Stap voor stap: een DDS indienen in TRACES

Deze gids legt EUDR-indiening in TRACES uit, waaronder hoe u een zorgvuldigheidsverklaring (DDS) invult en zelf indient in TRACES-NT, het EUDR-informatiesysteem van de EU, nadat u via EU Login toegang hebt gekregen. Het begint met de beslissing wie indient, zet bewijsmateriaal uit artikel 9 om in formulierklare gegevens, toetst het risico volgens artikel 10 en eindigt met een referentienummer en een dossier dat vijf jaar wordt bewaard. Het gaat ervan uit dat u een echte zending moet aangeven. Houd voor een herbruikbaar overzicht van de velden de DDS-template en veldgids naast deze handleiding open.

Stap 1: bevestig wie indient en wat de DDS omvat

De stroomopwaartse marktdeelnemer die een product binnen het toepassingsgebied voor het eerst op de EU-markt in de handel brengt of uitvoert, vult de DDS in voordat het product wordt verplaatst. Sinds de vereenvoudiging van december 2025 dienen downstreammarktdeelnemers en handelaren niet opnieuw een DDS in. De stroomopwaartse marktdeelnemer geeft zijn referentienummer door aan de eerste downstreamkoper, die het registreert. Een micro- of kleine primaire marktdeelnemer die is gevestigd in een land met een laag risico, gebruikt in plaats daarvan een eenmalige vereenvoudigde verklaring. Voor gewone stroomopwaartse indieningen is één DDS per zending de duidelijkste operationele basis, waarbij elke productregel, leverancierspartij en productieperceel in die zending eraan wordt gekoppeld.

Stap 2: maak een EU Login aan voor een echte persoon

TRACES-NT is het EU-systeem waarin u de DDS indient, en u bereikt het via EU Login, de identiteitsdienst van de Commissie. Maak de toegang aan voor een met naam genoemde natuurlijke persoon binnen uw onderneming, niet voor een gedeelde mailboxidentiteit. Die gebruiker heeft de juiste rol of toestemming voor de organisatie van de marktdeelnemer nodig voordat aan een verklaring kan worden gewerkt. Stel tweefactorauthenticatie in en voeg een tweede geregistreerde gebruiker toe, zodat vakanties of personeelsverloop een zending niet blokkeren. De ACCEPTANCE-omgeving is een afzonderlijke oefenomgeving. Registreer u daar ook als u het proces zonder rechtsgevolg wilt oefenen voordat u PRODUCTION gebruikt. Volg voor machine-tot-machine-indiening de gids voor TRACES-NT-API-inloggegevens voor de afzonderlijke route naar webservicetoegang.

Stap 3: registreer de marktdeelnemer en verifieer het EORI

Maak de onderneming in het EUDR-informatiesysteem aan als marktdeelnemer of vraag toegang als een collega haar al heeft geregistreerd. Gebruik de wettelijke bedrijfsnaam en het wettelijke adres, selecteer de werkelijke activiteit en registreer u in de lidstaat van vestiging. Voor een invoer- of uitvoerprofiel is een geldig EORI-nummer vereist. Controleer het EORI voordat u een verklaring opstelt, want de identiteit van de marktdeelnemer wordt in de DDS overgenomen en de referentie moet later aansluiten op de douanegegevens.

Stap 4: stel per zending het bewijsdossier voor artikel 9 samen

• Product en hoeveelheid: HS-code uit bijlage I, vrije omschrijving, handelsnaam, nettomassa in kilogram en eventuele aanvullende tariefeenheid. Voeg voor hout de gangbare en volledige wetenschappelijke soortnamen toe.
• Herkomst en productie: productieland, relevante regio en productiedatum of productieperiode voor elke bronpartij.
• Geolocatie: elk productieperceel. Een punt met lengte- en breedtegraad volstaat voor een perceel van 4 hectare of minder. Boven 4 hectare is een omtrekpolygoon verplicht. Valideer het TRACES-klare GeoJSON vóór het uploaden.
• Spoor door de toeleveringsketen: namen, postadressen en e-mailadressen van leveranciers en zakelijke klanten, plus partij-, factuur- en transportreferenties die de zending aan de percelen koppelen.
• Bewijs van ontbossingsvrijheid: sluitende, verifieerbare perceelscreening aan de hand van de peildatum 31 december 2020, waarbij de dataset, het resultaat en de beoordelingsdatum worden bewaard.
• Bewijs van legaliteit: documenten over het toepasselijke recht van het productieland, waaronder waar relevant landgebruiksrechten, milieu- en bosregels, rechten van derden, arbeids- en mensenrechten en regels inzake belastingen, handel, douane en corruptiebestrijding.

Niet elk ondersteunend document wordt in de DDS geplakt. Artikel 9 bepaalt welk bewijs u verzamelt en bewaart. Bijlage II bepaalt welke kleinere gegevensset en verklaring u in TRACES-NT invoert. Uw dossier moet het verband tussen beide controleerbaar maken.

Stap 5: documenteer de risicobeoordeling van artikel 10 en eventuele risicobeperking

Controleer het dossier voor artikel 9 en leg vervolgens vast hoe u elk toepasselijk criterium van artikel 10 hebt beoordeeld. Een praktische beoordeling in negen delen omvat:

1. de landenbenchmark, de aanwezigheid van bossen en de mate waarin ontbossing of bosdegradatie voorkomt;
2. de aanwezigheid van inheemse volken, overleg te goeder trouw en gemotiveerde aanspraken op landgebruik of eigendom;
3. de betrouwbaarheid en geldigheid van bronnen en de onderlinge bevestiging door documenten;
4. corruptie, documentvervalsing, zwakke handhaving, mensenrechtenschendingen, gewapende conflicten of sancties;
5. de complexiteit van de toeleveringsketen, verwerkingsfasen en de mogelijkheid om het product tot de percelen te traceren;
6. het risico op omzeiling of vermenging met een onbekende of niet-conforme herkomst;
7. relevante conclusies die door deskundigengroepen van de Commissie zijn gepubliceerd;
8. gegronde zorgen en de nalevingsgeschiedenis van partijen in de toeleveringsketen;
9. elk ander risicosignaal, waarbij certificering of bewijs van derden als ondersteuning dient en niet als vervanging van passende zorgvuldigheid.

Als het risico meer dan verwaarloosbaar is, stopt u en beperkt u het volgens artikel 11, bijvoorbeeld door betere documenten op te vragen, een onafhankelijk onderzoek of audit te laten uitvoeren, de traceerbaarheid te corrigeren of een perceel uit te sluiten. Dien pas in nadat het gedocumenteerde restrisico nihil of verwaarloosbaar is. Inkoop uit een land met een laag risico kan in aanmerking komen voor vereenvoudigde passende zorgvuldigheid, maar nieuwe informatie of een gegronde zorg maakt een nieuwe beoordeling alsnog nodig.

Stap 6: maak de DDS aan en vul deze in TRACES-NT in

Maak in PRODUCTION een nieuwe zorgvuldigheidsverklaring aan. Vul de marktdeelnemer en de context van de activiteit in, voeg uw interne zendingsreferentie toe en maak vervolgens elke productregel aan met de HS-code, omschrijving, handelsnaam en hoeveelheid. Voeg het productieland en elk perceel toe aan het betreffende product door coördinaten te tekenen of GeoJSON te importeren. Gebruik alleen een punt bij 4 hectare of minder en een polygoon boven 4 hectare. Controleer de juridische verklaring en de gegevens van de verantwoordelijke persoon en stem daarna de productregels, totale hoeveelheid, perceellijst en verzenddocumenten op elkaar af voordat u indient. Vertrouwelijkheid van de geolocatie kan de perceelskaart afschermen voor downstreamgebruikers, maar bevoegde autoriteiten behouden toegang.

Stap 7: dien in, wacht op AVAILABLE en leg de nummers vast

Indiening is een rechtshandeling. Daarmee bevestigt u dat passende zorgvuldigheid is betracht en dat geen of slechts een verwaarloosbaar risico is vastgesteld op schending van de eisen inzake ontbossingsvrijheid of legaliteit. De verklaring gaat van SUBMITTED via de risicoprofilering van het systeem naar AVAILABLE of REJECTED. Leg zodra de verklaring beschikbaar is het door het systeem uitgegeven referentienummer en verificatienummer vast. Neem de DDS-referentie bij invoer of uitvoer op in de douaneaangifte en verplaats de zending niet voordat de verklaring bruikbaar is.

Stap 8: geef de referentie downstream door en bewaar het dossier

Koppel de referentie- en verificatienummers in uw ERP of zendingsregister aan de zending. Geef de DDS-referentie aan de eerste downstreammarktdeelnemer of handelaar. Deze koper registreert het stroomopwaartse nummer in plaats van een nieuwe DDS in te dienen, en alle toepasselijke gegevens van de toeleveringsketen worden ten minste vijf jaar bewaard. De marktdeelnemer bewaart de DDS ook vijf jaar vanaf de indiening en het bewijs voor artikel 9 vijf jaar vanaf het in de handel brengen of de uitvoer. Gebruik de checklist voor een vijfjarig bewijsdossier, zodat een autoriteit het besluit kan reconstrueren zonder het dossier opnieuw op te bouwen.

Uitgewerkt voorbeeld: één Braziliaanse koffiezending

Stel dat Verde Porto Coffee SRL één container groene koffie in Italië invoert. De namen en identificatoren hieronder zijn illustratief, maar de werkwijze is hetzelfde in een echte DDS.

1. Marktdeelnemer: Verde Porto Coffee SRL, Via Porto 14, Trieste, met het illustratieve EORI IT123456789012 en de interne zendingsreferentie VP-2026-041.
2. Product: groene koffie, HS 0901, handelsomschrijving "groene Braziliaanse arabicabonen", nettomassa 18,000 kg.
3. Herkomst en keten: Brazilië, Minas Gerais, geleverd door Cooperativa Vale Verde. De inkoopfactuur, partij CVV-44 en het cognossement koppelen de container aan twee boerderijen en de productieperiode van januari tot maart 2026.
4. Perceel 1: Fazenda Boa Vista, 3.2 hectare. Een punt met lengte- en breedtegraad tot zes decimalen volstaat, omdat het perceel niet groter is dan 4 hectare.
5. Perceel 2: Fazenda Lago Azul, 12.6 hectare. Het bestand gebruikt een omtrekpolygoon met identificatie BR-CAF-002, omdat het perceel groter is dan 4 hectare.
6. Bewijs en risico: CAR-referenties BR-MG-001 en BR-MG-002, documenten over landgebruik en leveranciersfacturen ondersteunen de legaliteit, maar worden niet kritiekloos aanvaard. De perceelscreening vindt geen bosverlies na 31 december 2020. Een aanvankelijke afwijking in de begrenzing wordt beperkt met gecorrigeerd GeoJSON en een onafhankelijke documentcontrole, waarna het restrisico als verwaarloosbaar wordt vastgelegd.
7. Invoer in TRACES-NT: één DDS voor deze zending, één productregel HS 0901, 18,000 kg, Brazilië, beide perceelgeometrieën, de identiteit van de marktdeelnemer en de ondertekende verklaring van bijlage II.
8. Na indiening: zodra de DDS AVAILABLE is, registreert de importeur de door het systeem uitgegeven referentie- en verificatienummers, neemt de referentie op in de douanegegevens, stuurt die naar de eerste downstreamkoper en archiveert het volledige dossier vijf jaar.

Correcties: gebruik het venster van 72 uur zorgvuldig

TRACES-NT staat wijziging of intrekking toe binnen 72 uur nadat het referentienummer is verstrekt, tenzij de DDS al bij de douane is gebruikt, waar toegestaan als referentie is gebruikt, voor een controle is geselecteerd of het product eronder is verplaatst. Een wijziging overschrijft de verklaring onder hetzelfde referentienummer. Na het venster is voor een wezenlijke correctie doorgaans een nieuwe DDS met een nieuwe referentie nodig. Dien vroeg genoeg in om de teruggestuurde verklaring te valideren voordat de douane haar nodig heeft.

Indiening in grote volumes volgt dezelfde controlepunten

Het EUDR-informatiesysteem ondersteunt ook machine-naar-machine-indiening voor volumewerkstromen. Automatisering verandert de gegevensinvoer, niet de verantwoordelijkheid. De marktdeelnemer moet nog steeds het bewijs voor artikel 9, de conclusie van artikel 10, de hoeveelheden, de percelen en de slotverklaring controleren. plotvera bereidt gevalideerde geometrie, screeningbewijs en TRACES-klare DDS-gegevens voor. U dient deze in TRACES-NT in en bewaart de uitgegeven nummers.

Foutbronnen die u vóór indiening moet voorkomen

• Verkeerde indiener of route: bevestig de status van stroomopwaartse marktdeelnemer en controleer of de verklaring voor een micro- of kleine primaire marktdeelnemer van toepassing is.
• Ontbrekend of afwijkend EORI, naam van de marktdeelnemer, HS-code of hoeveelheid tussen de DDS en de douanedocumenten.
• Onvolledige herkomstset: één leverancierspartij of productieperceel uit de zending ontbreekt.
• Ongeldige geometrie, waaronder een punt boven 4 hectare, een niet-gesloten polygoon of omgewisselde coördinaten. Controleer de geolocatieregels vóór het uploaden.
• Legaliteitsdocumenten zijn verzameld maar niet gecontroleerd, of de risicoconclusie laat niet zien hoe de criteria van artikel 10 zijn toegepast.
• Indiening terwijl de risicobeperking nog loopt of het restrisico nog meer dan verwaarloosbaar is.
• De referentie na AVAILABLE niet vastleggen of niet koppelen aan de douane, de koper en het vijfjarige dossier.

Gebruik voor de indieningstermijn en uitzonderingen rond rollen de gids over de termijnen van 2026 en 2027 en de gids voor marktdeelnemers, downstreammarktdeelnemers en handelaren.