Erfassen Sie die Produktionsflächen hinter jeder für die EU bestimmten Kaffeepartie unter HS 0901. Lieferanten können sie über ein sicheres plotvera-Portal senden, ohne ein Konto anzulegen.
Beginnen Sie mit aktiven Lieferanten und den Partien, die voraussichtlich zuerst in die EU gelangen. Nutzen Sie die EUDR-Checkliste, um die übrigen für die Sorgfaltspflicht benötigten Angaben zu verfolgen.
Schritt 1: Lieferkette abbilden
Öffnen Sie Suppliers. Fügen Sie jede Organisation hinzu, bei der Sie einkaufen, sowie jede vorgelagerte Organisation, die Betriebsdaten liefern soll. Setzen Sie direkte Lieferanten auf Tier 1. Weisen Sie über Edit vorgelagerte Stufen und Sells into zu. Die Stufen bilden Ihre Zuordnung ab, plotvera ermittelt die Kette nicht.
- Erstellen Sie einen Datensatz je Organisation und verwenden Sie einen für Einkauf und Compliance eindeutigen Namen.
- Erstellen Sie nicht für jeden Kleinbauern einen Lieferanten, wenn Ihr Vertragspartner eine Genossenschaft ist. Deren Betriebe werden als Flächen in der Einreichung der Genossenschaft erfasst.
- Verwenden Sie Direct upload nur für Flächendateien, die Ihr eigenes Team hochlädt.
Die Seite bietet keine Felder für Verantwortliche, Fristen oder eigene Erfassungsstatus. Verwalten Sie diese in Ihrem Arbeitsprozess und nutzen Sie dann Not invited, Invite active und to review, um offene Aktionen in plotvera zu erkennen.
Schritt 2: Lieferanten eindeutig anlegen
Wählen Sie Add supplier. Geben Sie Supplier name sowie bei Bedarf Contact email (optional) und Invite language (optional) ein. Als Einladungssprachen stehen English, Español und Português zur Verfügung.
- Verwenden Sie den Organisationsnamen aus den Einkaufsunterlagen und ergänzen Sie nur bei Verwechslungsgefahr Herkunft oder Lieferantenreferenz im Namen.
- Nutzen Sie den Kontakt, der Betriebsunterlagen beschaffen kann, etwa einen Agronomen der Genossenschaft oder die zuständige Person für Rückverfolgbarkeit.
- Bewahren Sie Lieferantenidentität und Korrespondenz wie im Leitfaden zur Aufbewahrung beschrieben bei den Nachweisen auf.
Nach dem Hinzufügen öffnet plotvera das Einladungsfeld des Lieferanten.
Schritt 3: Lieferantenspezifischen Link senden
Wählen Sie Invite. Nutzen Sie Send link by email oder Create a link to copy für einen anderen Kanal. Kopieren Sie einen neu erstellten Link sofort, da er nur einmal angezeigt wird. Links laufen nach 30 Tagen ab und können widerrufen werden. Lieferantenportal-Einladungen sind in Pro und Business verfügbar.
- Nennen Sie Erzeugnis, Herkunft, Produktionszeitraum oder betroffene Einkaufspartien und setzen Sie eine Frist.
- Fordern Sie alle Produktionsbetriebe hinter diesen Partien an, nicht das Büro der Genossenschaft, die Mühle, das Lager oder einen Dorfpunkt.
- Senden Sie den Leitfaden zur Geolokalisierung von Kleinbetrieben, wenn Feldteams Hilfe bei der Koordinatenerfassung benötigen.
Verwenden Sie einen Link nicht für mehrere Lieferanten. Lassen sich Angaben nicht beschaffen und prüfen, ist der betroffene Kaffeestrom nicht bereit für eine DDS. plotvera bereitet TRACES-ready Nachweise vor, aber Sie reichen die DDS in TRACES-NT ein.
Schritt 4: Produktionsflächen erfassen
Das Portal ohne Konto beginnt mit 1 · Submit your plot locations. Der Lieferant wählt Erzeugnis und Produktionszeitraum und lädt dann GeoJSON, WKT oder KML hoch oder erfasst die Grenze am Feld mit dem GPS eines Telefons.
Technische Teams sollten Koordinaten in WGS84 und GeoJSON nach RFC 7946 verwenden. Teilen Sie bei Bedarf den GeoJSON-Formatleitfaden und den Leitfaden zu Geolokalisierungsanforderungen.
- Nach Art. 2(28) braucht eine Fläche von 4 Hektar oder weniger mindestens einen Breiten- und Längengradpunkt mit mindestens 6 Dezimalstellen.
- Eine Fläche über 4 Hektar braucht ein Polygon, das ihren Umfang beschreibt.
- Erfassen Sie jeden Betrieb der Partie und entfernen Sie Dubletten. Eine Mühle oder ein Büro kann eine Produktionsfläche nicht ersetzen.
Die Validierung prüft die Geometrie, nicht ob der Betrieb Ihre Partie geliefert hat. Gleichen Sie Flächennamen und IDs mit Mitgliederlisten und Partiezuteilungen ab. Untersuchen Sie Orte in Städten oder Ozeanen und prüfen Sie die Produktion gegen den Stichtag 31. Dezember 2020.
Schritt 5: Unterstützende Nachweise erfassen
Das Portal kennzeichnet 2 · Sign the supplier declaration und 3 · Upload legality evidence als optional. Fordern Sie beides an, wenn es Teil Ihrer Nachweisanfrage ist.
Für die relevanten Erzeugnisse nach Art. 2(40) verknüpft die Erklärung die gelieferten Waren mit den eingereichten Flächen und bestätigt nach bestem Wissen des Unterzeichners, dass sie nicht auf nach dem 31. Dezember 2020 entwaldeten oder geschädigten Flächen erzeugt wurden und dem Recht des Produktionslandes entsprachen.
- Prüfen Sie vollständigen Namen, Funktion, Befugnis und Organisation des Unterzeichners.
- Gleichen Sie Erklärung, Flächen, Herkunft und Kaffeestrom ab und untersuchen Sie widersprüchliche Daten oder Unterlagen.
- Behandeln Sie die Erklärung als Nachweis, nicht als Beweis. Nach Art. 4 bleibt Ihr Unternehmen für die Sorgfaltspflicht und die eingereichte DDS verantwortlich. Nutzen Sie bei Widersprüchen oder Risikoindikatoren den Leitfaden zur Risikobewertung.
Legalitätsnachweise sind im Portal ebenfalls optional, die für Ihre Sorgfaltspflicht erforderlichen Nachweise jedoch nicht. Geben Sie an, welche Dokumente Sie für Land und Lieferkette benötigen.
Jede Einreichung prüfen
Portaleinträge bleiben ausstehend, bis Sie Review supplier submissions öffnen und Accept oder Reject wählen. Das Akzeptieren von Flächen fügt gültige und markierte Flächen dem Register hinzu. Markierte Flächen müssen vor dem Screening korrigiert werden.
- Lehnen Sie eine falsche Einreichung ab und bitten Sie den Lieferanten um erneute Übermittlung. In der Prüfwarteschlange gibt es keine Rückgabe-zur-Bearbeitung.
- Prüfen Sie akzeptierte, gültige Flächen per Screening, bewerten Sie das Ergebnis und dokumentieren Sie jede Minderung, bevor Sie sie in einer DDS verwenden.
- Bewahren Sie akzeptierte Nachweise, Quelldateien und Korrespondenz 5 Jahre auf.
Wenn die Nachweise bereit sind, richten Sie den Zugang mit dem Leitfaden zu TRACES-Zugangsdaten ein und folgen Sie dem Leitfaden zur DDS-Einreichung. Die Annahme durch den Lieferanten ist keine EU-Genehmigung und keine Garantie für die Zollfreigabe.