Schritt für Schritt: eine DDS in TRACES einreichen

Dieser Leitfaden erklärt die EUDR-Einreichung in TRACES, einschließlich der Frage, wie Sie eine Sorgfaltserklärung (DDS) ausfüllen und nach dem Zugang über EU Login selbst in TRACES-NT, dem EUDR-Informationssystem der EU, einreichen. Er beginnt mit der Entscheidung, wer einreichen muss, überführt die Nachweise nach Artikel 9 in formularfertige Daten, prüft das Risiko nach Artikel 10 und endet mit einer Referenznummer und einer fünfjährigen Akte. Er setzt voraus, dass Sie eine echte Sendung anmelden. Als wiederverwendbare Feldreferenz können Sie parallel die DDS-Vorlage und den Feldleitfaden geöffnet lassen.

Schritt 1: Klären Sie, wer einreicht und was die DDS abdeckt

Der vorgelagerte Marktteilnehmer, der ein betroffenes Produkt erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder es ausführt, füllt die DDS aus, bevor das Produkt bewegt wird. Seit der Vereinfachung vom Dezember 2025 reichen nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler keine neue DDS ein: Der vorgelagerte Marktteilnehmer gibt seine Referenznummer an den ersten nachgelagerten Käufer weiter, der sie erfasst. Ein Kleinst- oder kleiner Primärmarktteilnehmer mit Sitz in einem Land mit geringem Risiko verwendet stattdessen eine einmalige vereinfachte Erklärung. Für gewöhnliche vorgelagerte Einreichungen ist eine DDS je Sendung die klarste operative Grundlage, wobei jede Produktposition, Lieferantencharge und Produktionsfläche der Sendung zugeordnet wird.

Schritt 2: Erstellen Sie ein EU Login für eine echte Person

TRACES-NT ist das EU-System, in dem Sie die DDS einreichen, und Sie erreichen es über EU Login, den Identitätsdienst der Kommission. Erstellen Sie die Anmeldung für eine namentlich benannte natürliche Person in Ihrem Unternehmen, nicht für ein gemeinsames Postfach. Dieser Benutzer benötigt die richtige Rolle oder Berechtigung für die Organisation des Marktteilnehmers, bevor er an einer Erklärung arbeiten kann. Richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein und fügen Sie einen zweiten registrierten Benutzer hinzu, damit Urlaub oder Personalabgänge keine Sendung blockieren. Die ACCEPTANCE-Umgebung ist eine getrennte Schulungskopie: Registrieren Sie sich auch dort, wenn Sie den Ablauf vor der Nutzung von PRODUCTION ohne Rechtswirkung proben möchten. Für die Maschine-zu-Maschine-Übermittlung folgen Sie dem Leitfaden zu TRACES-NT API-Zugangsdaten für den getrennten Webservice-Zugangsweg.

Schritt 3: Registrieren Sie den Marktteilnehmer und prüfen Sie die EORI

Legen Sie das Unternehmen im EUDR-Informationssystem als Marktteilnehmer an oder beantragen Sie Zugang, wenn ein Kollege es bereits registriert hat. Verwenden Sie den rechtlichen Firmennamen und die Anschrift, wählen Sie die tatsächliche Tätigkeit und registrieren Sie sich im Mitgliedstaat der Niederlassung. Ein Einfuhr- oder Ausfuhrprofil benötigt eine gültige EORI-Nummer. Prüfen Sie die EORI vor Beginn einer Erklärung, denn die Identität des Marktteilnehmers fließt in die DDS ein und die Referenz muss später mit den Zolldaten übereinstimmen.

Schritt 4: Stellen Sie die Nachweisakte nach Artikel 9 je Sendung zusammen

• Produkt und Menge: HS-Code aus Anhang I, Freitextbeschreibung, Handelsbezeichnung, Nettomasse in Kilogramm und jede tarifliche Zusatzeinheit. Bei Holz ergänzen Sie den gebräuchlichen Namen und den vollständigen wissenschaftlichen Artnamen.
• Herkunft und Erzeugung: Erzeugerland, relevante Region und Erzeugungsdatum oder -zeitraum für jede Ursprungscharge.
• Geolokalisierung: jede Produktionsfläche. Ein Breiten- und Längengradpunkt genügt für eine Fläche von 4 Hektar oder weniger; über 4 Hektar ist ein Umringpolygon vorgeschrieben. Validieren Sie das TRACES-fertige GeoJSON vor dem Hochladen.
• Lieferkettennachweis: Namen, Postanschriften und E-Mail-Adressen von Lieferanten und Geschäftskunden sowie Chargen-, Rechnungs- und Transportreferenzen, die die Sendung mit ihren Flächen verbinden.
• Nachweis der Entwaldungsfreiheit: schlüssige, überprüfbare Flächenprüfung anhand des Stichtags 31. Dezember 2020, wobei Datensatz, Ergebnis und Prüfdatum aufbewahrt werden.
• Legalitätsnachweis: Unterlagen zum anwendbaren Recht des Erzeugerlandes, darunter soweit relevant Landnutzungsrechte, Umwelt- und Forstvorschriften, Rechte Dritter, Arbeits- und Menschenrechte sowie Steuer-, Handels-, Zoll- und Korruptionsbekämpfungsvorschriften.

Nicht jeder Beleg wird in die DDS eingefügt. Artikel 9 bestimmt die Nachweise, die Sie erheben und aufbewahren; Anhang II bestimmt die kleinere Datenmenge und die Erklärung, die in TRACES-NT eingegeben werden. Ihre Akte muss die Verbindung zwischen beiden prüfbar machen.

Schritt 5: Dokumentieren Sie die Risikobewertung nach Artikel 10 und jede Minderung

Prüfen Sie die Akte nach Artikel 9 und halten Sie dann fest, wie Sie jedes anwendbare Kriterium aus Artikel 10 bewertet haben. Eine praktische Prüfung in neun Teilen umfasst:

1. Ländereinstufung, Vorhandensein von Wäldern und Verbreitung von Entwaldung oder Waldschädigung;
2. Vorhandensein indigener Völker, Konsultation nach Treu und Glauben und begründete Ansprüche auf Landnutzung oder Eigentum;
3. Zuverlässigkeit und Gültigkeit der Quellen sowie Übereinstimmung zwischen Dokumenten;
4. Korruption, Dokumentenfälschung, schwache Rechtsdurchsetzung, Menschenrechtsverletzungen, bewaffnete Konflikte oder Sanktionen;
5. Komplexität der Lieferkette, Verarbeitungsstufen und die Rückverfolgbarkeit des Produkts zu den Flächen;
6. Risiko der Umgehung oder Vermischung mit unbekannter oder nicht konformer Herkunft;
7. relevante veröffentlichte Schlussfolgerungen der Expertengruppen der Kommission;
8. begründete Bedenken und die bisherige Compliance der Lieferkettenakteure;
9. jedes weitere Risikosignal, wobei Zertifizierungen oder Nachweise Dritter als Unterstützung und nicht als Ersatz für die Sorgfaltspflicht dienen.

Ist das Risiko mehr als vernachlässigbar, halten Sie an und mindern es nach Artikel 11, etwa durch bessere Unterlagen, eine unabhängige Untersuchung oder Prüfung, eine Korrektur der Rückverfolgbarkeit oder den Ausschluss einer Fläche. Reichen Sie erst ein, wenn das dokumentierte Restrisiko null oder vernachlässigbar ist. Für Beschaffung mit geringem Risiko kann die vereinfachte Sorgfaltspflicht gelten, doch neue Informationen oder begründete Bedenken öffnen die Bewertung erneut.

Schritt 6: Erstellen und vervollständigen Sie die DDS in TRACES-NT

Erstellen Sie in PRODUCTION eine neue Sorgfaltserklärung. Vervollständigen Sie Marktteilnehmer und Tätigkeitskontext, fügen Sie Ihre interne Sendungsreferenz hinzu und legen Sie dann jede Produktposition mit HS-Code, Beschreibung, Handelsbezeichnung und Menge an. Ordnen Sie dem jeweiligen Produkt das Erzeugerland und jede Fläche zu, indem Sie Koordinaten zeichnen oder GeoJSON importieren. Verwenden Sie einen Punkt nur bei 4 Hektar oder weniger und über 4 Hektar ein Polygon. Prüfen Sie die rechtliche Erklärung und die Angaben zur verantwortlichen Person und gleichen Sie vor der Einreichung Produktpositionen, Gesamtmenge, Flächenliste und Versandunterlagen ab. Die Vertraulichkeit der Geolokalisierung kann die Flächenkarte vor nachgelagerten Nutzern schützen, zuständige Behörden behalten jedoch Zugriff.

Schritt 7: Reichen Sie ein, warten Sie auf AVAILABLE und erfassen Sie die Nummern

Die Einreichung ist ein Rechtsakt: Sie bestätigt, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko eines Verstoßes gegen die Entwaldungsfreiheits- oder Legalitätsanforderungen festgestellt wurde. Die Erklärung wechselt von SUBMITTED über die Risikoprofilierung des Systems zu AVAILABLE oder REJECTED. Erfassen Sie nach Verfügbarkeit die vom System ausgegebene Referenznummer und Verifizierungsnummer. Tragen Sie die DDS-Referenz bei Ein- oder Ausfuhr in die Zollanmeldung ein und bewegen Sie die Sendung nicht, bevor die Erklärung nutzbar ist.

Schritt 8: Geben Sie die Referenz weiter und bewahren Sie die Akte auf

Verknüpfen Sie Referenz- und Verifizierungsnummer im ERP oder Versandregister mit der Sendung. Geben Sie die DDS-Referenz an den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler weiter. Dieser Käufer erfasst die vorgelagerte Nummer, statt eine weitere DDS einzureichen, und alle anwendbaren Lieferkettenunterlagen werden mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Der Marktteilnehmer bewahrt außerdem die DDS fünf Jahre ab Einreichung und die Nachweise nach Artikel 9 fünf Jahre ab Inverkehrbringen oder Ausfuhr auf. Verwenden Sie die Checkliste für die fünfjährige Nachweisakte, damit eine Behörde die Entscheidung nachvollziehen kann, ohne sie neu aufzubauen.

Ausgefülltes Beispiel: eine brasilianische Kaffeesendung

Angenommen, Verde Porto Coffee SRL importiert einen Container Rohkaffee nach Italien. Die folgenden Namen und Kennungen sind beispielhaft, der Ablauf ist in einer echten DDS jedoch derselbe.

1. Marktteilnehmer: Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste, mit der beispielhaften EORI IT123456789012 und der internen Sendungsreferenz VP-2026-041.
2. Produkt: Rohkaffee, HS 0901, Handelsbeschreibung "Brasilianische grüne Arabica-Bohnen", Nettomasse 18,000 kg.
3. Herkunft und Kette: Brasilien, Minas Gerais, geliefert von Cooperativa Vale Verde; Einkaufsrechnung, Charge CVV-44 und Konnossement verbinden den Container mit zwei Farmen und dem Erzeugungszeitraum Januar bis März 2026.
4. Fläche 1: Fazenda Boa Vista, 3.2 Hektar. Ein Breiten- und Längengradpunkt mit sechs Dezimalstellen genügt, da die Fläche nicht größer als 4 Hektar ist.
5. Fläche 2: Fazenda Lago Azul, 12.6 Hektar. Die Datei verwendet ein Umringpolygon mit der Kennung BR-CAF-002, da die Fläche größer als 4 Hektar ist.
6. Nachweise und Risiko: CAR-Referenzen BR-MG-001 und BR-MG-002, Landnutzungsunterlagen und Lieferantenrechnungen stützen die Legalität, werden aber nicht ungeprüft akzeptiert. Die Flächenprüfung findet keinen Waldverlust nach dem 31. Dezember 2020. Eine anfängliche Grenzabweichung wird durch ein korrigiertes GeoJSON und eine unabhängige Dokumentenprüfung gemindert; danach wird das Restrisiko als vernachlässigbar dokumentiert.
7. TRACES-NT-Eingabe: eine DDS für diese Sendung, eine Produktposition HS 0901, 18,000 kg, Brasilien, beide Flächengeometrien, die Identität des Marktteilnehmers und die unterzeichnete Erklärung aus Anhang II.
8. Nach der Einreichung: sobald der Status AVAILABLE lautet, erfasst der Importeur die vom System ausgegebenen Referenz- und Verifizierungsnummern, trägt die Referenz in die Zolldaten ein, sendet sie an den ersten nachgelagerten Käufer und archiviert die vollständige Akte fünf Jahre.

Korrekturen: Nutzen Sie das 72-Stunden-Fenster sorgfältig

TRACES-NT erlaubt Änderung oder Rücknahme innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung der Referenznummer, sofern die DDS nicht bereits beim Zoll verwendet, wo zulässig referenziert, für eine Kontrolle ausgewählt oder das Produkt unter ihr bewegt wurde. Eine Änderung überschreibt die Erklärung unter derselben Referenz; nach Ablauf des Fensters erfordert eine wesentliche Korrektur normalerweise eine neue DDS und Referenz. Reichen Sie früh genug ein, um die zurückgegebene Erklärung zu prüfen, bevor der Zoll sie benötigt.

Mengeneinreichungen folgen denselben Kontrollpunkten

Das EUDR-Informationssystem unterstützt für große Mengen auch die Übermittlung von Maschine zu Maschine. Automatisierung ändert die Dateneingabe, nicht die Verantwortung: Der Marktteilnehmer muss weiterhin die Nachweise nach Artikel 9, die Schlussfolgerung nach Artikel 10, Mengen, Flächen und die abschließende Erklärung kontrollieren. plotvera bereitet validierte Geometrie, Screening-Nachweise und TRACES-fertige DDS-Daten vor; Sie reichen sie in TRACES-NT ein und bewahren die ausgegebenen Nummern auf.

Fehler, die Sie vor der Einreichung verhindern sollten

• Falscher Einreicher oder Weg: Bestätigen Sie den Status als vorgelagerter Marktteilnehmer und ob die Erklärung für Kleinst- oder kleine Primärmarktteilnehmer gilt.
• Fehlende oder abweichende EORI, Marktteilnehmerbezeichnung, HS-Code oder Menge zwischen DDS und Zolldokumenten.
• Unvollständige Herkunft: Eine Lieferantencharge oder Produktionsfläche der Sendung fehlt.
• Ungültige Geometrie, darunter ein Punkt über 4 Hektar, ein nicht geschlossenes Polygon oder vertauschte Koordinaten. Prüfen Sie die Geolokalisierungsregeln vor dem Hochladen.
• Legalitätsunterlagen wurden gesammelt, aber nicht geprüft, oder die Risikoschlussfolgerung zeigt nicht, wie die Kriterien aus Artikel 10 angewandt wurden.
• Einreichung, obwohl die Minderung noch offen oder das Restrisiko mehr als vernachlässigbar ist.
• Die Referenz wird nach AVAILABLE nicht erfasst oder nicht mit Zoll, Käufer und fünfjähriger Akte verknüpft.

Für Einreichungsfristen und Sonderfälle bei Rollen nutzen Sie den Leitfaden zu den Fristen 2026 und 2027 und den Leitfaden zu Marktteilnehmern, nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern.