Prima di ogni domanda su appezzamenti o presentazioni, l'EUDR chiede chi è Lei. Il regolamento assegna gli obblighi in base al ruolo, e la modifica del 2025 ha ridisegnato la mappa in un modo che molte guide online non hanno ancora recepito: l'obbligo di DDS spetta ora esclusivamente al primo immissore sul mercato, e tutti coloro che si trovano più a valle conservano registrazioni anziché presentare. Individuare correttamente il proprio ruolo è la differenza tra costruire un'operatività di dovuta diligenza e tenere un registro di numeri di riferimento.
Le definizioni dei ruoli
- Operatore: chiunque, nell'ambito di un'attività commerciale, immette per la prima volta sul mercato dell'UE un prodotto che rientra nell'ambito di applicazione, o lo esporta. Importare da fuori dell'UE la rende un operatore; lo stesso vale per un agricoltore o un proprietario forestale dell'UE che immette sul mercato la propria produzione nazionale. Per le merci che entrano dall'esterno, il produttore extra-UE non è mai l'operatore; lo è l'importatore dell'UE.
- Operatore a valle: un'impresa più a valle nella catena che trasforma o incorpora prodotti già immessi sul mercato (un produttore di cioccolato che usa burro di cacao importato, una fabbrica di mobili che usa pannelli importati).
- Commerciante: chiunque nella catena, diverso dall'operatore, che mette a disposizione i prodotti sul mercato senza trasformazione: distributori, grossisti, dettaglianti.
- PMI o no: classificata secondo la direttiva contabile dell'UE in base alle soglie di totale di bilancio, fatturato e numero di dipendenti. La dimensione non elimina mai del tutto gli obblighi, ma decide gli obblighi di registrazione e la data di applicazione pertinente.
Chi fa cosa, dopo la modifica del 2025
| Ruolo | Dovuta diligenza + DDS | Obblighi di conservazione |
|---|---|---|
| Operatore (primo immissore) | Completa: dati dell'articolo 9, valutazione del rischio, attenuazione, DDS in TRACES | Fascicolo probatorio quinquennale |
| Operatore a valle | Nessuna: mai una DDS | Raccogliere e conservare i numeri di riferimento e di verifica della DDS, l'identità di fornitori e clienti, per 5 anni; le grandi imprese si registrano inoltre nel sistema informativo |
| Commerciante | Nessuna | Stessi obblighi di raccolta e conservazione; le grandi imprese si registrano |
La versione precedente del regolamento imponeva alle grandi imprese a valle di ripresentare dichiarazioni che rinviavano a quelle a monte; la modifica ha eliminato tale obbligo. Ciò che le grandi imprese a valle conservano è la responsabilità per ciò su cui si basano: fondarsi su una dichiarazione a monte che palesemente non poteva essere veritiera non è una difesa. La verifica di una coppia di numeri di riferimento e di verifica è accessibile a chiunque possieda i numeri, e svolgerla al ricevimento delle merci è dovuta diligenza a basso costo.
Le classificazioni che spesso si sbagliano
- "Compriamo solo da fornitori dell'UE, quindi siamo esenti." Probabilmente Lei è un operatore a valle o un commerciante con veri obblighi di conservazione, e le inadempienze dei suoi fornitori diventano le sue interruzioni di fornitura. Verifichi ora la loro preparazione.
- "Siamo un dettagliante, questo è un problema del produttore." I dettaglianti sono commercianti; l'importazione di prodotti a marchio proprio la rende l'operatore per quei flussi.
- "Alle nostre importazioni pensa la funzione compliance." La maggior parte delle imprese ricopre più ruoli contemporaneamente: a valle per la fornitura principale, operatore per le importazioni secondarie di cui nessuno ha informato la funzione compliance. La guida sull'olio di palma mostra come le importazioni di prodotti derivati creino esattamente questa scissione. Faccia prima l'inventario degli acquisti secondari.
- "Presenta il nostro rappresentante, quindi la responsabilità è sua." Un rappresentante autorizzato può presentare la DDS per conto di un operatore, ma la responsabilità della conformità resta in capo all'operatore, e le imprese extra-UE che si avvalgono di rappresentanti restano al di fuori del mercato, a meno che un soggetto stabilito nell'UE non risponda delle merci.
Mappi i suoi flussi, non le sue qualifiche professionali
Il metodo di lavoro: elenchi ogni flusso di prodotti nell'ambito di applicazione (codice HS dell'allegato I in entrata, prodotto in uscita) e, per ciascun flusso, si ponga una domanda: queste merci sono già state immesse sul mercato dell'UE da qualcun altro, con una dichiarazione di cui Lei possiede i numeri? In caso affermativo, conserva le registrazioni secondo la guida alla conservazione. In caso negativo, Lei è l'operatore per quel flusso, e l'intero apparato di dovuta diligenza (geolocalizzazione, screening, conclusione di rischio trascurabile, presentazione) è suo. La maggior parte delle imprese scopre di essere entrambi, e la ripartizione è abbastanza stabile da costruirvi attorno le procedure.