EUDR-Aufbewahrungspflichten und die Fünf-Jahres-Regel

Die EUDR hat ein langes Gedächtnis. Marktteilnehmer müssen die Informationen hinter jeder Sorgfaltserklärung fünf Jahre lang aufbewahren, abrufbar, wenn eine zuständige Behörde danach fragt, und nachgelagerte Unternehmen tragen eine parallele fünfjährige Pflicht für die Erklärungen, auf die sie sich stützen. Die Einreichung ist öffentliche Infrastruktur; das Nachweisdossier aufzubauen ist Ihre Sache. Dieser Leitfaden legt fest, was hineingehört, wie Sie es so ordnen, dass eine Prüfung langweilig ist, und welche Überprüfungspflichten damit einhergehen.

Das rechtliche Grundgerüst

• Marktteilnehmer: Artikel 9 verpflichtet Sie, die aufgeführten Informationen zu erheben und fünf Jahre ab dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr aufzubewahren, auf Anfrage für Behörden verfügbar.
• Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler: bewahren die Referenz- und Verifizierungsnummern der Erklärungen, die Ihren Einkauf abdecken, sowie die Identität dessen, der Sie beliefert hat, und dessen, an den Sie verkauft haben, fünf Jahre lang auf. Seit der Änderung von 2025 reichen nachgelagerte Unternehmen niemals eine eigene DDS ein; die Aufbewahrungspflicht ist ihre gesamte Verpflichtung, wodurch der Verlust der Referenznummer eines Lieferanten die einzige Fehlerquelle ist. Der Rollen-Leitfaden erklärt, wer was ist.
• Anwender von Artikel 13: Die vereinfachte Sorgfaltspflicht hat ihre eigene Dokumentationspflicht: Unterlagen, die ein vernachlässigbares Umgehungs- und Vermischungsrisiko belegen, nach demselben Standard aufbewahrt.

Das Dossier je Sendung, aufgeschlüsselt

Für einen Marktteilnehmer enthält ein vollständiges Dossier für eine Sendung:

1. Kaufmännische Identität: Warenbeschreibung, HS-Code, mit den Versanddokumenten abgeglichene Mengen; Identitäten von Lieferant und Abnehmer mit Kontaktnachweisen.
2. Parzellendaten, versioniert: die Geolokalisierungsdatei genau so, wie sie vom Lieferanten geliefert wurde, jede korrigierte Version und das endgültige eingereichte GeoJSON, mit Produktionszeiträumen. Überschreiben Sie eine Parzellendatei niemals; ersetzen Sie sie durch eine neue Version.
3. Screening-Nachweise: Ausgaben jedes Screening-Laufs mit Datensatznamen, Laufdaten und Befunden je Parzelle, einschließlich Läufen auf Geometrie, die Sie später ersetzt haben.
4. Die Bewertung: die schriftliche Schlussfolgerung der Risikobewertung, ausgelöste Kennzeichen und ihre Auflösung, ergriffene Maßnahmen zur Risikominderung.
5. Legalitätsnachweise: Ausfuhrgenehmigungen, Ernte- oder Bewegungsdokumente, als Nachweis verwendete Zertifizierungsunterlagen, Prüfungen des Grundstücksstatus.
6. Die Erklärung selbst: die von TRACES zurückgegebenen DDS-Referenz- und Verifizierungsnummern, Ihre interne Referenz und etwaige vorgelagerte Nummern, die Sie referenziert haben. Die Einreichungsanleitung zeigt, woher diese stammen.
7. Verträge: die Klauseln, die Lieferanten verpflichten, Parzellendaten zu liefern und Änderungen mitzuteilen.

Struktur schlägt Umfang

Behörden bewerten Archive nicht nach Gewicht; sie stellen gezielte Fragen ("Zeigen Sie uns die Sorgfaltsprüfung hinter Referenz 26XX...") im Rahmen von Kontrollen nach Artikel 16 oder nach einer begründeten Besorgnis und messen, wie lange Sie zur Antwort brauchen. Die Gestaltungsregel ist ein einziger Verknüpfungsschlüssel: eine Parzellenkennung, die Lieferantenunterlagen, Geometrieversionen, Screening-Befunde und eingereichte Erklärungen verbindet. Wenn Sie Ihre eigenen Eigenschaften im GeoJSON behalten (TRACES ignoriert unbekannte Eigenschaften, sodass Parzellen-IDs kostenlos mitreisen), bleiben das eingereichte Artefakt und Ihr Nachweisdossier bauartbedingt verbunden. Fünf Jahre überdauern zudem Laptops, Personal und E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien: Das Dossier gehört in ein System, nicht in ein Postfach.

Die jährlichen Pflichten obendrauf

Artikel 12 verlangt von Marktteilnehmern, eine Sorgfaltspflichtregelung zu unterhalten, sie mindestens einmal jährlich zu überprüfen und sie zu aktualisieren, wenn sich die Umstände ändern (ein Lieferantenwechsel, eine Neueinstufung der Risikostufe, ein neuer Rohstoff). Marktteilnehmer, die keine KMU sind, müssen zusätzlich jährlich öffentlich über ihre Sorgfaltspflichtregelung und die ergriffenen Schritte berichten. Beide Artefakte, die Überprüfungsnotiz und der Bericht, kommen zum Dossier.

Warum sich die Disziplin auszahlt

Der Sanktionsrahmen skaliert mit dem Verschulden: Ein Marktteilnehmer, der ein schlüssiges Dossier vorlegen kann, das echte Sorgfaltsprüfung belegt, führt mit einer Behörde ein grundlegend anderes Gespräch als einer, der Erklärungen über Daten eingereicht hat, die niemand aufbewahrt hat. Die Dokumentenpakete von plotvera sind genau darauf ausgelegt: Jeder Screening-Befund, jede Geometrieversion und jede eingereichte Erklärung wird je Sendung gemeinsam archiviert, sodass die Fünf-Jahres-Frage eine Antwort per Klick hat.