. 2(28), uma parcela de 4 hectares ou menos precisa de pelo menos um ponto de latitude e longitude com no mínimo 6 casas decimais.
- Uma parcela acima de 4 hectares precisa de um polígono que descreva o seu perímetro.
- Inclua todas as explorações ligadas ao lote e remova duplicados. Uma fábrica ou escritório não pode substituir uma parcela de produção.
A validação verifica a geometria, não se a exploração forneceu o seu lote. Compare nomes e IDs das parcelas com listas de membros e registos de atribuição de lotes. Investigue locais em cidades ou oceanos e verifique a produção face à data-limite de 31 de dezembro de 2020.
Passo 5: recolha provas de apoio
O portal marca 2 · Sign the supplier declaration e 3 · Upload legality evidence como opcionais. Peça-os quando fizerem parte do seu pedido de provas.
Para os produtos relevantes nos termos do art. 2(40), a declaração liga os bens fornecidos às parcelas submetidas e afirma que, tanto quanto é do conhecimento do signatário, não foram produzidos em terras desflorestadas ou degradadas após 31 de dezembro de 2020 e cumpriram a legislação aplicável do país de produção.
- Confirme o nome completo, a função, a autoridade e a organização do signatário.
- Compare a declaração, as parcelas, a origem e o fluxo de café e investigue datas ou registos contraditórios.
- Trate a declaração como um elemento de prova, não como prova definitiva. Nos termos do art. 4, a sua empresa continua responsável pela devida diligência e pela DDS que submete. Use o guia de avaliação de riscos perante contradições ou indicadores de risco.
As provas de legalidade também são opcionais no portal, mas as provas necessárias à sua devida diligência não são. Especifique os documentos necessários para o país e a cadeia de abastecimento.
Reveja cada submissão
Os itens do portal permanecem pendentes até abrir Review supplier submissions e escolher Accept ou Reject. Aceitar parcelas adiciona ao registo as parcelas válidas e sinalizadas. As parcelas sinalizadas ainda precisam de correção antes do screening.
- Rejeite uma submissão incorreta e peça ao fornecedor que a envie novamente. A fila de revisão não oferece uma ação para devolver e editar.
- Execute o screening das parcelas aceites e válidas, avalie o resultado e registe qualquer mitigação antes de as usar numa DDS.
- Guarde as provas aceites, os ficheiros de origem e a correspondência durante 5 anos.
Quando as provas estiverem prontas, configure o acesso com o guia de credenciais do TRACES e siga o guia de submissão da DDS. A aceitação do fornecedor não é uma aprovação da UE nem uma garantia de desalfandegamento.